ModuleInkoop
Inkoop in Odoo begint bij een offerteaanvraag en eindigt bij een gecontroleerde leveranciersfactuur. Daartussen zitten de ontvangst en je voorraad, zodat je kunt zien of wat je betaalt overeenkomt met wat je hebt besteld en gekregen.
Waar deze module over gaat
Inkoop is de module die het minst opvalt en het snelst geld oplevert. Niet omdat bestellen zo ingewikkeld is, maar omdat de controle erna meestal ontbreekt: je betaalt een factuur zonder te weten of hij klopt met de bestelling en met wat er werkelijk is binnengekomen.
In Odoo hangen die drie aan elkaar. Een offerteaanvraag wordt een inkooporder, die order leidt tot een ontvangst, en die ontvangst bepaalt wat er gefactureerd mag worden. Wijkt de factuur af, dan zie je dat voordat je betaalt in plaats van erna.
Er is een ding dat je vooraf moet weten. De automatische driewegcontrole, waarbij Odoo bijhoudt of een factuur betaald mag worden, staat in de handleiding als een simpel vinkje, maar draait op een module die alleen in het betaalde abonnement zit. Zonder dat vinkje kun je bestelling, ontvangst en factuur nog steeds naast elkaar leggen; het gebeurt alleen niet vanzelf.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1De voorraad zakt door het minimumOf er komt een verkooporder binnen voor iets wat je niet hebt.Voorraad
- 2Er ontstaat een offerteaanvraagBij de bovenste leverancier op de prijslijst van dat artikel.Inkoop
- 3De leverancier bevestigtDe aanvraag wordt een inkooporder met een verwachte leverdatum.Inkoop
- 4De zending komt binnenHet magazijn boekt de ontvangst, en de voorraad klopt weer.Voorraad
- 5De factuur komt binnenOdoo vergelijkt hem met de bestelling en met wat er is ontvangen.Boekhouding
- 6Je betaalt wat kloptWat afwijkt zie je voordat de betaling de deur uit gaat.Boekhouding
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Voorraad
Een aanvulregel maakt automatisch een offerteaanvraag.
In de praktijk: Odoo kiest daarbij de bovenste leverancier op je prijslijst. De volgorde is dus functioneel, niet cosmetisch.
Boekhouding
Leveranciersfacturen worden vergeleken met de order en de ontvangst.
In de praktijk: Facturatie op ontvangen aantallen betekent dat je niet betaalt voor wat nog niet binnen is.
Productie
Wat je mist om te kunnen maken, wordt vanzelf een bestelling.
In de praktijk: Bij uitbesteden kun je onderdelen zelfs rechtstreeks naar je toeleverancier laten sturen.
Verkoop
Bij dropshipping ontstaat er uit een verkooporder direct een bestelling.
In de praktijk: Je leverancier levert dan rechtstreeks aan je klant, zonder dat het door je magazijn gaat.
Producten
De leveranciersprijslijst staat op de artikelkaart zelf.
In de praktijk: Daar leg je prijs, hoeveelheid en levertijd per leverancier vast, en optioneel hun artikelcode.
Declaraties
Kleine uitgaven lopen via declaraties in plaats van via een inkooporder.
In de praktijk: Zo houd je je inkoopproces schoon voor wat er echt via leveranciers loopt.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je betaalt facturen zonder ze te controleren
Geen zicht op afwijkingenDit is waar inkoop het snelst geld oplevert. Een prijs die niet klopt of een aantal dat niet geleverd is, valt pas op als bestelling, ontvangst en factuur naast elkaar liggen.
Je bestelt te laat of te veel
Bestellen op gevoelMet een minimum en een maximum per artikel en de levertijd van je leverancier erbij, bestelt het systeem op tijd zonder dat je magazijn volloopt.
Je hebt vaste afspraken met leveranciers
Raamovereenkomsten en staffelsVaste prijzen voor een periode, met afroepen in delen, zitten gewoon in de gratis versie. Dat scheelt onderhandelen per bestelling.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Offerteaanvragen en inkooporders
- Raamovereenkomsten met vaste prijzen, en afroepen in delen
- Aanbestedingen: meerdere offertes naast elkaar vergelijken
- Leveranciersprijslijsten met prijs, hoeveelheid en levertijd
- Aanvulregels die zelf een offerteaanvraag maken
- Bestelhoeveelheden laten voorstellen op basis van je verkoophistorie
- Facturatie op bestelde of op ontvangen aantallen
- Goedkeuring boven een drempelbedrag
- Dropshipping
Alleen in Enterprise
- De automatische driewegcontrole, die bijhoudt of een factuur betaald mag worden
- De Barcode-app om ontvangsten te scannen
- De Kwaliteit-app met controlepunten bij ontvangst
- De koppelingen met vervoerders
Inkoop is een van de modules waar de gratis versie het verst komt: zelfs raamovereenkomsten en aanbestedingen zitten erin. De uitzondering is de driewegcontrole. Die staat in de handleiding als een vinkje in de instellingen, maar draait op een module die alleen in het abonnement zit. Dat is goed om te weten voordat je erop rekent.
Odoo naast de pakketten waarin je inkoopt
Losse inkoopsoftware bestaat voor het mkb nauwelijks. Inkoop zit ergens in: in je ERP, of in je voorraadsysteem. Dat onderscheid bepaalt of de leveranciersfactuur automatisch wordt gecontroleerd of dat je dat zelf doet. Negen pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt.
Exact Online Handel
ERP met inkoop en voorraad- Van
- Exact, Delft
- Voor wie
- Groothandels en handelsbedrijven
- Sterk in
- Inkooporders, retouren en prijslijsten naast voorraad over meerdere magazijnen, barcodescannen, batch- en serienummers en inkoopoptimalisatie
- Inbegrepen
- De boekhouding zit in hetzelfde pakket, dus leveranciersfacturen komen erin terecht
Tegenover Odoo: Het meest directe Nederlandse alternatief: allebei ERP waarin inkoop, voorraad en boekhouding aan elkaar vastzitten. Exact kent de Nederlandse administratie beter, Odoo is opener en heeft de webshop en de kassa erbij.
King ERP
ERP met inkoop en prijsafspraken- Van
- King Business Software, onderdeel van Bjorn Lunden
- Voor wie
- Ondernemers in het mkb; genoemde sectoren zijn groothandel, e-commerce, handel en food
- Sterk in
- Uitgebreide functies voor inkoop, verkoop en prijsafspraken, gekoppeld aan de eigen boekhouding en facturatie
Tegenover Odoo: King en Odoo dekken hetzelfde gebied. Het verschil zit in de aanpasbaarheid: bij Odoo kun je zelf velden en processen wijzigen, bij King blijf je dichter bij wat de leverancier levert.
Isah
ERP voor de maakindustrie- Van
- Isah, Tilburg
- Voor wie
- De maakindustrie, van klein tot groot
- Sterk in
- De module Operations omvat verkoop, inkoop, planning en levering; daarnaast engineering, service, projecten en werkvloerbesturing
Tegenover Odoo: Voor een maakbedrijf is inkoop niet los te zien van productie en calculatie. Isah heeft dat verband van huis uit; bij Odoo richt je het zelf in maar krijg je meer vrijheid.
Ridder iQ
ERP voor de maakindustrie- Van
- Ridder iQ, gevoerd door ECI Software Solutions
- Voor wie
- Maakbedrijven; er is een webvariant voor bedrijven tot ongeveer vijfentwintig medewerkers
- Sterk in
- Inkoop van aanvraag tot ontvangst en factuurcontrole, naast stuklijsten, voor- en nacalculatie en werkvoorbereiding
Tegenover Odoo: Sterk op de keten van aanvraag tot factuurcontrole. Odoo doet dat ook, maar de driewegcontrole tussen order, ontvangst en factuur zit daar in het betaalde abonnement.
Logic4
Webshop en ERP in een- Van
- Logic4, Nederland
- Voor wie
- Groothandel en detailhandel, met onder meer technische groothandel, ict-groothandel en meubelgroothandel
- Sterk in
- Alles-in-een webshop- en ERP-software met voorraadbeheer als eigen onderdeel
Tegenover Odoo: Logic4 combineert net als Odoo een webshop met een ERP. De branchekeuze is smaller en Nederlandser; Odoo is algemener en daardoor in meer sectoren bruikbaar.
Losse inkoopsoftware bestaat voor het mkb nauwelijks. Inkoop zit in je ERP, naast je voorraad en je boekhouding, en dat is ook logisch: een bestelling, een ontvangst en een factuur horen bij elkaar. De pakketten in deze kolom doen dat allemaal, en dat is precies het gebied waarin Odoo zich beweegt.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Offerteaanvraag
- Het document waarmee je een leverancier om een prijs vraagt. Bevestigt hij, dan wordt het een inkooporder.
- Inkooporder
- De bevestigde bestelling bij je leverancier, met prijzen en een verwachte leverdatum.
- Raamovereenkomst
- Een langlopende afspraak met vaste prijzen, waarbij je in delen afroept.
- Aanbesteding
- Meerdere offerteaanvragen naast elkaar om leveranciers te vergelijken.
- Leveranciersprijslijst
- De prijzen, hoeveelheden en levertijden die je per artikel per leverancier vastlegt.
- Aanvulregel
- Een minimum en een maximum per artikel. Zakt de prognose onder het minimum, dan bestelt Odoo bij.
- Controlebeleid
- De keuze of je factureert op bestelde of op ontvangen aantallen. Staat per artikel.
- Driewegcontrole
- Het vergelijken van bestelling, ontvangst en factuur, zodat je niet betaalt voor wat niet geleverd is.
- Levertijd leverancier
- Het aantal dagen tussen bevestiging en ontvangst, dat Odoo meerekent in je planning.
- Dropshipping
- Je leverancier levert rechtstreeks aan je klant, zonder dat het door je magazijn gaat.
- Deelontvangst
- Een zending waarin maar een deel van je bestelling binnenkomt. Alleen dat deel mag dan gefactureerd worden.
- Uitzonderingsstatus
- De melding dat een factuur afwijkt van de bestelling of de ontvangst en aandacht nodig heeft.
Vijf valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
De verkeerde leverancier bovenaan laten staan
Een aanvulregel maakt de offerteaanvraag altijd bij de bovenste leverancier op de prijslijst van dat artikel.
Wat helpt: Zet je voorkeursleverancier bovenaan en controleer dat bij je twintig meestbestelde artikelen.
Het controlebeleid per artikel vergeten
Of je factureert op bestelde of op ontvangen aantallen staat per artikel, niet als algemene instelling. Bij een gemengd assortiment krijg je dan verschillende stromen door elkaar.
Wat helpt: Loop je artikelgroepen na en zet het beleid per groep gelijk voordat je live gaat.
Rekenen op de driewegcontrole
Het vinkje staat in de instellingen, maar de module erachter zit in het abonnement.
Wat helpt: Bepaal vooraf of je die controle automatisch wilt, of dat je zelf bestelling, ontvangst en factuur naast elkaar legt.
Een conceptfactuur aanpassen zonder het te merken
Wijzig je een conceptfactuur, dan zet Odoo de betaalstatus op uitzondering. Het blokkeert de wijziging niet en geeft geen foutmelding.
Wat helpt: Spreek af wie conceptfacturen mag wijzigen en filter regelmatig op die uitzonderingen.
Inkoop aanzetten zonder Voorraad
Het tabblad voorraad en de route om in te kopen zijn alleen zichtbaar als de Voorraad-app geinstalleerd is.
Wat helpt: Zet Voorraad aan voordat je je artikelen inricht, ook als je magazijn eenvoudig is.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Factureren we op bestelde of op ontvangen aantallenDit staat per artikel. Bepaal het per artikelgroep voordat je begint.
- 2Wie is per artikel onze voorkeursleverancierOdoo bestelt bij de bovenste op de prijslijst. Controleer dat bij je meestbestelde artikelen.
- 3Willen we automatische factuurcontroleZo ja, dan heb je het abonnement nodig. Zo nee, spreek af wie handmatig vergelijkt.
- 4Hebben we raamovereenkomstenZet dan de instelling voor inkoopovereenkomsten aan; zonder die instelling bestaan ze niet.
- 5Boven welk bedrag willen we een extra akkoordDat kun je instellen. Bepaal de drempel en wie tekent.
- 6Wat zijn onze levertijden echtVul de werkelijke levertijd per leverancier in; daar hangt je hele aanvulplanning aan.
- 7Wie mag conceptfacturen wijzigenOdoo blokkeert dat niet, dus maak er een afspraak over.
- 8Doen we aan dropshippingZo ja, zet het aan in de inkoopinstellingen en geef de betreffende artikelen de juiste route.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Bestellen per e-mail met een lijst ernaast
Wat je wint: Geen systeem nodig en volledig flexibel.
Wat je inlevert: Niemand ziet wat er openstaat, en de factuur wordt betaald zonder dat iemand hem naast de bestelling legt.
Inkoop in je boekhoudpakket
Wat je wint: De factuur komt in hetzelfde systeem terecht waar hij geboekt wordt.
Wat je inlevert: Je boekhoudpakket weet niet wat er is besteld of ontvangen, dus de controle blijft handwerk.
Inkoop in je magazijnsysteem
Wat je wint: Bestellen gebeurt waar je voorraad staat, en dat is logisch.
Wat je inlevert: De leveranciersfactuur belandt in een ander systeem, dus het vergelijken van drie documenten blijft een handmatige stap.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over inkoop in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit inkoop in de gratis versie?
Ja, en verder dan mensen denken. Offerteaanvragen, inkooporders, raamovereenkomsten, aanbestedingen, leveranciersprijslijsten, aanvulregels, goedkeuring boven een bedrag en dropshipping zitten allemaal in de open-sourceversie.
Wat is driewegcontrole en zit dat erbij?
Het is de controle of een factuur betaald mag worden op basis van wat er besteld en ontvangen is. In de instellingen staat een vinkje, maar de module erachter zit alleen in het betaalde abonnement.
Factureer ik op bestelde of op ontvangen aantallen?
Dat kies je, en het staat per artikel. Standaard staan diensten op bestelde aantallen en goederen op geleverde aantallen.
Hoe werkt automatisch bestellen?
Met aanvulregels: een minimum en een maximum per artikel. Zakt de prognose onder het minimum, dan maakt Odoo een offerteaanvraag bij de bovenste leverancier op de prijslijst van dat artikel.
Kan Odoo een bestelhoeveelheid voorstellen?
Ja, op basis van je verkoophistorie. Daarvoor moeten Inkoop, Voorraad en Verkoop aanstaan, moet er minstens een afgeronde levering zijn en moet de leverancier met een prijs op de prijslijst staan.
Kan ik raamovereenkomsten vastleggen?
Ja, als je de instelling voor inkoopovereenkomsten aanzet. Daarmee kun je ook meerdere offertes naast elkaar leggen om leveranciers te vergelijken.
Kan ik inkooporders laten goedkeuren?
Ja. Je kunt een goedkeuringsstap instellen en daarbij een drempelbedrag opgeven, zodat alleen grotere orders een extra akkoord nodig hebben.
Wat gebeurt er bij een deellevering?
Odoo neemt in de conceptfactuur alleen mee wat er werkelijk ontvangen is. De rest blijft openstaan tot die binnenkomt.
Werkt inkoop zonder de Voorraad-app?
Beperkt. Het tabblad voorraad en de route om in te kopen zijn alleen zichtbaar als Voorraad geinstalleerd is, dus in de praktijk zet je die er altijd bij.
Doet Odoo dropshipping?
Ja. Je zet het aan in de inkoopinstellingen en geeft het artikel de dropship-route. Bij een verkooporder ontstaat dan automatisch een bestelling bij je leverancier, die rechtstreeks aan je klant levert.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
Productie
GratisStuklijsten, productieorders en werkorders
Productie bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Voorraad
GratisMagazijnen, locaties, routes en waardering
Voorraad bekijkenBranches die Inkoop gebruiken
Apotheek
Bakkerij
Bar en pub
Bloemist
Boekhandel
Bouwbedrijf
Bouwmarkt
Brandstoffen en grondstoffen
Brouwerij
Drankenhandel
Elektronicazaak
Foodtruck
Hobbywinkel
Houtbewerking
Hovenier
Kledingwinkel
Logistiek dienstverlener
Metaalbewerking
Meubelzaak
Opticien
Restaurant
Snoepwinkel
Speelgoedwinkel
Supermarkt
Textielproductie
Tuincentrum
Voedingsproductie
Wijnhandel
Zonnepanelen en installatieZelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.