ModuleChat
Chat is het interne berichtenverkeer van Odoo: kanalen, directe berichten en de historie onder elk record. Die historie is het eigenlijke product, want daar staat wat er met een order, een ticket of een klant gebeurd is.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft Chat als een interne communicatie-app waarmee gebruikers via berichten, notities, bestanden en videogesprekken contact houden, in een venster dat in alle apps meegaat. Er zijn kanalen met een eigen privacy-instelling, directe berichten, en een dashboard met je postvak, je gemarkeerde berichten en de geschiedenis.
Het belangrijkste onderdeel is niet de chat maar de historie onder elk record. Odoo noemt dat zelf: die vensters zitten op vrijwel elk record en laten je communiceren met zowel collega's als externe contacten. Elke wijziging aan een record wordt daar gelogd met tijdstip, en wie een record aanmaakt of toegewezen krijgt, wordt automatisch volger.
Er is een onderscheid dat je moet kennen. Een notitie is intern, een bericht gaat naar de volgers en de ontvangers die je toevoegt. Maar noem je een externe contactpersoon in een interne notitie, dan krijgt hij die notitie inclusief de direct bijgevoegde bestanden per mail, en wordt hij bij een reactie automatisch volger.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Er gebeurt ietsEen order wordt bevestigd, een ticket verandert van fase.Verkoop
- 2Het wordt gelogdAutomatisch in de historie onder dat record, met tijdstip.Chat
- 3Iemand voegt context toeEen interne notitie voor collega's, of een bericht naar de klant.Chat
- 4Er ontstaat een taakEen geplande activiteit met een datum en een toegewezene.Chat
- 5Collega's worden bijgepraatVolgers krijgen bericht; standaard gaat dat per e-mail.Chat
- 6Het blijft terugvindbaarMaanden later staat de hele geschiedenis nog onder hetzelfde record.Chat
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
CRM
Elke lead heeft een historie met gesprekken, mails en activiteiten.
In de praktijk: Dat is in de praktijk het belangrijkste onderdeel van een klantsysteem.
Live chat
Gesprekken met websitebezoekers lopen technisch via dit onderdeel.
In de praktijk: Daarom verschijnen ze ook in je gewone chatvenster rechtsonder.
Helpdesk
De historie van een ticket bevat het volledige verloop.
In de praktijk: Bij een livechatticket komt het hele gesprek in de omschrijving terecht.
WhatsApp-gesprekken landen in dit onderdeel.
In de praktijk: De knop verschijnt alleen als er goedgekeurde sjablonen voor dat model bestaan; die app zit in het abonnement.
Bellen
Gesprekken plannen vanuit de historie van elk record.
In de praktijk: De Bellen-app zelf zit in het abonnement.
E-mailmarketing
Beide versturen mail vanuit dezelfde database.
In de praktijk: Let op de dagelijkse verzendlimiet: die geldt over alles heen, ook over notificaties.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je wilt weten wat er met een klant gebeurd is
Alles onder een recordDit is het sterkste argument en het minst opvallende. Elke mail, elke notitie en elke wijziging staat onder dezelfde order of dezelfde klant, jaren later nog.
Je werkt met een team aan hetzelfde dossier
Notities in plaats van mailEen interne notitie bij het record is iets anders dan een mailtje. De volgende collega die het opent, ziet meteen wat er speelt.
Je wilt intern chatten
Kijk wat je al hebtAls chatplatform is Odoo Chat basaal vergeleken met de gangbare zakelijke chatapps. Gebruik het waar het sterk is: bij het record, niet als vervanging van je teamchat.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Kanalen met privacy-instellingen en automatisch abonneren
- Directe berichten, ook aan meerdere personen
- De historie onder elk record, met automatische logging
- Notities, berichten, volgers en e-mailsjablonen
- Activiteiten plannen met kleurcodering
- Standaardantwoorden
- Videovergaderen met scherm delen
Alleen in Enterprise
- WhatsApp als kanaal in de historie
- De Bellen-app om gesprekken te plannen en te voeren
- Tekst laten genereren met kunstmatige intelligentie
Het hele onderdeel zit in de gratis versie, en het is bovendien de basis waarop vrijwel elke andere app leunt. Wat het abonnement toevoegt zijn extra kanalen: WhatsApp, bellen en de schrijfhulp.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Videovergaderen. Zit erin, maar Odoo levert geen eigen infrastructuur om verbindingen op te zetten. Zit een van de deelnemers achter een streng afgeschermd netwerk, dan komt de verbinding niet tot stand zonder een externe dienst waarvoor je zelf een account regelt. Voor een vergadering met een klant is dat een reeel risico.
- Vertalen van berichten. Kan, maar vraagt een eigen sleutel bij een vertaaldienst en een actief factureringsaccount daar. Odoo levert dat niet mee.
- Waar je berichten staan. De handleiding zegt niets over bewaartermijnen of opslaglocatie van berichten. Ze staan waar je database staat.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Historie
- Het venster onder een record met berichten, notities en gelogde wijzigingen.
- Notitie
- Een bericht dat alleen voor interne gebruikers bedoeld is.
- Bericht
- Een bericht dat naar volgers en toegevoegde ontvangers gaat.
- Volger
- Iemand die bericht krijgt over wijzigingen aan een record.
- Automatisch abonneren
- De instelling die leden van een groep of afdeling vanzelf volger maakt.
- Toegestane groep
- De groep die een kanaal uberhaupt kan openen.
- Activiteit
- Een geplande taak bij een record, met soort, datum en toegewezene.
- Standaardantwoord
- Een korte code die zichzelf vervangt door een volledige tekst.
- Postvak
- Het dashboardonderdeel met je ongelezen berichten.
- Geschiedenis
- Het dashboardonderdeel met updates op records waar je aan hangt.
- Meldingsinstelling
- De keuze tussen afhandelen per e-mail of binnen Odoo; standaard per e-mail.
- Vergadering
- Een videogesprek, gestart vanuit het dashboard of een gesprek.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Een externe noemen in een interne notitie
Die krijgt de inhoud van die notitie per mail, inclusief de direct bijgevoegde bestanden, en wordt bij een reactie automatisch volger.
Wat helpt: Behandel een interne notitie niet als iets wat zeker binnen blijft.
Vergeten wie volger is
Volgers worden automatisch als ontvanger toegevoegd aan elk bericht.
Wat helpt: Wil je iemand geen bericht sturen, verwijder hem dan als volger voordat je verstuurt, niet erna.
Een verzonden bericht bewerken
Dat kan, maar er gaat geen bijgewerkte versie naar de ontvanger. Die heeft de oude tekst.
Wat helpt: Stuur een nieuw bericht in plaats van het oude aan te passen.
De paperclip blijven zoeken
Zodra er een bestand hangt, opent de paperclip geen bestandskiezer meer maar toont of verbergt hij de bestandensectie.
Wat helpt: Gebruik daarna de knop om bestanden toe te voegen.
Op videovergaderen rekenen zonder voorbereiding
Achter een streng afgeschermd netwerk komt de verbinding niet tot stand zonder externe dienst.
Wat helpt: Test het met de mensen met wie je echt gaat vergaderen.
Denken dat meldingen in Odoo binnenkomen
Standaard staat elke gebruiker op afhandelen per e-mail, niet in Odoo zelf.
Wat helpt: Bespreek die instelling bij de inrichting; anders loopt ieders mailbox vol.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Gebruiken we al een teamchatZo ja, gebruik Odoo Chat dan bij het record en niet als vervanging.
- 2Hoe willen mensen meldingenStandaard per e-mail; dat kan een volle mailbox opleveren.
- 3Wie mag interne notities lezenLet op dat een genoemde externe de notitie per mail krijgt.
- 4Welke kanalen hebben we nodigToegestane groep en automatisch abonneren zijn twee verschillende dingen.
- 5Plannen we activiteitenDat is in de praktijk het nuttigste onderdeel; kleurcodering laat achterstand zien.
- 6Vergaderen we via OdooTest dat eerst; zonder externe dienst kan een verbinding mislukken.
- 7Gebruiken we standaardantwoordenStel de rechten meteen in, anders kan alleen de maker ze gebruiken.
- 8Hoeveel mail stuurt onze databaseDe verzendlimiet geldt over alles heen, ook over meldingen.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een zakelijke teamchat
Wat je wint: Prettiger in gebruik, sterker op zoeken en met veel meer koppelingen.
Wat je inlevert: Een gesprek daar staat los van de order of het ticket waar het over ging. Over een half jaar is de context weg.
Wat je wint: Iedereen heeft het en niemand hoeft iets te leren.
Wat je inlevert: Een mailwisseling zit in een mailbox van een persoon. Zodra die collega weg is, is de geschiedenis weg.
Een gedeelde mailbox
Wat je wint: Beter dan losse mailboxen en iedereen kan meelezen.
Wat je inlevert: Je ziet nog steeds niet bij welke order of welke klant een gesprek hoorde, en wijzigingen aan records worden nergens gelogd.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over chat in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Chat in de gratis versie?
Ja, volledig. Het is bovendien de basis waarop vrijwel elke andere app leunt: de historie onder elk record komt hiervandaan.
Wat is het verschil tussen een notitie en een bericht?
Een notitie is bedoeld voor interne gebruikers. Een bericht gaat naar de volgers en naar ontvangers die je toevoegt. Let op: noem je een externe in een notitie, dan krijgt hij die notitie per mail.
Wie wordt automatisch volger?
Wie een record aanmaakt of eraan wordt toegewezen. Verder kun je per groep of afdeling instellen dat leden automatisch volger worden van een kanaal.
Krijg ik meldingen in Odoo of per mail?
Standaard per e-mail. Per gebruiker kun je dat omzetten naar afhandelen binnen Odoo, waarna alles in het postvak landt.
Kan ik een verzonden bericht bewerken?
Ja, maar er gaat geen bijgewerkte versie naar de ontvanger. Wie geen beheerdersrechten heeft kan bovendien alleen eigen berichten bewerken.
Wie schrijft de gelogde wijzigingen?
Odoo zelf. Wijzigingen via een import of door het systeem worden toegeschreven aan de systeemgebruiker.
Kan ik videovergaderen?
Ja, met scherm delen, hand opsteken en volledig scherm. Let op: zit een deelnemer achter een streng afgeschermd netwerk, dan komt de verbinding niet tot stand zonder een externe dienst waarvoor je zelf een account regelt.
Kunnen externen de hele historie zien?
Nee. Ze kunnen niet inloggen om de volledige historie te bekijken; ze krijgen alleen updates op basis van hun volgerinstellingen of wanneer ze direct genoemd worden.
Hoe werken standaardantwoorden?
Een korte code vervangt zichzelf door een volledige tekst. Let op dat een nieuw antwoord in het begin alleen door de maker gebruikt kan worden, tot je de rechten instelt.
Kan ik een gesprek verlaten?
Ja, maar dat verwijdert de geschiedenis niet. Zodra je opnieuw een gesprek met dezelfde persoon of groep start, staat alles er weer.
Modules die hier vaak bij horen
Bellen
BetaaldBellen vanuit Odoo, met het gesprek bij de klant
Bellen bekijken
CRM
GratisLeads en verkoopkansen in een pijplijn
CRM bekijken
E-mailmarketing
GratisNieuwsbrieven naar je eigen klantenbestand
E-mailmarketing bekijken
Helpdesk
BetaaldKlantvragen als tickets, met teams en doorlooptijden
Helpdesk bekijken
Live chat
GratisMeepraten met bezoekers op je site
Live chat bekijken
Berichten sturen en ontvangen via WhatsApp
WhatsApp bekijkenZelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.