ModuleOnkostennota's
Onkostennota's laat collega's hun bonnetjes indienen en jou ze goedkeuren, boeken en uitbetalen. Uitbetalen kan via de bank of via de loonstrook, en doorbelasten aan een klant zit erin.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft het proces kort: een medewerker legt kosten vast en dient ze in, management en boekhouding beoordelen, en na goedkeuring wordt er uitbetaald. De categorieen waaruit je kiest zijn technisch gewoon producten; Odoo zegt dat zelf. Standaard zitten er categorieen in voor communicatie, maaltijden, geschenken, gereden kilometers en reiskosten.
Per categorie kies je tussen werkelijke kosten of een vast tarief per eenheid. Zet je de prijs op nul, dan vult de medewerker zelf het bedrag in. Zet je er een bedrag in, dan is het een vast tarief, zoals een kilometervergoeding. Btw stel je per categorie in, en Odoo raadt zelf aan een tarief te gebruiken waarbij de btw in de prijs zit.
Twee dingen om vooraf te weten. De tekstherkenning die bonnen automatisch uitleest zit in het abonnement en werkt op credits. En de goedkeuring is een stap, geen keten: over bedragsgrenzen, meerdere niveaus of vervanging bij afwezigheid zegt de handleiding niets.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Er wordt iets betaaldEen collega schiet voor: een treinkaartje, een lunch, een gereedschap.Onkostennota's
- 2De bon komt binnenHandmatig, geupload, gesleept of per e-mail vanaf zijn werkadres.Onkostennota's
- 3De bon wordt ingediendAlleen regels in concept kunnen worden ingediend.Onkostennota's
- 4Iemand keurt goedGoedkeuren kan in bulk; afkeuren moet een voor een, met een reden.Onkostennota's
- 5Er wordt geboektDe journaalpost ontstaat, met de btw en de kostenplaats erbij.Boekhouding
- 6Er wordt uitbetaaldVia de bank of via de loonstrook; bij doorbelasten gaat het ook de verkooporder op.Verkoop
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Werknemers
Elke bon hoort bij een medewerker, met zijn bankrekening en werkadres.
In de praktijk: Alleen e-mail van dat werkadres wordt geaccepteerd; dat is een beveiligingsmaatregel.
Boekhouding
Goedgekeurde bonnen worden gewone journaalposten.
In de praktijk: Standaard op het inkoopdagboek, en de grootboekrekening komt uit de categorie.
Verkoop
Doorbelasten aan een klant loopt via een verkooporder.
In de praktijk: Het klantveld kun je alleen wijzigen tot de goedkeuring; daarna staat het vast.
Projecten
De verdeling over projecten komt uit de kostenplaatsen daar.
In de praktijk: Bij meerdere verdelingen moet je de percentages zelf goedzetten; ze staan elk standaard op honderd.
Verlof en aanwezigheid
Dezelfde goedkeuringsroute langs dezelfde leidinggevende.
In de praktijk: Wie verlof goedkeurt keurt meestal ook bonnen goed; dat scheelt inrichting.
Wagenpark
Brandstof en kosten van een auto kunnen als bon of als voertuigkosten binnenkomen.
In de praktijk: Spreek af welke van de twee je gebruikt, anders staat het dubbel.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je belast kosten door aan klanten
Van bon naar factuurregelDit is het sterkste argument. Een bon met de juiste klant erop komt automatisch op de verkooporder terecht, tegen kostprijs of tegen je eigen verkoopprijs.
Je werkt met projecten
Kosten op de juiste plaatsDe verdeling over projecten en afdelingen zorgt dat je projectmarge klopt zonder dat iemand achteraf zit te schuiven.
Je wilt niet dubbel invoeren
Een keer goedkeuren is geboektIn een los declaratiepakket wordt een goedgekeurde bon een export naar je boekhouding. Hier is het dezelfde database.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Onkostencategorieen met vaste of werkelijke kosten
- Btw per categorie, kostenplaatsverdeling over projecten
- Indienen, goedkeuren, afkeuren met reden en boeken
- Uitbetalen via de bank
- Doorbelasten aan een klant via een verkooporder
- Insturen per e-mail vanaf het werkadres
- De eigen analyse per maand, medewerker en categorie
Alleen in Enterprise
- Tekstherkenning die bonnen automatisch uitleest
- Uitbetalen via de loonstrook, want dat vraagt de loonmodule
- Prepaid betaalkaarten voor medewerkers
Het hele proces van indienen tot uitbetalen zit in de gratis versie. Wat in het abonnement zit is de tekstherkenning, die bovendien op credits werkt, en de betaalkaarten. Let op: het uitzetten van tekstherkenning verwijdert de module; daarom is er een tussenstand waarin hij geinstalleerd blijft maar niets doet.
Odoo naast de declaratiepakketten die je kent
Declaratiesoftware valt in twee soorten: pakketten die het bonnetje oplossen en pakketten die het voorschieten oplossen. Twaalf pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt, en waar Odoo tussen past.
Klippa
Bonnen en facturen herkennen- Van
- Klippa, Groningen en Amsterdam; sinds maart 2025 onderdeel van Doxis
- Voor wie
- In eigen woorden organisaties die administratief werk willen automatiseren om kosten te verlagen en fraude te voorkomen
- Sterk in
- Tekstherkenning, gegevens uit documenten halen, documenten classificeren, fraudedetectie en identiteitscontrole; daarnaast digitale declaraties en zakelijke creditcards
- Koppelingen
- Exact Globe en Online, Multivers, AFAS, NetSuite, Microsoft Dynamics, Odoo, Informer, Twinfield, Visma en SAP
Tegenover Odoo: Noemt Odoo expliciet als koppeling, wat het een aanvulling maakt in plaats van een vervanging. Op herkenning en fraudedetectie gaat het verder dan wat Odoo met zijn eigen tekstherkenning doet.
Mobilexpense Declaree
Declaraties voor Europese teams- Van
- Declaree, opgericht in 2012 in Rotterdam; nu Mobilexpense, onderdeel van Visma
- Voor wie
- In eigen woorden middelgrote teams in Europa die hun declaraties onder controle willen
- Sterk in
- Een bonnenscanner die leest, koppelt en archiveert; goedkeuringsstromen die je zelf inricht; kilometerregistratie via kaartsoftware; wettelijke dagvergoedingen
- Talen
- Zeven, waaronder Nederlands
- Kaarten
- Eigen betaalkaarten met beleidscontrole
Tegenover Odoo: De Nederlandse specialist, en sterker op goedkeuringsstromen dan Odoo, dat maar een goedkeuringsniveau kent. Kilometerregistratie via een kaart zit er ook in; in Odoo is dat een vaste prijs per eenheid.
Basecone
Bonnen naar je boekhouding- Van
- Basecone, onderdeel van Wolters Kluwer
- Voor wie
- Letterlijk ontwikkeld voor zowel accountants als bedrijven die hun administratie efficienter willen organiseren; meer dan tweeduizendzevenhonderd accountantskantoren
- Hoe het werkt
- Drie stappen: aanleveren, automatisch herkennen, en omzetten naar boekingsvoorstellen
- Koppelingen
- Twinfield, AccountView, Exact Online, Exact Multivers en SnelStart
Tegenover Odoo: Als je accountant met een van die pakketten werkt, is dit de route die hij kent. Odoo doet hetzelfde werk binnen je eigen systeem, zonder tussenstap naar een boekhoudkantoor.
Pleo
Kaarten met declaraties- Van
- Pleo, Kopenhagen, met een kantoor in Londen
- Voor wie
- In eigen woorden bedrijven die slimmer willen uitgeven
- Sterk in
- Kaarten voor medewerkers en leveranciers met flexibele limieten, uitgavecontrole die beleidsovertredingen opmerkt, meerdere valuta, en elke transactie automatisch naar je boekhouding
- Koppelingen
- Xero, QuickBooks, Sage, Visma e-conomic, DATEV en Microsoft
Tegenover Odoo: De kaart is hier het uitgangspunt: eerst betalen, dan het bonnetje. Odoo heeft ook kaarten, maar alleen als prepaidkaart via een externe betaaldienst, in twintig landen waaronder Nederland en Belgie.
Payhawk
Uitgaven, reizen en inkoop- Van
- Payhawk; hoofdkantoor in Londen, met kantoren in onder meer Amsterdam, Berlijn, Barcelona en Sofia
- Voor wie
- Bedrijven die kaarten, declaraties, reizen, leveranciersfacturen en inkoop op een plek willen
- Sterk in
- Zakelijke kaarten met ingebouwde controles, factuurverwerking, zakenreizen boeken, inkoopgoedkeuring, meerdere entiteiten en budgetbewaking
- Koppelingen
- Tweerichtingskoppeling met bedrijfs- en personeelssystemen: NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage Intacct en Workday
Tegenover Odoo: Breder dan declaraties: dit is uitgavenbeheer in de volle breedte. Dat is een ander gesprek dan wat Odoo Onkostennota's oplost.
Moss
Kaarten en crediteuren- Van
- Moss; in eigen woorden ontwikkeld en gehost in Duitsland, onder financieel toezicht
- Voor wie
- Financiele teams die het eenvoudig willen houden
- Sterk in
- Onbeperkt zakelijke creditcards, declaraties, volledige crediteurenadministratie, een assistent die uitgaven zelf codeert en direct doorzet, en inkooporders met eigen goedkeuringen
- Koppelingen
- Dynamics, Exact, Xero, DATEV, NetSuite, Personio en Workday
Tegenover Odoo: Exact staat er met naam bij, wat het voor een Nederlands bedrijf een reele optie maakt. Odoo bespaart je de koppeling: de boeking staat al in hetzelfde systeem.
De Nederlandse en Belgische partijen verschillen vooral in waar ze aan hangen. Basecone gaat naar je boekhoudkantoor, Klippa en Mobilexpense naar je eigen boekhoudpakket. Odoo doet hetzelfde werk zonder koppeling, maar kent maar een goedkeuringsniveau, en de tekstherkenning zit alleen in het abonnement en werkt op credits.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Betaalkaarten in Nederland en Belgie. De prepaid betaalkaarten van Odoo zijn beschikbaar in twintig landen, en Nederland en Belgie staan er allebei bij. Ze werken uitsluitend met een gekoppelde betaaldienst en vooraf gestort saldo; een overboeking duurt twee tot drie werkdagen voordat je hem kunt gebruiken.
- Kilometervergoeding. Odoo kent een categorie voor gereden kilometers met een vaste prijs per eenheid. Wat de onbelaste vergoeding in Nederland of Belgie is, zit er niet in: dat bedrag zet je zelf, en je houdt het zelf bij als het verandert.
- Btw op bonnen. Per categorie stel je in welk btw-tarief geldt. Odoo raadt zelf aan een tarief te kiezen waarbij de btw in de prijs zit, omdat dat op een bon meestal zo staat. Nederlandse of Belgische bijzonderheden beschrijft de handleiding niet.
- Uitbetalen via het loon. Dat kan, maar het vraagt de loonmodule, en die zit in het abonnement. In de praktijk loopt de loonstrook in Nederland en Belgie vaak elders; dan betaal je de bonnen via de bank uit.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Onkostencategorie
- De soort kosten waaruit je kiest; technisch een product.
- Vaste prijs
- Een tarief per eenheid, zoals een bedrag per kilometer of per dag.
- Werkelijke kosten
- De prijs op nul, waarna de medewerker zelf het bedrag invult.
- Concept
- De status van een bon die nog niet is ingediend; alleen die kun je indienen.
- Ingediend
- De status waarin een bon op goedkeuring wacht.
- Geboekt
- De status waarin de journaalpost bestaat; pas daarna kun je uitbetalen.
- Kostenplaats
- De haak waaraan kosten van een project of afdeling hangen.
- Analytische verdeling
- Het splitsen van een bon over meerdere projecten, in percentages.
- Doorbelasten
- De bon op een verkooporder zetten, tegen kostprijs of verkoopprijs.
- Tekstherkenning
- De functie die een bon uitleest; zit in het abonnement en werkt op credits.
- Werkadres
- Het e-mailadres op de medewerkerskaart; alleen daarvandaan accepteert Odoo bonnen.
- Betaalkaart
- Een prepaidkaart waarvan elke transactie automatisch een onkostenregel wordt.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Denken dat de tekstherkenning gratis is
Die zit in het abonnement en werkt bovendien op credits die je koopt.
Wat helpt: Bereken of het uitlezen van bonnen je genoeg tijd bespaart; handmatig invoeren kan altijd.
Een bon mailen vanaf een prive-adres
Odoo accepteert alleen e-mail van het werkadres dat op de medewerkerskaart staat.
Wat helpt: Controleer dat veld bij elke nieuwe collega, anders verdwijnen bonnen zonder melding.
Rekenen op meerdere goedkeuringsniveaus
De handleiding beschrijft een goedkeuringsstap. Over bedragsgrenzen, escalatie of vervanging bij afwezigheid staat er niets.
Wat helpt: Spreek buiten het systeem af wie bij afwezigheid goedkeurt.
De klant te laat invullen bij doorbelasten
Het veld met de klant kun je alleen wijzigen tot de goedkeuring.
Wat helpt: Laat de indiener dat veld zelf vullen, of controleer het voor je goedkeurt.
Percentages bij een verdeling niet nakijken
Bij meerdere verdelingen staat elk veld standaard op honderd procent, wat samen niet klopt.
Wat helpt: Loop de percentages na bij elke bon die over meer dan een project gaat.
Willen afkeuren vanuit de lijst
Afkeuren kan alleen een voor een, en er moet een reden bij.
Wat helpt: Reken daarop bij grote aantallen; goedkeuren kan wel in bulk.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Hoeveel bonnen per maandOnder de vijftig is handmatig invoeren goed te doen; daarboven wordt tekstherkenning interessant.
- 2Wie keurt goedEr is een niveau. Regel vervanging bij vakantie buiten het systeem.
- 3Betalen we via bank of loonVia het loon vraagt de loonmodule uit het abonnement.
- 4Belasten we doorZo ja, richt je categorieen daar meteen op in met kostprijs of verkoopprijs.
- 5Welke vaste tarieven gebruiken weKilometers en dagvergoedingen zet je zelf; Odoo levert geen bedragen.
- 6Hoe komen bonnen binnenPer e-mail vanaf het werkadres is de laagste drempel voor collega's.
- 7Werken we met projectenDan is de verdeling het belangrijkste veld op de bon.
- 8Willen we betaalkaartenDie zijn er voor Nederland en Belgie, maar alleen als prepaid via een externe dienst.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een envelop met bonnen
Wat je wint: Kost niets en iedereen snapt het.
Wat je inlevert: Bonnen raken kwijt, btw wordt niet teruggevraagd, en de boekhouder doet elke maand hetzelfde overtypwerk.
Een los declaratiepakket
Wat je wint: Sterker op herkenning, goedkeuringsstromen met meerdere niveaus, dagvergoedingen en kaarten met limieten.
Wat je inlevert: Een goedgekeurde bon is daar een export naar je boekhouding, en doorbelasten aan een klant loopt niet vanzelf naar je verkooporder.
Zakelijke betaalkaarten met beleid
Wat je wint: Je stuurt vooraf in plaats van achteraf: wat niet mag, gaat niet af.
Wat je inlevert: Het lost het bonnetje niet op, alleen het voorschieten. En de boeking moet nog steeds ergens landen.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over onkostennota's in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Onkostennota's in de gratis versie?
Ja, het hele proces van indienen tot uitbetalen. Wat in het abonnement zit is de tekstherkenning en de prepaid betaalkaarten.
Kan ik een bon fotograferen?
De handleiding beschrijft vier manieren: handmatig met een bestand erbij, uploaden, slepen op het dashboard, en mailen. Een mobiele camerafunctie wordt niet beschreven; uploaden en slepen vragen bovendien dat tekstherkenning aanstaat.
Hoe werkt insturen per e-mail?
Naar een vast adres, met in het onderwerp de referentiecode van de categorie en het bedrag. Alleen e-mail vanaf het werkadres op de medewerkerskaart wordt geaccepteerd.
Hoeveel goedkeuringsniveaus zijn er?
Een. De handleiding beschrijft goedkeuren door iemand met de juiste rechten, en boeken door iemand met zowel boekhoud- als onkostenrechten. Over bedragsgrenzen of escalatie staat niets.
Hoe betaal ik uit?
Via de bank vanaf de geboekte journaalpost, met de bankrekening van de medewerkerskaart. Of via de loonstrook, maar dat vraagt de loonmodule uit het abonnement. Uitbetalen kan pas nadat er geboekt is.
Kan ik kosten doorbelasten aan een klant?
Ja, tegen kostprijs of tegen een aparte verkoopprijs. Zet de juiste verkooporder in het klantveld voordat je goedkeurt, want daarna kan het niet meer. De order wordt pas bijgewerkt nadat er geboekt is.
Werkt de kilometervergoeding automatisch?
Je stelt een vaste prijs per kilometer in en de medewerker vult het aantal in. Welk bedrag onbelast is in Nederland of Belgie zit er niet in.
Wat is er met btw geregeld?
Per categorie stel je een tarief in. Op de bon rekent het bedrag mee zodra je het totaal of het aantal wijzigt. Odoo raadt aan een tarief te kiezen waarbij de btw in de prijs zit.
Kan ik in bulk goedkeuren?
Ja. Afkeuren kan alleen een voor een, en er moet altijd een reden bij, anders lukt het niet.
Zijn er betaalkaarten?
Ja, prepaidkaarten via een gekoppelde betaaldienst, beschikbaar in twintig landen waaronder Nederland en Belgie. Ze trekken allemaal uit een saldo, dus Odoo raadt zelf aan limieten te zetten.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Verlof
GratisAanvragen, goedkeuren en saldo's
Verlof bekijken
Wagenpark
GratisAuto's, contracten, brandstof en onderhoud
Wagenpark bekijken
Werknemers
GratisPersoneelsdossiers, contracten en teams
Werknemers bekijkenBranches die Onkostennota's gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.