ModuleWerknemers
Werknemers is het personeelsdossier van Odoo: wie er werkt, in welk team, met welk contract en welke vaardigheden. Het is ook de plek waar alle andere modules opzoeken wie iemand is.
Waar deze module over gaat
Elke medewerker krijgt een kaart met tabbladen: werk, cv, certificaten, persoonlijke gegevens, salarisinformatie en instellingen. Daar staat de afdeling, de leidinggevende, de werkplek, de werktijden en het contract. Vanuit die kaart tekent Odoo een organogram en een structuurweergave per afdeling.
Een detail dat vaker uitmaakt dan je zou denken: medewerkers hoeven geen gebruiker van de database te zijn en tellen niet mee voor je abonnement. Een productiemedewerker die alleen in- en uitklokt kost je dus geen licentie. Dat verandert de rekensom bij bedrijven met veel mensen en weinig schermwerkers.
In Odoo is contractbeheer onderdeel van deze module zelf geworden; er is geen aparte contractmodule meer. Contracten vastleggen kan dus gewoon in de gratis versie. De berekening van de loonstrook is iets anders en zit in het abonnement.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Er is een vacatureDe sollicitant doorloopt de stappen op je eigen site.Werving
- 2Iemand wordt aangenomenUit de sollicitant ontstaat een medewerkerskaart, zonder overtypen.Werknemers
- 3Het inwerken startEen vaste reeks taken ontstaat automatisch: laptop, toegang, kennismaking.Werknemers
- 4De medewerker gaat aan de slagWerktijden, afdeling en leidinggevende staan vast; verlof en uren rekenen daarmee.Verlof
- 5Werk wordt zichtbaarUren op projecten, declaraties, aanwezigheid: alles hangt aan dezelfde kaart.Urenstaten
- 6Iemand vertrektEen reeks taken voor uitdiensttreding zorgt dat niets blijft openstaan.Werknemers
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Verlof en aanwezigheid
Verlofsaldo's en aanwezigheid hangen aan de medewerkerskaart.
In de praktijk: De werktijden op die kaart bepalen hoe een verlofdag in uren wordt omgerekend.
Urenstaten
Wie uren schrijft moet als medewerker bestaan, niet alleen als gebruiker.
In de praktijk: Dit is de meest voorkomende eerste storing bij het inrichten van urenregistratie.
Werving en selectie
Een aangenomen sollicitant wordt met een klik een medewerker.
In de praktijk: De gegevens uit de sollicitatie komen mee, inclusief bijlagen.
Declaraties
Bonnetjes en onkosten worden ingediend door een medewerker en goedgekeurd door de leidinggevende.
In de praktijk: De goedkeuringsroute volgt de leidinggevende die op de kaart staat.
Wagenpark
Auto's, contracten en brandstof gekoppeld aan de juiste persoon.
In de praktijk: Handig bij leaseauto's die met een dienstverband meebewegen.
Vaardigheden
Wie wat kan en wanneer certificaten verlopen.
In de praktijk: Zit in dezelfde module; bewerken is voorbehouden aan wie daar rechten voor heeft.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je hebt veel mensen en weinig gebruikers
Licentie versus dossierMedewerkers hoeven geen gebruiker te zijn en tellen niet mee voor je abonnement. Bij een productie- of horecabedrijf scheelt dat wezenlijk in de rekensom.
Werk en administratie lopen door elkaar
Een bron voor iedereenUren, verlof, declaraties en projecten verwijzen allemaal naar dezelfde medewerkerskaart. Zonder die kaart werkt geen van die vier.
Je moet certificaten bewaken
Aflopende papierenCertificaten met een vervaldatum voorkomen dat iemand zonder geldig papier wordt ingepland. Dat is in veel branches een reele verplichting.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Personeelsdossiers met alle tabbladen
- Contractbeheer, sinds Odoo binnen deze module
- Organogram en afdelingsstructuur
- Vaardigheden en certificaten met vervaldatum
- Werktijden en roosterinstellingen
- Inwerken en uitdiensttreding als instelbare taakreeksen
- Werving en selectie, en aanwezigheidsregistratie
Alleen in Enterprise
- De loonberekening en loonstroken
- Beoordelingen
- Het programma waarmee medewerkers kandidaten aandragen
- De Planning-app om diensten in te delen
- De Documenten-app voor het personeelsarchief
Het dossier, de contracten, de vaardigheden en het inwerken zitten allemaal in de gratis versie. Wat in het abonnement zit is het berekenen van loonstroken en de modules eromheen, zoals beoordelingen en dienstenplanning.
Odoo naast de HR-pakketten die je kent
Het scherpste onderscheid tussen HR-pakketten is niet wat ze kunnen, maar of de loonstrook erin zit. Vijftien pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt, met waar ze ophouden en waar Odoo begint.
AFAS
HRM met loonverwerking- Van
- AFAS Software, Nederland
- Voor wie
- Eigen indeling: HRM voor het mkb en HRM met salarisverwerking voor het grootbedrijf
- Sterk in
- Een stamkaart met alle informatie op een centrale plek, verlof en verzuim aanvragen en goedkeuren, een volledig digitaal dossier, en inwerken dat al voor de eerste werkdag begint
- Loonverwerking
- Zit erin, met dezelfde gegevens; een goedgekeurde mutatie gaat direct mee
- Cao
- Meer dan tweehonderd cao's standaard
Tegenover Odoo: Dit is de scherpste vergelijking die je kunt maken. AFAS doet wat Odoo Werknemers doet en daarbovenop de Nederlandse loonverwerking met cao's. Die laatste stap doet Odoo in Nederland niet.
Nmbrs
Salaris en HR- Van
- Nmbrs, onderdeel van de Visma-groep
- Voor wie
- Ondernemers en accountants
- Sterk in
- Salarisadministratie, HR-automatisering, een app waarin medewerkers zelf hun zaken regelen, en verlof- en verzuimbeheer
- Loonverwerking
- Zit erin, als kernmodule
- Koppelingen
- Ruim driehonderdvijftig, waaronder AFAS, Exact, Twinfield, Moneybird, SnelStart en e-Boekhouden
Tegenover Odoo: Nmbrs zit precies op het stuk dat Odoo in Nederland niet invult: de loonstrook. In de praktijk zie je het naast een breder systeem staan, met een koppeling ertussen.
Loket.nl
Salaris en HR- Van
- Loket.nl, Tilburg; onderdeel van Visma
- Voor wie
- Accountants aan de ene kant, ondernemers aan de andere, in drie niveaus van zelf doen tot volledig uitbesteden
- Sterk in
- Salarisverwerking, verlof aanvragen en plannen op een plek, verzuimdossiers, een digitaal personeelsdossier, declaraties, en nieuwe medewerkers die hun gegevens zelf invullen
- Loonverwerking
- Zit erin
Tegenover Odoo: Hetzelfde verhaal als Nmbrs: dit is het Nederlandse loonstuk. De personeelsadministratie eromheen overlapt wel degelijk met Odoo Werknemers.
Employes
Salaris voor het mkb- Van
- Employes, Nederland
- Voor wie
- Mkb dat wil verlonen zonder specialistische kennis van salarisadministratie
- Sterk in
- Verlof en verzuim, documenten aanmaken, wijzigen en digitaal ondertekenen, declaraties die automatisch op de loonstrook landen, en een app voor medewerkers
- Loonverwerking
- Zit erin, met wetgeving en cao's verwerkt
- Koppelingen
- Moneybird en Exact voor de boekhouding, Dyflexis en Shiftbase voor roosters
Tegenover Odoo: Klein, gericht en nadrukkelijk voor het mkb. Roosters en klokken zitten er niet in; daar koppelt het voor. Dat maakt het een aanvulling op Odoo, geen vervanging.
YouServe
HR-software en uitbesteding- Van
- YouServe, Amersfoort; het platform heet Youforce
- Voor wie
- Organisaties die zowel software als uitbestede diensten willen
- Sterk in
- Twee aparte lijnen: salaris- en HR-software, en salaris- en HR-diensten waarbij het werk uit handen wordt genomen
- Loonverwerking
- Zit erin
Tegenover Odoo: De keuze hier is niet zozeer software tegen software maar zelf doen tegen uitbesteden. Die vraag staat los van welk systeem je personeelsdossiers bevat.
HR2day
HR op een platform- Van
- HR2day, Nederland; gebouwd op het Salesforce-platform
- Voor wie
- Genoemde sectoren zijn onderwijs, bouw, gemeenten, logistiek en media
- Sterk in
- Werving, in- en uitdiensttreding, verlof, verzuim, salarisverwerking met afwijkingsdetectie, een digitaal dossier met automatische documenten en elektronisch ondertekenen, en HR-dashboards
- Loonverwerking
- Zit erin
- Cao
- Ondersteunt organisaties die met verschillende cao's werken
Tegenover Odoo: Sterk op documentgeneratie en dashboards. Voor organisaties met meerdere cao's tegelijk is dit een ander soort systeem dan Odoo Werknemers, dat de dossierkant doet en de loonkant in Nederland niet.
Shiftbase
Roosters en aanwezigheid- Van
- Shiftbase, Zoetermeer
- Voor wie
- In eigen woorden bedrijven met wisselende diensten
- Sterk in
- Roosters, urenregistratie, prikklok, verlof en personeelsadministratie, met een app voor medewerkers
- Loonverwerking
- Zit er niet in; uren gaan via koppelingen naar salarissoftware
- Koppelingen
- Onder meer Nmbrs, Exact Online en AFAS
Tegenover Odoo: Shiftbase gaat over wie wanneer werkt. Odoo Werknemers gaat over wie er werkt en wat er in het dossier staat. In organisaties met diensten zie je ze naast elkaar staan.
Personio
HR voor groeiende bedrijven- Van
- Personio; Duits, actief in Nederland
- Voor wie
- In eigen woorden meer dan vijftienduizend bedrijven, met nadruk op processen op schaal
- Sterk in
- Personeelsgegevens actueel houden, organisatiewijzigingen volgen, werktijden en verlof, digitaal ondertekenen van contracten en documenten, en losse onderdelen voor werving, beoordelingen, personeelsplanning en beloning
- Loonverwerking
- Zit er niet in als kern; koppelt naar salarissoftware
Tegenover Odoo: Qua opzet het meest vergelijkbaar met Odoo Werknemers: dossiers, verlof, documenten en modules eromheen. Het verschil is dat Odoo daarnaast je verkoop, inkoop en boekhouding draait.
Factorial
HR alles-in-een- Van
- Factorial, Barcelona
- Voor wie
- In eigen woorden bedrijven die hun hele team willen beheren; klantvoorbeelden van elf tot ruim tweehonderd medewerkers
- Sterk in
- Verlofaanvragen, urenregistratie, diensten inplannen, projecten, werving, beoordelingen, in- en uitdiensttreding, opleidingen, onkosten en beheer van apparatuur
- Nederlandse wetgeving
- Wordt op de eigen site niet genoemd
Tegenover Odoo: Breed, en daarmee de directe tegenhanger van Odoo Werknemers plus Verlof plus Urenstaten. Wat Odoo eraan toevoegt is alles buiten HR: offertes, facturen, voorraad.
Het scherpste onderscheid in dit rijtje is niet welk pakket het meeste kan, maar of er loonverwerking in zit. AFAS, Nmbrs, Loket.nl, Employes, YouServe en HR2day doen de Nederlandse loonstrook; Personio, Factorial en Shiftbase niet. Odoo Werknemers hoort bij die tweede groep: dossiers, contracten en organisatie, met de loonberekening ergens anders.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Loonverwerking in Nederland. Er bestaat een Nederlandse loonmodule in het abonnement, maar Odoo publiceert er geen handleiding voor. Het overgrote deel van de Nederlandse bedrijven laat de loonstrook bij een salarispakket of een accountant en houdt het dossier in Odoo.
- Loonverwerking in Belgie. De Belgische loonmodule is wel uitgebreid gedocumenteerd. In de praktijk loopt de loonberekening in Belgie meestal via een sociaal secretariaat, en dat verandert Odoo niet.
- Aanwezigheid afleiden. Odoo kan aanwezigheid afleiden uit e-mailgedrag of uit het bedrijfsnetwerk. Dat raakt aan wat je over medewerkers mag vastleggen; overleg dat voordat je het aanzet.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Medewerkerskaart
- Het dossier van een persoon, met tabbladen voor werk, cv, certificaten en persoonlijke gegevens.
- Gebruiker
- Iemand met een account in het systeem. Een medewerker hoeft dat niet te zijn.
- Werktijden
- Het rooster waarmee verlof, uren en aanwezigheid rekenen.
- Afdeling
- De groep waar iemand toe behoort, met een eigen structuurweergave.
- Leidinggevende
- De persoon waarlangs goedkeuringen lopen en waarop het organogram is gebaseerd.
- Organogram
- De tekening van wie aan wie rapporteert, opgebouwd uit die leidinggevenden.
- Vaardigheid
- Wat iemand kan, met een niveau; bewerken is aan rechten gebonden.
- Certificaat
- Een papier met een vervaldatum, zodat je ziet wanneer het verloopt.
- Taakreeks
- Een vaste rij taken die automatisch ontstaat, bijvoorbeeld bij inwerken.
- Contract
- De afspraken over dienstverband en voorwaarden, sinds Odoo binnen deze module.
- Werkplek
- De locatie waar iemand werkt, inclusief thuiswerken.
- Aanwezigheidsafleiding
- Een optie waarmee Odoo aanwezigheid schat uit e-mailgedrag of netwerk.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Denken dat elke medewerker een gebruiker moet zijn
Dat hoeft niet, en het scheelt in je abonnement. Medewerkers tellen niet mee voor de licentie.
Wat helpt: Maak alleen gebruikers aan voor wie echt in het systeem moet werken.
Werktijden overslaan bij het aanmaken
Zonder werktijden rekent verlof niet goed en kleuren urenstaten verkeerd.
Wat helpt: Richt een paar standaardroosters in en kies er bij elke nieuwe medewerker een.
Op een aparte contractmodule zoeken
Die bestaat sinds Odoo niet meer; contractbeheer zit in Werknemers zelf.
Wat helpt: Zoek niet naar een extra app; het staat op het tabblad bij de medewerker.
De leidinggevende leeg laten
Zonder leidinggevende werkt het organogram niet en lopen goedkeuringen van verlof en declaraties nergens naartoe.
Wat helpt: Vul hem meteen in, ook als het maar een niveau is.
Aanwezigheidsafleiding aanzetten zonder overleg
Afleiden uit e-mailgedrag of netwerk raakt aan wat je over mensen vastlegt.
Wat helpt: Bespreek het eerst; laat het uit als je het niet kunt uitleggen.
Beoordelingen in de gratis versie verwachten
Die module zit in het abonnement, net als het aandraagprogramma.
Wat helpt: Kijk wat je echt nodig hebt voordat je de keuze van je plan daarop baseert.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Hoeveel mensen en hoeveel gebruikersMedewerkers tellen niet mee voor je abonnement; dat verandert de rekensom.
- 2Waar blijft de loonstrookIn Nederland en Belgie meestal bij een salarispakket of sociaal secretariaat. Spreek af welke gegevens waar leidend zijn.
- 3Welke roosters hebben weWerktijden bepalen hoe verlof en uren rekenen. Richt ze eerst in.
- 4Wie mag persoonsgegevens zienRechten in niveaus. Bepaal dat voordat je dossiers vult.
- 5Moeten certificaten bewaakt wordenZo ja, leg vast welke en wie er op reageert als er een verloopt.
- 6Hoe ziet inwerken eruitDe taakreeks is instelbaar; schrijf hem eerst op papier uit.
- 7Willen we aanwezigheid afleidenKan technisch, maar bespreek eerst of je het wilt uitleggen.
- 8Hebben we beoordelingen nodigDie module zit in het abonnement, niet in de gratis versie.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een map met contracten en een spreadsheet
Wat je wint: Kost niets en iedereen kan ermee overweg.
Wat je inlevert: Niemand weet welke versie de laatste is, certificaten verlopen ongemerkt, en elke andere module moet de gegevens opnieuw krijgen.
Een salarispakket met een HR-module
Wat je wint: De loonstrook en het dossier komen uit dezelfde bron, inclusief cao-regels.
Wat je inlevert: Buiten HR weet het systeem niets: je projecten, uren en declaraties leven ergens anders en moeten koppelen.
Een los HR-pakket
Wat je wint: Prettiger in het gebruik en vaak sterker op werving, beoordelen en opleiden.
Wat je inlevert: Je krijgt er een systeem bij dat ook onderhouden, gekoppeld en betaald moet worden, terwijl de overlap met je bedrijfssysteem groot is.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over werknemers in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Tellen medewerkers mee voor mijn abonnement?
Nee. Odoo schrijft zelf dat medewerkers geen gebruiker van de database hoeven te zijn en niet meetellen voor de facturering van het abonnement.
Zit contractbeheer in de gratis versie?
Ja. In Odoo is de aparte contractmodule opgegaan in Werknemers zelf, en die module is gratis.
Doet Odoo de loonstrook?
De loonberekening zit in het abonnement. Er bestaat een Nederlandse en een Belgische loonmodule; alleen de Belgische is uitgebreid gedocumenteerd. In de praktijk loopt de loonstrook meestal via een salarispakket of een sociaal secretariaat.
Krijg ik een organogram?
Ja. Odoo tekent dat op basis van de leidinggevende die je per medewerker invult, en er is een structuurweergave voor afdelingen.
Kan ik vaardigheden en certificaten bijhouden?
Ja, met niveaus en vervaldatums. Het bewerken ervan is voorbehouden aan gebruikers met de juiste rechten.
Hoe werkt inwerken?
Als instelbare taakreeks: je legt eenmalig vast welke taken bij een nieuwe collega horen en die ontstaan automatisch. Hetzelfde kan voor uitdiensttreding.
Kan Odoo zien of iemand aan het werk is?
Er is een optie die aanwezigheid afleidt uit e-mailgedrag of uit het bedrijfsnetwerk. Of je dat wilt is een andere vraag dan of het kan.
Zitten beoordelingen erin?
Niet in de gratis versie. Beoordelingen en het programma waarmee medewerkers kandidaten aandragen zitten in het abonnement.
Waarom zie ik lege velden op de kaart?
Sommige velden verschijnen pas als de bijbehorende app aanstaat, bijvoorbeeld voor beoordelingen of dienstenplanning.
Kan ik werving en selectie erbij doen?
Ja, die module is gratis. Vacatures komen op je eigen site en een aangenomen sollicitant wordt met een klik een medewerker.
Modules die hier vaak bij horen
Onkostennota's
GratisBonnetjes fotograferen, goedkeuren en uitbetalen
Onkostennota's bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Urenstaten
GratisUren schrijven en doorbelasten
Urenstaten bekijken
Verlof
GratisAanvragen, goedkeuren en saldo's
Verlof bekijken
Wagenpark
GratisAuto's, contracten, brandstof en onderhoud
Wagenpark bekijken
Werving en selectie
GratisVacatures en sollicitanten door de stappen heen
Werving en selectie bekijkenBranches die Werknemers gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.