ModuleBuitendienst
Buitendienst is de module voor werk dat bij de klant gebeurt: een taak met een adres, een werkbon die ter plekke wordt ingevuld, materialen die van je voorraad af gaan en een factuur die daaruit ontstaat.
Waar deze module over gaat
Buitendienst draait op de Projecten-module. Een taak hoort bij een project, en dat project bepaalt welk werkbonsjabloon standaard geldt. Een taak kan handmatig ontstaan, automatisch uit een bevestigde offerte met een dienstproduct, of vanuit een helpdeskticket.
Waar de module zich onderscheidt is de koppeling met je voorraad. Materialen die een monteur op de klus verbruikt, boek je op de taak. Die producten worden uit je standaardmagazijn gehaald en komen op de factuur. Zodra de taak klaar is, klopt je voorraad weer.
Wees eerlijk over wat de handleiding niet beschrijft, want dat is veel. Er staat geen positioneringstekst, geen mobiele app, geen offline werken en geen ondertekenprocedure. De kaartweergave is statisch; een echte routebeschrijving vereist een externe kaartdienst. En werkbonsjablonen bouwen installeert automatisch de Studio-app, wat je abonnement raakt.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Er is werk bij een klantUit een offerte met een dienstproduct, uit een ticket, of handmatig.Verkoop
- 2Er ontstaat een taakMet klant, adres en een werkbonsjabloon.Buitendienst
- 3De monteur plant zijn dagDe klussen van vandaag staan op de kaart, op volgorde van geplande tijd.Buitendienst
- 4Op locatieDe werkbon wordt ingevuld en de gebruikte producten worden op de taak gezet.Buitendienst
- 5De taak is klaarDe voorraad van het standaardmagazijn wordt automatisch bijgewerkt.Voorraad
- 6De factuur ontstaatUren en materialen samen, op basis van wat er echt is gedaan.Boekhouding
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Projecten
Buitendienst draait op projecten; elke taak hoort bij een project.
In de praktijk: Het project bepaalt ook welk werkbonsjabloon standaard geldt.
Urenstaten
Uren op een taak zijn gewone urenregels.
In de praktijk: Dat is de basis voor factureren op tijd en materiaal.
Voorraad
Verbruikte materialen komen uit je standaardmagazijn.
In de praktijk: Een standaardmagazijn instellen vereist dat opslaglocaties aanstaan en dat je meer dan een magazijn hebt.
Verkoop
Een bevestigde offerte met een dienstproduct maakt automatisch een taak.
In de praktijk: Op de order verschijnt een knop die naar de bijbehorende taken leidt.
Helpdesk
Vanuit een ticket plan je een interventie.
In de praktijk: Het werkbonsjabloon verschijnt alleen als werkbonnen in het buitendienstproject aanstaan.
Studio
Eigen werkbonsjablonen ontwerp je met Studio.
In de praktijk: De handleiding waarschuwt dat het aanzetten van werkbonnen deze app automatisch installeert.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je monteurs verbruiken materiaal
Voorraad die kloptDit is het sterkste argument voor Buitendienst in Odoo. Wat de monteur op de taak zet, gaat van je echte voorraad af en komt op de factuur. Losse werkbonsoftware moet dat koppelen.
Je factureert op nacalculatie
Uren en materiaal samenDe taak draagt zowel de uren als de producten, en beide komen op dezelfde factuur zonder overtypen.
Je werk begint bij een klantvraag
Van ticket naar monteurAls support en buitendienst in elkaar overlopen, is het handig dat een ticket met een klik een interventie wordt. Beide modules zitten wel in het abonnement.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Projecten met taken, fasen en planning
- Urenregistratie op taken
- Facturatie op tijd en materiaal vanuit een project
- Voorraad en magazijnen
- Verkooporders met dienstproducten
- Reparatieorders voor werk in eigen huis
Alleen in Enterprise
- Buitendienst zelf, met taken, kaart en materialen op de taak
- Werkbonnen en werkbonsjablonen
- De Studio-app, die automatisch meekomt met werkbonnen
- Helpdesk, om vanuit een ticket een interventie te plannen
- De Planning-app om monteurs in te delen
Deze module zit in het abonnement, en er komt iets bij: zodra je werkbonnen aanzet, installeert Odoo automatisch de Studio-app. De handleiding waarschuwt daar zelf voor omdat het je plan kan raken. Zonder Buitendienst kun je met Projecten, Urenstaten en Voorraad een eind komen; wat je dan mist is de werkbon, de kaart en het boeken van materialen op de taak.
Odoo naast de buitendienstpakketten die je kent
Buitendienstsoftware splitst zich in twee soorten: pakketten die de monteur centraal stellen en daarna koppelen aan je boekhouding, en complete bedrijfssystemen waarin de buitendienst een onderdeel is. Vijftien pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt.
OutSmart
Werkbonnen en planning- Van
- OutSmart, Nieuwegein; onderdeel van de Visma-groep
- Voor wie
- Bedrijven met buitendienstteams: installatiebedrijven in elektra, loodgieterij en klimaat, bouw en onderhoud, dienstverleners en beveiligingsbedrijven
- Werkbon
- Digitaal, met handtekening ter plekke; dat staat letterlijk op de eigen site
- Mobiel
- Apps voor telefoon en tablet die ook offline werken
- Van bon naar factuur
- Automatische omzetting van werkbon naar factuur
- Koppelingen
- Meer dan vijftig, waaronder Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird en Twinfield
Tegenover Odoo: Het scherpste Nederlandse alternatief. Doet de werkbon en de planning beter dan Odoo, en koppelt daarna naar je boekhouding. Bij Odoo zit die boekhouding er al in.
Insezo
Werkbonnen en routeplanning- Van
- Insezo, Nederland
- Voor wie
- In eigen woorden elk bedrijf met buitendienstmedewerkers, van zzp tot middelgroot; genoemde sectoren zijn klimaattechniek, installatie, apparatuurfabrikanten, gemeenten, beveiliging en zonnepanelen
- Werkbon
- Digitaal, met elektronische handtekening
- Planning
- Met routeplanning en optimalisatie
- Sterk in
- Materiaal- en urenregistratie, automatische klantmeldingen en realtime contact tussen kantoor en buitendienst
- Koppelingen
- Exact, Jortt, e-Boekhouden, Moneybird, WeFact, Salesforce en HubSpot
Tegenover Odoo: Routeoptimalisatie is precies waar Odoo tekortschiet: die heeft alleen een kaartweergave, en een echte route vereist een externe kaartdienst.
Cafca Software
Bedrijfssysteem voor installateurs- Van
- Cafca Software, Lommel, Belgie
- Voor wie
- Letterlijk software die installatiebedrijven begrijpt; klimaattechniek, elektro, beveiliging en dakwerk, van zelfstandige tot ongeveer vijftig medewerkers
- Werkbon
- Eigen werkbon-app, met digitale handtekening
- Sterk in
- Materiaalplanning en voorraadbeheer, service- en onderhoudscontracten, urenregistratie met voertuigvolging
- Facturatie
- Zit erin, geschikt voor elektronisch factureren
Tegenover Odoo: Een compleet bedrijfssysteem voor een specifieke branche, inclusief de Belgische factuurverplichtingen. Dat is een andere keuze dan een breed systeem dat je zelf inricht.
Wello Solutions
Buitendienst voor apparatuur- Van
- Wello Solutions, Brussel; heette eerder Odyssee
- Voor wie
- Sectoren met veel apparatuur in het veld: klimaattechniek, onderhoud, installatie, energie, beveiliging, zonne-energie, maakindustrie, medische apparatuur en koffieautomaten
- Planning
- Koppelt automatisch de juiste monteur aan de juiste klus in het juiste tijdvak, en plant opnieuw als er iets verandert
- Mobiel
- Apps voor telefoon en tablet die offline werken en later synchroniseren
- Route
- Geintegreerde routeoptimalisatie
- Koppelingen
- Onder meer Business Central, SAP Business One, Exact Online, AFAS en Odoo
Tegenover Odoo: De Belgische specialist, en een van de weinige die een Odoo-koppeling op de eigen site noemt. Voor wie zijn administratie in Odoo houdt maar de buitendienst zwaarder wil optuigen.
Syntess
Bedrijfssysteem voor installateurs- Van
- Syntess, Nederland; het pakket heet Atrium
- Voor wie
- Installatietechniek, klimaat en koeling, elektrotechniek, brand- en beveiligingstechniek, en service- en onderhoudsbedrijven
- Sterk in
- Kantoor, buitendienst en administratie in een pakket: werkbonnen, planning, service- en onderhoudsbeheer, projecten en de financiele administratie
- Mobiel
- Apps voor tablet en telefoon
Tegenover Odoo: De directe Nederlandse tegenhanger van Odoo als geheel: een compleet systeem in plaats van een losse buitendienstapp, maar dan voor een branche in plaats van voor iedereen.
Metacom
Bedrijfssysteem voor bouw en infra- Van
- VanMeijel, Emmeloord; een Nederlands familiebedrijf sinds 1987
- Voor wie
- Grond-, weg- en waterbouw, sloop en recycling, utiliteitsbouw en aanverwante sectoren; meer dan tweehonderdvijftig bedrijven
- Werkbon
- Digitaal, via tablet en telefoon
- Sterk in
- Calculatie, projectplanning en -bewaking, materieel- en materiaalbeheer inclusief verhuur, urenregistratie, inkoop en de financiele administratie
Tegenover Odoo: Bouw en infra in plaats van servicemonteurs. Als je project en werkbon door elkaar lopen, is dat een ander soort systeem dan wat Odoo Buitendienst doet.
Isah
Bedrijfssysteem voor de maakindustrie- Van
- Isah, Nederland
- Voor wie
- Machinebouw, metaal, bouwtoelevering, maritiem, staalconstructie, mechatronica en aanverwante productie
- Buitendienst
- Een eigen onderdeel voor serviceafhandeling onderweg
- Sterk in
- Productie, engineering, projecten, financien en logistiek in een systeem, met service als onderdeel daarvan
Tegenover Odoo: Voor een machinebouwer die zijn eigen machines onderhoudt is dit het logische systeem. Odoo doet dezelfde combinatie breder en minder diep.
De Nederlandse en Belgische partijen splitsen zich in twee soorten. OutSmart, Insezo en Wello Solutions doen de buitendienst en koppelen daarna naar je boekhouding. Cafca, Syntess, Metacom en Isah zijn complete bedrijfssystemen waarin de buitendienst een onderdeel is, net als bij Odoo, maar dan gebouwd voor een specifieke branche.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Nederland en Belgie. De handleiding noemt bij Buitendienst geen enkele Nederlandse of Belgische bijzonderheid. Er zijn geen lokale regels in deze module.
- De handtekening van de klant. In Nederland en Belgie is een getekende werkbon vaak de basis voor de factuur. De handleiding van Buitendienst beschrijft geen handtekeningveld en geen ondertekenprocedure; alleen in de Helpdesk-handleiding staat de zin dat werkbonnen door de klant worden ondertekend. Laat dit voordoen voordat je erop rekent.
- Werken zonder bereik. Over offline werken zegt de handleiding niets. In een kruipruimte of een meterkast is dat een reele vraag; leg hem bij je partner neer.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Taak
- De klus bij een klant, met adres, geplande datum en werkbon.
- Werkbon
- Het formulier dat de monteur ter plekke invult en dat het uitgevoerde werk beschrijft.
- Werkbonsjabloon
- De opzet van zo'n formulier, ontworpen met Studio.
- Standaardmagazijn
- Het magazijn waaruit verbruikte materialen worden gehaald.
- Tijd en materiaal
- Factureren op basis van gewerkte uren plus verbruikte producten.
- Dienstproduct
- Een product van het type dienst; verkoop je dat, dan ontstaat er een taak.
- Interventie
- Een buitendiensttaak die uit een helpdeskticket ontstaat.
- Kaartweergave
- Het overzicht met alle klussen van de dag als speld; standaard alleen vandaag.
- Kaartdienst
- De externe dienst die nodig is voor een echte routebeschrijving.
- Project
- De bak waar buitendiensttaken in hangen, met een eigen standaardwerkbon.
- Geplande datum
- Het veld waarop Odoo de volgorde van de route bepaalt.
- Studio
- De app waarmee je zelf schermen en formulieren ontwerpt; komt mee met werkbonnen.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Denken dat een opgeslagen werkbon ook ingevuld is
Zodra je opslaat verandert het label in afgerond, ook als velden leeg zijn gebleven. Alleen velden die je verplicht maakte moeten gevuld zijn.
Wat helpt: Maak de velden die er echt toe doen verplicht, anders krijg je lege bonnen die compleet heten.
Op een routebeschrijving rekenen
De kaart is statisch. Een echte route vereist een externe kaartdienst die je apart instelt.
Wat helpt: Reken op een navigatiedienst op de telefoon van de monteur, of regel die koppeling vooraf.
Een klant zonder geldig adres invoeren
Dan verschijnt de taak niet op de kaart.
Wat helpt: Maak het adresveld hard in je werkwijze, niet in je hoofd.
Werkbonnen aanzetten zonder de gevolgen te kennen
Dat installeert automatisch de Studio-app en dat kan je plan raken.
Wat helpt: Bespreek dat met je partner voordat je het vinkje aanzet.
Op een mobiele app rekenen
De handleiding beschrijft er geen, en zegt ook niets over offline werken.
Wat helpt: Laat voordoen hoe een monteur op locatie werkt voordat je besluit.
Een standaardmagazijn willen instellen zonder voorwaarden
Dat vereist dat opslaglocaties aanstaan en dat er meer dan een magazijn bestaat.
Wat helpt: Richt je voorraad eerst in; daarna pas de buitendienst.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Wat doet de monteur op locatieRegistreren, tekenen laten zetten, materiaal boeken. Laat elk van die drie voordoen.
- 2Werkt hij met bereikOver offline werken zegt de handleiding niets. Toets dat in je eigen situatie.
- 3Hoeveel materiaal gaat er omAls dat veel is, is de voorraadkoppeling het sterkste argument.
- 4Hoe ontstaat het werkUit een offerte, uit een ticket of uit een telefoontje. Dat bepaalt de inrichting.
- 5Hebben we routeplanning nodigZo ja, dan komt daar een externe kaartdienst bij.
- 6Wie ontwerpt onze werkbonDat gaat met Studio, en die app komt automatisch mee.
- 7Factureren we per klus of per contractTijd en materiaal zit erin; onderhoudscontracten bouw je zelf op.
- 8Hoeveel monteurs plannen weVoor het indelen van diensten is de Planning-app nodig, ook uit het abonnement.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Papieren werkbonnen
Wat je wint: Kost niets, werkt overal en iedereen snapt het.
Wat je inlevert: De bon komt dagen later op kantoor, materiaal wordt nergens afgeboekt en de factuur wordt met de hand samengesteld.
Losse werkbonsoftware
Wat je wint: Sterker op de monteur: een app die offline werkt, een handtekening op het scherm, een uitgerekende route.
Wat je inlevert: Je voorraad zit ergens anders, dus wat de monteur verbruikt moet via een koppeling of handmatig in je administratie komen.
Buitendienst als gewoon project inrichten
Wat je wint: Zit in de gratis versie en dekt uren, taken en facturatie op nacalculatie.
Wat je inlevert: Je mist de werkbon, de kaart en het boeken van materialen op de taak, en daarmee de automatische voorraadmutatie.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over buitendienst in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Buitendienst in de gratis versie?
Nee, deze module zit alleen in het abonnement. Projecten, Urenstaten en Voorraad zitten er wel in, en daarmee kun je een eenvoudige variant opzetten.
Hoe ontstaat een buitendiensttaak?
Handmatig, automatisch uit een bevestigde offerte met een dienstproduct, of vanuit een helpdeskticket.
Kan de klant ter plekke tekenen?
De handleiding van Buitendienst beschrijft geen handtekeningveld en geen ondertekenprocedure. Alleen in de Helpdesk-handleiding staat de zin dat werkbonnen door de klant worden ondertekend. Laat dit voordoen voordat je erop rekent.
Werkt het offline?
Daar zegt de handleiding niets over, en een mobiele app wordt evenmin genoemd. Voor werk op plekken zonder bereik is dat een vraag om vooraf te stellen.
Kan ik materialen boeken op een klus?
Ja. Je zet producten op de taak met aantallen. Die komen uit je standaardmagazijn en gaan mee op de factuur; zodra de taak klaar is, is je voorraad bijgewerkt.
Is er routeplanning?
Er is een kaartweergave die alle klussen van vandaag toont, gesorteerd op geplande tijd. Voor een echte routebeschrijving is een externe kaartdienst nodig. Zonder geldig klantadres verschijnt een taak niet op de kaart.
Hoe maak ik mijn eigen werkbon?
Met werkbonsjablonen die je ontwerpt via de ontwerpfunctie. Let op: het aanzetten van werkbonnen installeert automatisch de Studio-app, wat je abonnement kan raken.
Waarom heet mijn werkbon afgerond terwijl er velden leeg zijn?
Zodra je opslaat verandert het label, ongeacht lege velden. Alleen velden die je verplicht hebt gemaakt moeten gevuld zijn.
Kan ik uren en materiaal samen factureren?
Ja, dat is de standaardwerkwijze: factureren op tijd en materiaal, waarbij de uren uit de urenregistratie komen en de producten van de taak.
Heb ik Projecten nodig?
Ja. Buitendienst draait op projecten; elke taak hoort bij een project, en dat project bepaalt het standaardwerkbonsjabloon.
Modules die hier vaak bij horen
Helpdesk
BetaaldKlantvragen als tickets, met teams en doorlooptijden
Helpdesk bekijken
Onderhoud
GratisPreventief en correctief onderhoud aan machines
Onderhoud bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Urenstaten
GratisUren schrijven en doorbelasten
Urenstaten bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Voorraad
GratisMagazijnen, locaties, routes en waardering
Voorraad bekijkenBranches die Buitendienst gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.