ModuleProject
Projecten in Odoo is een bord met kolommen waarop taken van links naar rechts schuiven. Wat het onderscheidt van een los projectbord is wat eraan vastzit: geschreven uren, een verkooporder en een factuur, zodat je per project ziet wat erin ging en wat eruit kwam.
Waar deze module over gaat
Odoo Project werkt met een kanbanbord: elk project valt uiteen in taken, en die taken staan in kolommen die jouw werkstappen volgen. Je sleept ze van links naar rechts tot ze klaar zijn.
Dat op zichzelf doet elk projectbord. Het verschil zit in wat eraan hangt. Uren die je op een taak schrijft komen op de factuur. Een verkooporder kan automatisch een project aanmaken. En omdat het project aan een kostenplaats hangt, zie je de winstgevendheid zonder er een spreadsheet naast te leggen.
Een ding om te weten voordat je begint: Odoo levert geen standaard kolommen. Je maakt je eigen fases. Dat is een voordeel als je weet hoe je werkt, en een lege huiskamer als je dat nog moet uitvinden.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1De offerte wordt getekendEen verkooporder voor een dienst kan automatisch een project en een taak aanmaken.Verkoop
- 2Het project krijgt vormJe zet je fases neer en verdeelt het werk in taken en subtaken.Project
- 3Er wordt gewerktCollega's schrijven uren op de taak, met een teller of handmatig.Urenstaten
- 4Een mijlpaal is gehaaldJe factureert die mijlpaal, of je factureert de geschreven uren.Boekhouding
- 5De kosten komen binnenInkopen en declaraties landen op hetzelfde project.Inkoop
- 6Je ziet wat het opleverdeOpbrengsten min kosten per project, zonder aparte spreadsheet.Project
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Urenstaten
Uren op een taak zijn dezelfde uren die je doorbelast.
In de praktijk: Bij nacalculatie komt precies dat op de factuur wat er geschreven is, per tarief.
Verkoop
Een verkooporder voor een dienst kan zelf een project en een taak aanmaken.
In de praktijk: Zo begint een project met de afspraak die je met de klant hebt gemaakt in plaats van met een leeg bord.
Boekhouding
Het project hangt aan een kostenplaats, dus kosten en opbrengsten komen samen.
In de praktijk: Dat is wat de winstgevendheid per project mogelijk maakt.
Inkoop
Inkopen voor een project landen op dat project.
In de praktijk: Materiaal en onderaannemers tellen zo mee in je marge in plaats van ernaast.
Declaraties
Onkosten van medewerkers komen op het juiste project terecht
In de praktijk: Reiskosten en materiaal worden zo doorbelast in plaats van vergeten.
CRM
Een gewonnen kans wordt een offerte en die offerte wordt een project.
In de praktijk: De hele keten van eerste gesprek tot opgeleverd werk staat in dezelfde omgeving.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je verkoopt uren
Bureaus, consultants, installateursDe vraag is niet of je kunt factureren maar of je per project ziet wat er in ging en wat eruit kwam. Dat is precies wat de koppeling met uren en kostenplaatsen oplevert.
Je werkt met vaste prijzen
Nacalculatie achterafBij een vaste prijs is de marge alleen zichtbaar als je uren en kosten op het project landen. Zonder die koppeling weet je het pas als het te laat is.
Je hebt meerdere teams
Werk verdelen en bewakenAfhankelijkheden, subtaken en fases per project maken zichtbaar waar iets vastloopt, ook als je er zelf niet bij zit.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Kanbanborden met je eigen fases
- Taken, subtaken en afhankelijkheden
- Terugkerende taken en projectsjablonen
- Mijlpalen, ook als basis om op te factureren
- Het klantportaal voor uitgenodigde gebruikers
- Winstgevendheid per project en projectbudgetten
- De burndown en het projectdashboard
Alleen in Enterprise
- De gantt-weergave om te plannen in de tijd
- De Planning-app voor diensten en roosters
- De Helpdesk-app voor klantvragen als tickets
- De Buitendienst-app voor werk op locatie
- Documenten en digitaal ondertekenen
Projecten zelf is een van de rijkere gratis modules: zelfs winstgevendheid per project en het klantportaal zitten erin. Waar je het abonnement voor nodig hebt is het plannen in de tijd, want de gantt-weergave is betaald. Afhankelijkheden kun je wel zonder gantt vastleggen, via het tabblad geblokkeerd door.
Odoo naast de projectpakketten die je kent
Projectsoftware valt uiteen in twee soorten: platformen om werk te organiseren, en pakketten die doorlopen tot de factuur. Voor een dienstverlener is dat verschil bepalend. Tien pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt, met waar ze ophouden.
Simplicate
Van klantcontact tot factuur- Van
- Simplicate Software, Nederland, opgericht in 2010
- Voor wie
- Zakelijke dienstverleners: accountancy, architectuur, consultancy, engineering en creatieve en digitale bureaus
- Sterk in
- CRM, sales, projecten, capaciteitsplanning, urenregistratie, facturatie en HRM in een geheel, met ruim vijftig koppelingen
- Facturatie
- Zit erin, dus het overlapt met wat een ERP doet
Tegenover Odoo: Voor een bureau dat uren verkoopt dekt Simplicate bijna hetzelfde gebied als Odoo Projecten, Urenstaten en Verkoop samen, en het is sneller ingericht. Odoo voegt daar de boekhouding, de voorraad en de webshop aan toe.
Exact Gripp
Projectsoftware voor bureaus- Van
- Exact, Delft
- Voor wie
- In eigen woorden marketing-, internet-, content-, ingenieurs-, pr- en signbureaus
- Sterk in
- Relatiebeheer, opdrachten en projecten, agenda- en capaciteitsplanning, urenregistratie met start-stopteller en facturatie
- Extra
- Een koppeling met PowerBI in het hoogste pakket
Tegenover Odoo: Sterk als je bureau op calculatie en nacalculatie draait. Odoo is breder inzetbaar, maar je richt het bureauproces zelf in in plaats van dat het er al ligt.
Teamleader Focus
Bedrijfsbeheer voor kmo's- Van
- Teamleader, met kantoren in Gent en Mechelen
- Voor wie
- In eigen woorden voor elke ondernemer, van zelfstandige tot bureau vanaf twintig medewerkers
- Sterk in
- Projecten naast CRM, offertes, facturen, urenregistratie, planning en werkbonnen, met een marktplaats van ruim tweehonderddertig koppelingen
Tegenover Odoo: Het Belgische pakket dat het dichtst bij Odoo komt voor dienstverleners. Teamleader is eenvoudiger, Odoo gaat verder zodra er voorraad, productie of een eigen boekhouding bij komt.
Timewax
Planning en capaciteit- Van
- Timewax, Amsterdam
- Voor wie
- In eigen woorden resourceplanners en operationeel managers in ict, accountancy, consultancy en technische dienstverlening
- Sterk in
- Plannen met slepen, capaciteitsbeheer, verlofworkflows, resourceaanvragen, vaardighedenbeheer, urenregistratie en bezettingsprognoses
- Koppelingen
- Onder meer AFAS, Exact Online, Microsoft Dynamics en Simplicate
- Facturatie
- Zit er niet in
Tegenover Odoo: Timewax is scherper op capaciteitsplanning dan Odoo, en positioneert zich bewust als aanvulling op je bestaande systeem. Er zit geen facturatie in, dus het vervangt Odoo niet maar kan er wel naast staan.
De pakketten uit Nederland en Belgie hebben iets gemeen: ze houden niet op bij de taak maar lopen door tot de factuur. Dat is ook precies waarom ze hier tegenover Odoo staan. Timewax is de uitzondering: dat is bewust alleen planning en capaciteit, en koppelt aan de rest.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Fase
- Een kolom op het projectbord. Odoo levert er geen standaard; je maakt ze zelf.
- Taak
- Een eenheid werk binnen een project, die je van fase naar fase verplaatst.
- Subtaak
- Een taak onder een andere taak, bewerkbaar vanuit de hoofdtaak.
- Afhankelijkheid
- De vastlegging dat een taak pas kan beginnen als een andere klaar is.
- Mijlpaal
- Een punt in een project dat je kunt gebruiken als moment om te factureren.
- Projectsjabloon
- Een bestaand project dat je als blauwdruk gebruikt voor nieuwe projecten.
- Kostenplaats
- De boekhoudkundige haak waaraan kosten en opbrengsten van een project hangen.
- Winstgevendheid
- Het overzicht van wat een project kostte en opbracht, opgesplitst naar verwacht, te factureren en gefactureerd.
- Burndown
- De grafiek die laat zien hoe het openstaande werk in de tijd afneemt.
- Portaalgebruiker
- Een klant die is uitgenodigd om mee te kijken, en die alleen ziet wat hij volgt.
- Gantt
- De weergave waarin taken als balken in de tijd staan. Zit in het betaalde abonnement.
- Projectupdate
- Een korte stand van zaken bij het project, zodat iedereen dezelfde versie kent.
Vijf valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Beginnen zonder eigen fases
Odoo levert geen standaard kolommen. Een leeg bord nodigt uit om er tien te maken die niemand bijhoudt.
Wat helpt: Kies vier of vijf fases die je echt gebruikt en voeg pas toe als je er een mist.
Een project omzetten tot sjabloon zonder te dupliceren
Omzetten naar sjabloon archiveert het oorspronkelijke project.
Wat helpt: Dupliceer het project eerst en zet de kopie om.
Verwachten dat terugkerende taken alles meenemen
Mijlpalen, uren, het gesprek, activiteiten en subtaken worden niet meegekopieerd naar de volgende taak.
Wat helpt: Zet in de taakomschrijving wat er elke keer moet gebeuren in plaats van het in subtaken te hangen.
Niet factureerbare projecten aanmaken en toch marge verwachten
Winstgevendheid werkt alleen op projecten die als factureerbaar zijn ingericht.
Wat helpt: Bepaal per project of hij factureerbaar is voordat er uren op geschreven worden.
Het dashboard leeg zien blijven
Het toont alleen wat je geinstalleerd hebt; zonder Urenstaten of Inkoop zie je die cijfers niet.
Wat helpt: Zet de bijbehorende apps aan voordat je conclusies trekt over wat Odoo kan laten zien.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Welke fases gebruiken weOdoo levert er geen. Bepaal ze voordat je begint, anders staat je bord na een maand vol met een kolom.
- 2Zijn onze projecten factureerbaarDat bepaalt of je winstgevendheid te zien krijgt, dus zet het goed bij het aanmaken.
- 3Hoe factureren weOp geschreven uren, op mijlpalen, of een vaste prijs. Elk vraagt een andere inrichting.
- 4Moeten klanten kunnen meekijkenHet portaal is gratis, maar bepaal wat ze precies mogen zien.
- 5Willen we in de tijd plannenEen gantt-weergave zit in het abonnement. Zonder plan je op fases in plaats van op data.
- 6Wat rekenen we mee in de margeAlleen uren, of ook inkopen en declaraties. Dat bepaalt of je marge echt is.
- 7Wie schrijft er urenIedereen moet als medewerker in het systeem staan, en per project moeten uren aanstaan.
- 8Hoe gaan we om met meerwerkSpreek af of dat een nieuwe taak, een nieuwe orderregel of een nieuw project wordt.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een projectbord zonder uren
Wat je wint: Prettiger in gebruik en sneller opgezet dan de projectmodule van een ERP.
Wat je inlevert: Je ziet wat er gedaan is, niet wat het gekost heeft. De vraag naar marge blijft in een spreadsheet hangen.
Een planning in een spreadsheet
Wat je wint: Gratis en volledig naar eigen hand gezet.
Wat je inlevert: Twee mensen die tegelijk bijwerken is al een probleem, en niemand ziet de samenhang met de factuur.
Projectsoftware naast je boekhouding
Wat je wint: Vaak sterker in plannen en samenwerken dan een ERP-module.
Wat je inlevert: Uren en kosten staan op twee plekken, en de marge per project moet je maandelijks zelf uitrekenen.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over projecten in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Projecten in de gratis versie?
Ja, en verder dan mensen verwachten: fases, taken, subtaken, afhankelijkheden, terugkerende taken, mijlpalen, projectsjablonen, het klantportaal, budgetten en zelfs de winstgevendheid per project.
Levert Odoo standaard fases?
Nee. Odoo geeft in de documentatie aan dat het bewust geen standaardfases levert, zodat je ze op je eigen werkwijze kunt inrichten. Dat betekent wel dat je met een leeg bord begint.
Kan ik in een tijdlijn plannen?
De gantt-weergave zit in het betaalde abonnement. Afhankelijkheden tussen taken kun je wel zonder gantt vastleggen, via het tabblad geblokkeerd door op de taak.
Kunnen klanten meekijken?
Ja, met portaalgebruikers. Die zien alleen de taken die ze volgen, niet je hele project.
Hoe werkt winstgevendheid per project?
Het project hangt aan een kostenplaats, dus uren, inkopen en declaraties komen daar samen met de opbrengsten. Het werkt alleen op projecten die als factureerbaar zijn ingericht.
Kan ik factureren per mijlpaal?
Ja. Je zet mijlpalen aan in de instellingen en gebruikt ze als moment om te factureren. Bij een verkooporder die per mijlpaal wordt gefactureerd, zet Odoo die functie zelf al aan.
Wat neemt een terugkerende taak mee?
Niet alles. Mijlpalen, geschreven uren, het gesprek, activiteiten en subtaken worden niet meegekopieerd naar de volgende taak.
Hoe maak ik een projectsjabloon?
Door een bestaand project om te zetten. Let op: dat archiveert het oorspronkelijke project. Dupliceer het dus eerst en zet de kopie om.
Kan ik diensten en roosters plannen?
Daarvoor is er een aparte Planning-app, en die zit in het abonnement. Projecten zelf gaat over taken, niet over wie wanneer werkt.
Werkt het samen met een helpdesk?
Ja, maar de Helpdesk-app zit in het abonnement. Uren die je op een ticket schrijft komen wel in dezelfde urenregistratie terecht.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
CRM
GratisLeads en verkoopkansen in een pijplijn
CRM bekijken
Urenstaten
GratisUren schrijven en doorbelasten
Urenstaten bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Werknemers
GratisPersoneelsdossiers, contracten en teams
Werknemers bekijkenBranches die Project gebruiken
Accountantskantoor
Advocatenkantoor
Architectenbureau
Audit en certificering
Bouwbedrijf
Brandstoffen en grondstoffen
Concertzaal
Drankenhandel
Elektricien
Fotograaf
Goede doelen
Houtbewerking
Hovenier
IT-dienstverlener
Installatiebedrijf
Klusbedrijf
Landmeter
Logistiek dienstverlener
Marketingbureau
Metaalbewerking
Milieu en duurzaamheid
Reclameruimte verhuren
Softwareleverancier
Weddingplanner
Zonnepanelen en installatieZelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.