ModuleUrenstaten
Urenstaten is de brug tussen werk en geld. Een collega schrijft tijd op een taak, en bij nacalculatie komt precies die tijd op de factuur van de klant, tegen het afgesproken tarief.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft Urenstaten als de plek waar je werktijd vastlegt, bekijkt en goedkeurt, en voegt eraan toe dat het onmisbaar is voor dienstverlening die op nacalculatie factureert. Dat is precies waar de module voor gemaakt is.
Uren schrijf je op een taak in een project, met een teller of handmatig. Bij een factureerbaar project hangt zo'n regel aan een orderregel, en die orderregel wordt je factuur. Zo ontstaat een keten van gewerkte tijd naar omzet zonder dat iemand iets overtypt.
Twee dingen die vaak verkeerd worden ingeschat. Wie uren schrijft moet als medewerker in het systeem staan, niet alleen als gebruiker. En de rasterweergave die in de handleiding van Odoo staat, met een kolom per dag, zit niet in de gratis versie.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1De opdracht is verkochtEen verkooporder voor een dienst maakt een project en een taak aan.Verkoop
- 2Er wordt gewerktJe collega start de teller op de taak, of vult achteraf een regel in.Urenstaten
- 3De uren landen op het projectElke regel hangt aan het project en daarmee aan de kostenplaats.Project
- 4De uren worden goedgekeurdEen collega met de juiste rechten controleert en valideert.Urenstaten
- 5De factuur ontstaatBij nacalculatie komt precies de geschreven tijd op de factuur, per tarief.Boekhouding
- 6De marge wordt zichtbaarWat het project opbracht tegenover wat erin ging.Project
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Projecten
Uren hangen aan een taak in een project.
In de praktijk: Per project moet urenregistratie wel aanstaan, anders kan er niets geboekt worden.
Verkoop
Bij een factureerbaar project hangt een urenregel aan een orderregel.
In de praktijk: Dat is wat nacalculatie mogelijk maakt: de afgesproken tarieven staan in de order.
Boekhouding
Facturatie op nacalculatie vereist kostenplaatsen in de boekhouding.
In de praktijk: Alleen producten van het type dienst kunnen op tijd worden gefactureerd.
Verlof en aanwezigheid
Goedgekeurd verlof en feestdagen kunnen automatisch urenregels worden.
In de praktijk: Aanvragen die geen goedkeuring nodig hebben, ontstaan direct; de rest pas na goedkeuring.
Werknemers
Wie uren schrijft moet als medewerker geregistreerd zijn.
In de praktijk: De werktijden van die medewerker bepalen ook de kleurcodering van je dagtotalen.
Helpdesk
Uren die je op een ticket schrijft komen in dezelfde urenregistratie.
In de praktijk: Handig als je support apart factureert; de Helpdesk-app zelf zit in het abonnement.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je factureert op nacalculatie
Uren zijn je omzetDan is de koppeling tussen taak, uur en orderregel het hele punt. Elke stap die je daar handmatig doet, is een foutkans en een marge die wegloopt.
Je werkt met vaste prijzen
Weten wat het kostteOok zonder doorbelasten wil je weten hoeveel uur er in een project ging. Zonder dat cijfer is je marge een gevoel.
Je wilt weten waar de tijd heen gaat
Intern sturenMet een doel voor factureerbare tijd per medewerker zie je in een oogopslag waar de niet-declarabele uren zitten.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Uren schrijven met een teller of handmatig
- Schrijven vanuit een taak in een project
- Doorbelasten via een orderregel bij nacalculatie
- Uren goedkeuren met rechten in vier niveaus
- Verlof en feestdagen automatisch als urenregels
- Doelen voor factureerbare tijd, met percentage en ranglijst
Alleen in Enterprise
- De rasterweergave met een kolom per dag, week of maand
- De Planning-app om diensten en roosters in te delen
- De Helpdesk-app, waarvan tickets ook uren kunnen dragen
- De mobiele app
Het registreren en doorbelasten zit volledig in de gratis versie. Wat er niet in zit is de rasterweergave die in de handleiding van Odoo wordt getoond, met per dag een kolom. Dat is een comfortabele manier van invullen, geen functionele voorwaarde; je kunt ook per regel boeken.
Odoo naast de urenpakketten die je kent
Urenregistratie klinkt eenvoudig, maar de pakketten verschillen in wat ze met die uren doen. Sommige gaan over roosters en klokken, andere over doorbelasten aan klanten. Negen pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt, met waar ze ophouden.
Timewax
Planning en urenregistratie- Van
- Timewax, Amsterdam
- Voor wie
- In eigen woorden resourceplanners en operationeel managers in ict, accountancy, consultancy en technische dienstverlening
- Sterk in
- Plannen met slepen, capaciteitsbeheer, resourceaanvragen, vaardighedenbeheer, verlofworkflows, urenregistratie en bezettingsprognoses
- Koppelingen
- Onder meer AFAS, Exact Online, Microsoft Dynamics en Simplicate
- Facturatie
- Zit er niet in
Tegenover Odoo: Timewax is sterker in capaciteitsplanning dan Odoo en bedoeld om naast je bestaande systeem te staan. Wat je erbij houdt is de facturatie en de administratie; dat is precies wat Odoo wel in huis heeft.
Shiftbase
Roosters en prikklok- Van
- Shiftbase, Zoetermeer
- Voor wie
- In eigen woorden het platform voor personeelsplanning en urenregistratie bij bedrijven met wisselende diensten
- Sterk in
- Roosters maken, prikklok met mobiele app en terminals, verlofregistratie, inroosteren op vaardigheden, budgetbewaking en cao-inrichting
- Koppeling
- Naar salarisadministratie
- Facturatie
- Zit er niet in
Tegenover Odoo: Shiftbase gaat over wie wanneer werkt, Odoo Urenstaten over waar de tijd heen ging. Werk je met diensten en roosters, dan is Shiftbase sterker; moet je uren doorbelasten, dan is Odoo dat.
Simplicate
Uren binnen bureausoftware- Van
- Simplicate Software, Nederland
- Voor wie
- Zakelijke dienstverleners: accountancy, architectuur, consultancy, engineering en bureaus
- Sterk in
- Urenregistratie als onderdeel van CRM, sales, projecten, planning, facturatie en HRM in een geheel
- Facturatie
- Zit erin, dus van uur naar factuur loopt binnen hetzelfde pakket
Tegenover Odoo: Simplicate en Odoo lossen hetzelfde op voor een bureau: van uur naar factuur zonder overtypen. Simplicate is gerichter en sneller ingericht, Odoo breder en verder aanpasbaar.
TimeChimp
Urenregistratie en projecten- Van
- TimeChimp, onderdeel van Visma
- Voor wie
- In eigen woorden meer dan vierduizend bedrijven; genoemde sectoren zijn consultancy, ict, bouw, uitzend, finance en architectuur
- Sterk in
- Uren registreren met een teller, mobiele app, uren goedkeuren, kostenregistratie, projectvoortgang, resourceplanning en verlofregistratie
- Facturatie
- Zit erin
Tegenover Odoo: Van de Nederlandse urenpakketten het dichtst bij wat Odoo Urenstaten doet, inclusief facturatie. Wat er niet in zit is de boekhouding en de rest van het bedrijf.
Exact Officient
HR en personeelsadministratie- Van
- Exact Officient, met een vestiging in Wemmel, Belgie
- Voor wie
- Bedrijven die hun personeelsadministratie willen centraliseren
- Sterk in
- Onboarding, loonadministratie, verlofplanning, documentbeheer, zelfbediening voor medewerkers en elektronisch tekenen met itsme
- Urenregistratie
- Wordt op de eigen productpagina niet genoemd
Tegenover Odoo: Officient zit aan de personeelskant, niet aan de projectkant. Het is geen alternatief voor Urenstaten maar een aanvulling: verlof en loon daar, doorbelasten van uren in Odoo.
Er zitten twee soorten pakketten in dit rijtje. Timewax en Shiftbase gaan over plannen en klokken: wie werkt wanneer. Simplicate en TimeChimp gaan over doorbelasten: waar ging de tijd heen en wat mag er op de factuur. Odoo Urenstaten hoort bij de tweede groep, en heeft de factuur en de boekhouding er zelf achter zitten.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Urenregel
- Een geschreven hoeveelheid tijd op een project en meestal op een taak, met een datum.
- Teller
- De start- en stopknop waarmee je tijd meet terwijl je werkt.
- Nacalculatie
- Factureren op basis van wat er werkelijk is gewerkt, in plaats van een vooraf afgesproken bedrag.
- Orderregel
- De regel op de verkooporder waaraan een urenregel hangt, en die het tarief bepaalt.
- Valideren
- Het goedkeuren van uren door iemand met de juiste rechten.
- Werktijden
- Het rooster van een medewerker, dat bepaalt hoeveel uur er per dag verwacht wordt.
- Declarabiliteit
- Het aandeel van je tijd dat aan klanten doorbelast kan worden.
- Kostenplaats
- De boekhoudkundige haak waaraan uren en kosten van een project hangen.
- Dienstproduct
- Een product van het type dienst. Alleen die kunnen op basis van uren gefactureerd worden.
- Rasterweergave
- De invulweergave met een kolom per dag. Zit in het betaalde abonnement.
- Voorgestelde regel
- Een cursief getoonde regel die Odoo voorstelt op basis van wat je eerder boekte.
- Ontwikkelaarsmodus
- Een stand waarin extra instellingen zichtbaar worden, zoals de koppeling met verlof.
Vijf valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Gebruikers aanmaken zonder medewerkerskaart
Wie niet als medewerker in het systeem staat, kan geen uren schrijven. Dat is de meest voorkomende eerste storing.
Wat helpt: Maak bij elke nieuwe collega ook een medewerkerskaart aan, met de juiste werktijden.
Urenregistratie per project vergeten aan te zetten
Staat de optie op het project uit, dan kan er niets geboekt worden, ook al werkt de module.
Wat helpt: Zet het aan in je projectsjabloon, dan staat het bij elk nieuw project goed.
Op de rasterweergave rekenen
De weergave met een kolom per dag staat in de handleiding maar zit niet in de gratis versie.
Wat helpt: Bekijk hoe invullen per regel werkt voordat je besluit welk plan je nodig hebt.
Doorbelasten opzetten met de verkeerde productsoort
Alleen producten van het type dienst kunnen op basis van uren worden gefactureerd, en het facturatiebeleid moet op uren staan.
Wat helpt: Richt een dienstproduct correct in en laat een factuur op nacalculatie een keer voordoen met echte uren.
De verlofkoppeling niet kunnen vinden
Die instelling is alleen zichtbaar in de ontwikkelaarsmodus.
Wat helpt: Laat je partner hem aanzetten bij de inrichting, anders zoek je er later lang naar.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Wie gaat er uren schrijvenIedereen die dat doet moet als medewerker in het systeem staan, met werktijden.
- 2Factureren we op nacalculatieZo ja, richt je dienstproducten en je facturatiebeleid daarop in en laat het voordoen.
- 3Wie keurt uren goedBepaal de rechtenniveaus voordat je begint, anders ziet iedereen alles.
- 4Hoe fijn schrijven wePer taak, per project of per klant. Te fijn wordt niet volgehouden, te grof levert geen inzicht.
- 5Willen we de rasterweergaveDie zit in het abonnement. Bekijk of invullen per regel voor jullie werkt.
- 6Laten we verlof meelopenDat kan automatisch, maar de instelling zit achter de ontwikkelaarsmodus.
- 7Sturen we op declarabiliteitZo ja, spreek per rol een maandelijks doel af voordat je het aanzet.
- 8Wat doen we met niet-declarabele tijdIntern werk, overleg en reistijd. Spreek af waar die uren op landen.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een urenlijst in een spreadsheet
Wat je wint: Gratis, vertrouwd en iedereen kan ermee overweg.
Wat je inlevert: Uren worden achteraf uit het geheugen ingevuld, en de stap naar de factuur is elke maand handwerk.
Een los urenpakket naast je boekhouding
Wat je wint: Prettiger in het registreren zelf: betere timers, mobiele apps en een lagere drempel.
Wat je inlevert: De factuur ontstaat in het ene systeem en de boeking in het andere, dus er blijft een koppeling of een export tussen zitten.
Uren in je projectbord bijhouden
Wat je wint: Alles op een plek en geen extra tool om te leren.
Wat je inlevert: Werkt tot je moet doorbelasten. Een projectbord kent geen tarieven, geen orderregels en geen facturen.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over urenstaten in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit urenregistratie in de gratis versie?
Ja. Schrijven met een teller of handmatig, schrijven vanuit een taak, goedkeuren, verlof laten meelopen en doorbelasten via een orderregel zitten allemaal in de open-sourceversie.
Wat zit er dan niet in?
De rasterweergave met een kolom per dag, week of maand. Die staat wel in de handleiding van Odoo maar hoort bij het betaalde abonnement. Invullen per regel kan gewoon.
Wie kan er uren schrijven?
Iedereen die als medewerker in het systeem staat. Een gebruikersaccount alleen is niet genoeg. Bovendien moet urenregistratie per project aanstaan.
Hoe werkt goedkeuren?
Met rechten in vier niveaus. Vanaf het niveau voor alle urenstaten mag iemand uren van collega's bekijken, aanpassen en valideren.
Hoe belast ik uren door aan een klant?
Bij een factureerbaar project koppel je de urenregel aan een orderregel. Daarvoor moeten Projecten en Boekhouding aanstaan, met kostenplaatsen aan, en alleen producten van het type dienst kunnen op uren gefactureerd worden.
Kan ik met een teller werken?
Ja. Starten en stoppen kan met een knop, met de entertoets, of met een letter per project. Met een sneltoets boek je in blokken van een kwartier.
Telt verlof automatisch mee?
Dat kan. Goedgekeurd verlof en feestdagen kunnen automatisch urenregels worden. De instelling daarvoor is alleen zichtbaar in de ontwikkelaarsmodus.
Kan ik zien wie genoeg declarabel is?
Ja, met een maandelijks doel voor factureerbare tijd per medewerker. Je ziet het als percentage, en er is optioneel een ranglijst.
Waarom kleurt mijn dagtotaal rood?
Odoo vergelijkt je geboekte uren met de werktijden van je medewerkerskaart. Groen is precies, bruin is meer en rood is minder dan verwacht.
Kan ik uren op een supportticket schrijven?
Ja, tickets uit de Helpdesk-app dragen ook uren. Die app zit wel in het betaalde abonnement.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Verlof
GratisAanvragen, goedkeuren en saldo's
Verlof bekijken
Werknemers
GratisPersoneelsdossiers, contracten en teams
Werknemers bekijkenBranches die Urenstaten gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.