ModuleWagenpark
Wagenpark houdt bij welke voertuigen je hebt, wie erin rijdt, welke contracten eraan hangen en wat ze kosten. Het is administratie, geen kastje in de auto.
Waar deze module over gaat
Odoo beschrijft de app als het beheren van alle voertuigen en de documentatie die bij onderhoud en bestuurders hoort. Voertuigen doorlopen vier fases, van aanvraag tot geregistreerd. Zevenenzestig merken zitten er kant-en-klaar in, inclusief logo, maar geen enkel model en geen enkele categorie: die maak je zelf aan.
Rond een voertuig leg je vast wat je nodig hebt: kenteken, chassisnummer, kilometerstand, brandstoftype, uitstoot, emissienorm, transmissie, vermogen, en fiscale gegevens zoals aftrekpercentages en catalogus- en restwaarde. Kosten komen uit twee bronnen: contracten en services.
Wees eerlijk over de grenzen. Er zijn maar twee voertuigtypes, auto en fiets, en die lijst kun je niet uitbreiden. Er is geen documentatiepagina over contracten, dus hoe je een leasecontract of polis opbouwt staat nergens beschreven. Brandstof heeft geen eigen registratie. En rittenregistratie bestaat niet.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Er komt een auto bijAls aanvraag, dan te bestellen, dan geregistreerd.Wagenpark
- 2Het model wordt aangemaaktMerken zitten erin; het model en de categorie maak je zelf.Wagenpark
- 3Een bestuurder wordt gekoppeldMet een ingangsdatum; een lege datum betekent beschikbaar.Werknemers
- 4Contracten worden vastgelegdLease, verzekering, wat je maar wilt, met een verantwoordelijke.Wagenpark
- 5Er komen kostenUit contracten en uit services; een leveranciersfactuur kan er zelf een maken.Boekhouding
- 6Het contract loopt afDe verantwoordelijke krijgt vooraf een waarschuwing per mail.Wagenpark
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Werknemers
Bestuurders koppel je aan voertuigen.
In de praktijk: Let op: een bestuurder hoeft geen medewerker te zijn. Een nieuwe bestuurder landt in Wagenpark en Contacten, niet in Werknemers.
Boekhouding
Vanuit een leveranciersfactuur kun je een servicerecord laten ontstaan.
In de praktijk: De factuur moet dan wel nog in concept staan; bij een bevestigde factuur moet je hem eerst terugzetten.
Inkoop
Offerteaanvragen voor voertuigen lopen via de leveranciers op het model.
In de praktijk: Zo kun je meerdere leasemaatschappijen naast elkaar leggen.
Onderhoud
Onderhoud aan je eigen apparatuur is een aparte module.
In de praktijk: Voor voertuigen gebruik je de servicerecords hier; kies er een van de twee en houd het consequent.
Onkostennota's
Brandstof en kleine kosten kunnen ook als bon binnenkomen.
In de praktijk: Spreek af welke route je gebruikt, anders staan dezelfde kosten dubbel.
Voorraad
Bij eigen bezorging gebruiken de capaciteitsvelden van een categorie het maximale gewicht en volume.
In de praktijk: Dat helpt bij het toewijzen van ritten aan het juiste voertuig.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je hebt leaseauto's
Contracten die aflopenDe waarschuwing voor een aflopend contract is de reden dat de meeste bedrijven dit gaan gebruiken. Een vergeten leasecontract kost meer dan alle software samen.
Je wilt kosten per auto zien
Contract plus serviceDe kostenanalyse splitst netjes tussen contractkosten en servicekosten, per voertuig of per bestuurder, met een vergelijking met vorig jaar.
Je moet ritten verantwoorden
Kijk verderRittenregistratie bestaat niet in Odoo. Voor bijtelling of zakelijk-tegenover-prive gebruik heb je een telematicapartij nodig.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Voertuigen met technische en fiscale gegevens
- Modellen, categorieen en zevenenzestig voorgeinstalleerde merken
- Bestuurders en toekomstige bestuurders
- Contracten met een waarschuwing voor het aflopen
- Services vanuit de app of vanuit een leveranciersfactuur
- Kostenanalyse en kilometerstandanalyse
Alleen in Enterprise
- De Belgische loonkoppeling met de auto als arbeidsvoorwaarde
- De Documenten-app om voertuigdocumenten centraal te beheren
- De Kwaliteit-app voor inspecties, als je die zo wilt inrichten
De hele module zit in de gratis versie. Wat er niet in zit, zit ook niet in het abonnement: brandstofregistratie, rittenregistratie en boetebeheer worden in de handleiding nergens beschreven.
Odoo naast de wagenparkpakketten die je kent
Wagenparksoftware valt in twee werelden: administratie zonder kastje, en telematica met een kastje in elke auto. Tien pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt, en aan welke kant Odoo staat.
Hubble Fleet
Wagenparkbeheer- Van
- Hubble Fleet, Nederland
- Voor wie
- Letterlijk het enige systeem gemaakt voor en door wagenparkbeheerders
- Sterk in
- Vooruit signaleren van actiepunten, rapportages, automatisering van beheerprocessen en vrij in te richten wagenparkgegevens
- Bijzonder
- Een configurator waarmee medewerkers binnen het autobeleid zelf hun leaseauto kiezen
- Toegang
- Ook leveranciers die bij het beheer betrokken zijn kunnen toegang krijgen
Tegenover Odoo: De Nederlandse tegenhanger van Odoo Wagenpark: administratie, geen kastje in de auto. De autoconfigurator is iets wat Odoo alleen in de Belgische variant kent.
DKV Fleet Management Software
Beheer bij je tankpas- Van
- DKV Mobility; zit in het eigen klantenportaal
- Voor wie
- Klanten van DKV; gratis bij het klantenportaal
- Sterk in
- Voertuigen registreren met technische gegevens, inspecties en onderhoudsplanning automatisch vastleggen, documenten zoals kentekenbewijzen en leasecontracten opslaan, rijbewijzen en certificaten bijhouden, en verkeersboetes volgen en beheren
Tegenover Odoo: Boetebeheer is iets wat Odoo helemaal niet kent. Als je met tankpassen werkt, staat dit er bovendien al bij.
Fleet Complete
Volgen en beheren- Van
- Fleet Complete; actief in Noord-Amerika, Europa, Mexico en Australie, met een eigen Belgische site
- Voor wie
- Bedrijven met voertuigen en materieel onderweg
- Sterk in
- Camera's met livebeeld, voertuig- en materieelvolgsystemen, rij- en rusttijden, inspecties, rapportage en telematica voor heftrucks en magazijnen
- Koppelingen
- Rechtstreeks met de systemen van autofabrikanten
Tegenover Odoo: Een van de weinige partijen met een uitgesproken Belgische aanwezigheid. Dit gaat over waar je voertuigen zijn; Odoo over wat ze kosten.
Ayvens
Leasen met een eigen portaal- Van
- Ayvens, statutair gevestigd in Amsterdam; in eigen woorden actief in meer dan veertig landen
- Voor wie
- Bedrijven, mkb, zzp en particulieren
- Sterk in
- Full-service leasing, flexibele abonnementen, wagenparkbeheer en multimobiliteit, met eigen portalen voor wagenparkbeheerders
Tegenover Odoo: Als je leaset, heb je dit portaal al. De vraag is dan of je je kosten en contracten dubbel bijhoudt of een van de twee leidend maakt.
TraXall Belgium
Uitbesteed wagenparkbeheer- Van
- TraXall, Mechelen, Belgie
- Voor wie
- In eigen woorden bedrijven die hun wagenparkbeheer volledig uit handen willen geven
- Sterk in
- Wagenparkbeheer als dienst, plus strategisch advies over autobeleid en elektrificatie; er is een portaal voor bestuurders
- Uitgangspunt
- Nadrukkelijk mensen boven gereedschap
Tegenover Odoo: Dit is geen software maar dienstverlening. Voor een bedrijf dat geen wagenparkbeheerder heeft, is dat een reeel alternatief voor elke module.
Fleetio
Onderhoud en inspecties- Van
- Fleetio, Birmingham, Verenigde Staten
- Voor wie
- In eigen woorden een plek om je wagenparkonderhoud te draaien
- Sterk in
- Onderhoud, voertuiginspecties, brandstofbeheer, onderdelenvoorraad, werkorders, bestuurderstoewijzing en preventief onderhoud
- Koppelingen
- Met aanbieders van telematica en tankpassen
Tegenover Odoo: Sterker op onderhoud en onderdelen dan Odoo, dat alleen servicerecords kent. Brandstofbeheer als eigen onderdeel ontbreekt in Odoo helemaal.
Dit is de groep waar Odoo Wagenpark bij hoort: contracten, kosten, onderhoud en documenten, zonder kastje in de auto. Wat Odoo mist tegenover deze partijen is brandstofbeheer als eigen onderdeel, boetebeheer, en een echte contractenpagina; de handleiding beschrijft nergens hoe je een leasecontract of polis opbouwt.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Belgie is de enige ondersteunde lokalisatie. Op het model verschijnt een salarissectie die alleen zichtbaar is als je lokalisatie op Belgie staat, met de catalogusprijs inclusief btw, de Belgische uitstootheffing die automatisch wordt berekend en niet te wijzigen is, en de afgeschreven kosten per maand. Ook de instelling waarmee een medewerker een nieuwe auto kan aanvragen is uitsluitend Belgisch.
- Voor Nederland zegt de handleiding niets. Geen bijtelling, geen aanschafbelasting, geen wegenbelasting en geen koppeling met de kentekenregistratie. Wat je in Nederland nodig hebt aan fiscale gegevens, leg je zelf vast in de velden die er zijn.
- Rittenregistratie. Bestaat niet. De handleiding beschrijft nergens ritten, trajecten, start- en eindadressen of een rittenlogboek. Het dichtstbijzijnde is de suggestie om de maandkilometers te vergelijken met de verwachte woon-werkafstand, als handmatige controle achteraf.
- De Belgische afschrijving. Let op de valkuil die de handleiding zelf noemt: de afgeschreven kosten schrijven niet automatisch af op het model, alleen op basis van het contract dat aan een specifiek voertuig hangt.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Voertuigfase
- Aanvraag, te bestellen, geregistreerd of afgewaardeerd.
- Model
- Het type auto; merken zitten erin, modellen maak je zelf.
- Categorie
- Je eigen indeling van voertuigen; er zit er geen enkele standaard in.
- Bestuurder
- Wie erin rijdt; hoeft geen medewerker te zijn.
- Toekomstige bestuurder
- De volgende rijder, met een knop om de wissel door te voeren.
- Contract
- Een lease, verzekering of andere afspraak, met een verantwoordelijke.
- Contractwaarschuwing
- Het aantal dagen voor het aflopen waarop de verantwoordelijke een mail krijgt.
- Service
- Een onderhoudsbeurt, reparatie of andere kostenpost aan een voertuig.
- Servicetype
- De soort service; er zit er een vooraf in, de rest maak je zelf.
- Servicecategorie
- Contract of service; die twee, en meer kun je er niet maken.
- Aftrekpercentage
- Het percentage dat fiscaal aftrekbaar is, met een ingangsdatum.
- Mobiliteitskaart
- Bijvoorbeeld een tankpas; die komt uit de medewerkerskaart, niet uit Wagenpark.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Verwachten dat modellen erin zitten
Zevenenzestig merken zitten er kant-en-klaar in, maar geen enkel model en geen enkele categorie.
Wat helpt: Reken op een middag invoerwerk voordat je je eerste auto kunt vastleggen.
Een bestelbus of vrachtwagen als type willen
Er zijn maar twee voertuigtypes, auto en fiets, en die lijst kun je niet uitbreiden. Odoo houdt ze vast voor de loonkoppeling.
Wat helpt: Gebruik categorieen en modellen om onderscheid te maken.
Op een contractenpagina rekenen
Contracten bestaan wel, maar er is geen documentatiepagina over. Hoe je een lease of polis opbouwt, staat nergens beschreven. Het woord verzekering komt in de hele handleiding niet voor.
Wat helpt: Laat je partner de opzet een keer voordoen en leg hem zelf vast.
Brandstof willen registreren
Er is geen brandstoflogboek en geen tankbeurtregistratie. Brandstoftype staat wel op het model.
Wat helpt: Registreer brandstof als servicekosten of via een contract, en spreek af welke van de twee.
Een servicetype willen aanmaken via een menu
Dat kan alleen vanaf een serviceformulier; er is geen configuratiemenu voor. Er is bovendien maar een type vooraf ingesteld.
Wat helpt: Maak je types aan bij de eerste service en houd de lijst kort.
Denken dat bestuurders medewerkers zijn
Een nieuwe bestuurder landt in Wagenpark en Contacten, niet in Werknemers.
Wat helpt: Koppel bewust aan een bestaande medewerker als je de auto als arbeidsvoorwaarde wilt zien.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Hoeveel voertuigenOnder de vijf is een spreadsheet te overzien; daarboven niet meer.
- 2Leasen of kopenBij lease is de contractwaarschuwing het belangrijkste argument.
- 3Moeten we ritten verantwoordenZo ja, dan heb je hier niets aan en zoek je een telematicapartij.
- 4Wie is verantwoordelijk per contractDat veld bepaalt wie de waarschuwing krijgt.
- 5Hoe registreren we brandstofEr is geen eigen functie. Kies servicekosten of bonnen, en houd het consequent.
- 6Hoe vaak lezen we kilometerstandenHandmatig; spreek een ritme af, anders is de rapportage waardeloos.
- 7Zijn onze bestuurders medewerkersAls je de auto als arbeidsvoorwaarde ziet, koppel dan bewust.
- 8Draaien we op de Belgische lokalisatieDan krijg je de uitstootheffing en de autoaanvraag erbij; anders niet.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een map en een spreadsheet
Wat je wint: Kost niets en werkt tot een auto of vijf.
Wat je inlevert: Een aflopend leasecontract mist niemand bewust, maar wel structureel. En kosten per auto komen er nooit uit.
Het portaal van je leasemaatschappij
Wat je wint: Je hebt het al, het is actueel en je hoeft niets in te voeren.
Wat je inlevert: Het toont alleen de auto's van die maatschappij. Bij twee leasepartijen en een paar eigen auto's heb je drie plekken.
Een telematicapakket
Wat je wint: Realtime locatie, rittenregistratie, rijgedrag en brandstofverbruik.
Wat je inlevert: Een kastje in elke auto en een abonnement per voertuig, en het vertelt je niets over contracten, aftrekpercentages of restwaarde.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over wagenpark in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Wagenpark in de gratis versie?
Ja, volledig. Wat er niet in zit, zit ook niet in het abonnement.
Zitten er modellen in?
Nee. Zevenenzestig merken zitten er kant-en-klaar in, inclusief logo, maar geen enkel model en geen enkele categorie. Die maak je zelf aan.
Kan ik bestelbussen of vrachtwagens vastleggen?
Wel als voertuig, niet als eigen type. Er zijn twee voertuigtypes, auto en fiets, en die lijst kun je niet uitbreiden; Odoo houdt hem vast voor de loonkoppeling. Onderscheid maak je met categorieen en modellen.
Krijg ik een waarschuwing bij een aflopend contract?
Ja. Je stelt in hoeveel dagen vooraf, en de persoon in het veld verantwoordelijke krijgt een mail. Een standaardwaarde noemt de handleiding niet.
Hoe registreer ik brandstof?
Er is geen eigen brandstofregistratie. In de praktijk boek je brandstof als servicekosten of via een contract. Brandstoftype staat wel op het model.
Zit er rittenregistratie in?
Nee. Ritten, trajecten en zakelijk tegenover prive gebruik worden in de handleiding nergens beschreven. Kilometerstanden vul je handmatig in.
Doet Odoo iets met bijtelling?
Voor Nederland niets. Voor Belgie wel: bij die lokalisatie verschijnt een salarissectie met catalogusprijs, een automatisch berekende uitstootheffing en afgeschreven kosten per maand.
Hoe leg ik een ongeval vast?
Er is geen ongevallenmodule. De handleiding beschrijft een werkwijze: maak zelf servicetypes aan voor ongevallen met en zonder eigen schuld, en leg elk ongeval als servicerecord vast.
Kan ik kosten vanuit een factuur registreren?
Ja. Zet op de factuurregel de kolom met het voertuig aan en kies de auto; er ontstaat automatisch een servicerecord. De factuur moet dan nog wel in concept staan.
Moet een bestuurder een medewerker zijn?
Nee. Een nieuwe bestuurder wordt aangemaakt in Wagenpark en in Contacten, niet in Werknemers. Wil je de auto als arbeidsvoorwaarde zien, koppel dan bewust aan een bestaande medewerker.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
Inkoop
GratisOfferteaanvragen, leveranciers en levertijden
Inkoop bekijken
Onderhoud
GratisPreventief en correctief onderhoud aan machines
Onderhoud bekijken
Onkostennota's
GratisBonnetjes fotograferen, goedkeuren en uitbetalen
Onkostennota's bekijken
Voorraad
GratisMagazijnen, locaties, routes en waardering
Voorraad bekijken
Werknemers
GratisPersoneelsdossiers, contracten en teams
Werknemers bekijkenBranches die Wagenpark gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.