ModuleSpreadsheet
Spreadsheet is een rekenblad dat rechtstreeks op je eigen Odoo-gegevens draait. Je haalt een lijst, een draaitabel of een grafiek uit een app op, en die blijft verbonden met de bron.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft het als een rekenblad dat vergelijkbare functies biedt als andere oplossingen, met als voordeel dat het rechtstreeks met je database is verbonden. Die verbinding loopt via gegevensbronnen: elke keer dat je een lijst, draaitabel of grafiek invoegt, ontstaat er een bron die het blad aan de onderliggende gegevens koppelt.
De gegevens verversen bij elke keer dat je het blad opent of de pagina herlaadt. Naast de gewone rekenbladfuncties zijn er Odoo-eigen functies, bijvoorbeeld om een saldo of een debet en credit van een grootboekrekening op te halen, of het begin en einde van je boekjaar.
Twee dingen die je vooraf moet weten. Een rekenblad met levende gegevens kun je niet met externen delen; die krijgen een foutmelding. Je kunt alleen een bevroren kopie delen, waarin alle Odoo-formules zijn omgezet naar hun waarde. En bij een export naar een gewoon rekenbladbestand gebeurt precies hetzelfde.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Je hebt cijfers nodigEen omzetoverzicht, een debiteurenlijst, een projectanalyse.Boekhouding
- 2Je voegt ze inAls lijst, draaitabel of grafiek; er ontstaat een verbinding met de bron.Spreadsheet
- 3Je rekent verderMet gewone rekenbladfuncties, plus de Odoo-eigen functies.Spreadsheet
- 4Je maakt het leesbaarGrafieken, kleuren per waarde en filters over alle bronnen tegelijk.Spreadsheet
- 5Het blijft actueelBij elke keer openen of herladen worden de cijfers ververst.Spreadsheet
- 6Het wordt gedeeldIntern met collega's, of als dashboard voor een vaste groep.Dashboards
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Documenten
Rekenbladen wonen in Documenten; alles in de handleiding gaat daarvan uit.
In de praktijk: De Documenten-app zit in het abonnement, en daarmee ook de beschreven werkwijze.
Boekhouding
De Odoo-eigen functies halen saldo's, debet en credit uit je grootboek.
In de praktijk: Ook het begin en einde van je boekjaar zijn functies, wat rapportages eenvoudiger maakt.
Dashboards
Een rekenblad kun je omzetten in een dashboard.
In de praktijk: Let op: na die omzetting verdwijnt het rekenblad uit Documenten en beheer je het alleen nog via Dashboards.
Verkoop
Orders en offertes als lijst of draaitabel in je blad.
In de praktijk: Elke gebruiker ziet alleen de gegevens waar hij rechten op heeft.
Enquetes
Er is een eigen functie om enquetegegevens op te halen.
In de praktijk: Handig als je uitslagen zelf wilt doorrekenen.
Projecten
Uren, budgetten en marges naast elkaar in een blad.
In de praktijk: De cijfers verversen zichzelf, dus je hoeft niet maandelijks opnieuw te exporteren.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je exporteert elke maand dezelfde cijfers
Van export naar verbindingDit is het hele punt. Een geexporteerd bestand is meteen verouderd; een rekenblad met een gegevensbron ververst zichzelf bij elke keer openen.
Je bouwt je eigen rapportages
Meer dan de standaardweergavenEen draaitabel met eigen berekende maatstaven en filters die over alle bronnen tegelijk werken, komt verder dan wat de standaardrapportages doen.
Je deelt cijfers met je accountant
Let op de grensExternen kunnen een rekenblad met levende gegevens niet openen. Je deelt een bevroren kopie, en dan zijn alle Odoo-formules omgezet naar hun waarde.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- De rekenmotor zelf, die ook onder de ingebouwde dashboards ligt
- Ingebouwde rapportages met lijst-, draaitabel- en grafiekweergave
- Exporteren van elke lijst naar een rekenbladbestand
Alleen in Enterprise
- De Documenten-app, waarin rekenbladen volgens de handleiding leven
- Sjablonen, delen en de gespreksdraad per blad
- De uitgebreide bewerkfuncties
De rekenmotor zit in de gratis versie en ligt ook onder de ingebouwde dashboards. Maar de handleiding beschrijft elke stap, van aanmaken tot delen, vanuit de Documenten-app, en die zit in het abonnement. In de praktijk is het rekenblad zoals beschreven dus een abonnementservaring.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Regionale instellingen. De scheidingstekens voor duizendtallen en decimalen, de datumnotatie en de eerste dag van de week worden per rekenblad vastgelegd, niet per gebruiker. Wijkt dat af van je eigen profiel, dan verschijnt een waarschuwing. Bij een blad dat je met een Franstalige collega deelt, is dat een reeel punt.
- Nederlandse en Belgische rapportages. De handleiding beschrijft geen Nederlandse of Belgische rapportagesjablonen, geen elektronische aangifteformaten en geen jaarrekeningmodellen. Wat je wel hebt zijn functies om saldo's en boekjaargrenzen op te halen, waarmee je zelf een model bouwt.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Gegevensbron
- De verbinding tussen je blad en de onderliggende Odoo-gegevens.
- Ingevoegde lijst
- Een lijstweergave uit een app, als blok in je blad; groeit niet automatisch mee.
- Draaitabel
- Een kruistabel; statisch als hij uit een app komt, dynamisch als je hem in het blad maakt.
- Globaal filter
- Een filter dat op alle ingevoegde bronnen tegelijk werkt.
- Odoo-functie
- Een functie die alleen in Odoo bestaat, bijvoorbeeld om een grootboeksaldo op te halen.
- Bevriezen
- Alle Odoo-formules omzetten naar hun waarde, zodat je het blad kunt delen.
- Afwijkingenweergave
- De weergave die cellen markeert waarvan de formule uit de pas loopt met de buren.
- Regionale instelling
- Scheidingstekens, datumnotatie en eerste dag van de week; vastgelegd per blad.
- Versiegeschiedenis
- De automatisch bewaarde versies, te benoemen en te herstellen.
- Lezer
- De rol die mag kijken en downloaden, maar geen opmerkingen ziet of kan plaatsen.
- Dashboard
- Een rekenblad dat is omgezet tot dashboard; daarna weg uit Documenten.
- Kolomreferentie
- Een verwijzing naar een kolom; formules ondersteunen er maximaal drie letters.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Een blad met levende gegevens willen delen met een externe
Dat kan niet; die krijgt een foutmelding. Alleen een bevroren kopie is deelbaar, en daarin zijn alle Odoo-formules omgezet naar waarden.
Wat helpt: Maak zo'n kopie bewust, en weet dat hij vanaf dat moment niet meer meebeweegt.
Verwachten dat een geexporteerd bestand blijft werken
Bij een export worden alle formules die Odoo-gegevens ophalen omgezet naar de waarde van dat moment.
Wat helpt: Een export is een momentopname, altijd.
Denken dat een ingevoegde lijst meegroeit
Dat doet hij niet. Komt er een record bij, dan wordt het op de juiste plek ingevoegd en verdwijnt er onderaan een.
Wat helpt: Voeg extra rijen toe bij het invoegen, meer dan je denkt nodig te hebben.
Een ingevoegde lijst verwijderen en denken dat de bron weg is
Het verwijderen van een lijst of draaitabel haalt de gegevensbron niet weg; bij een grafiek wel.
Wat helpt: Ruim bronnen bewust op via het gegevensmenu.
Een blad kopieren en verwachten dat het losstaat
Kopieren of een tabblad dupliceren maakt geen nieuwe gegevensbron; een wijziging slaat door op alle kopieen.
Wat helpt: Voeg opnieuw in als je echt twee losse bronnen wilt.
Verwachten dat iedereen dezelfde cijfers ziet
Elke gebruiker ziet alleen de gegevens waar hij rechten op heeft.
Wat helpt: Twee mensen kunnen hetzelfde blad openen en andere totalen zien; houd daar rekening mee bij overleg.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Wat exporteren we nu maandelijksDat is precies wat een rekenblad met een gegevensbron overbodig maakt.
- 2Wie moet het kunnen lezenExternen kunnen een blad met levende gegevens niet openen.
- 3Delen we met onze accountantDan wordt het een bevroren kopie, en die beweegt niet mee.
- 4Werken we met de Documenten-appDe hele beschreven werkwijze gaat daarvan uit, en die zit in het abonnement.
- 5Hoeveel rijen verwachten weIngevoegde lijsten groeien niet mee; reserveer ruimte.
- 6Zien alle lezers hetzelfdeNee; ieder ziet alleen wat zijn rechten toelaten.
- 7Hebben we een dashboard nodigNa omzetting verdwijnt het blad uit Documenten.
- 8Werken we met meerdere talenRegionale instellingen staan per blad vast, niet per gebruiker.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Exporteren naar een rekenbladbestand
Wat je wint: Iedereen kan ermee overweg en je kunt alles.
Wat je inlevert: Het bestand is meteen verouderd, er ontstaan vijf versies met vijf waarheden, en elke maand doe je het opnieuw.
Een apart rapportagepakket
Wat je wint: Veel sterker op visualisatie, meerdere bronnen combineren en het delen van dashboards.
Wat je inlevert: Een tweede systeem met een koppeling naar je database, en een tweede rechtenstructuur die je gelijk moet houden.
De ingebouwde rapportages van Odoo
Wat je wint: Zitten in de gratis versie en dekken de meeste vragen prima.
Wat je inlevert: Je kunt er niet naast rekenen, geen eigen kolommen toevoegen en geen eigen opmaak maken.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over spreadsheet in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Spreadsheet in de gratis versie?
De rekenmotor wel; die ligt ook onder de ingebouwde dashboards. Maar de handleiding beschrijft elke stap vanuit de Documenten-app, en die zit in het abonnement. In de praktijk is het rekenblad zoals beschreven dus een abonnementservaring.
Blijven de cijfers actueel?
Ja. De gegevens verversen bij elke keer dat je het blad opent of de pagina herlaadt, en handmatig verversen kan ook.
Kan ik het delen met mijn accountant?
Niet als het levende gegevens bevat; die krijgt een foutmelding. Je maakt dan een bevroren kopie, waarin alle Odoo-formules zijn omgezet naar waarden en links naar menu's zijn verwijderd.
Wat gebeurt er bij een export?
Alle formules die Odoo-gegevens ophalen worden omgezet naar de waarde op dat moment. Een export is dus altijd een momentopname zonder verbinding.
Welke Odoo-functies zijn er?
Onder meer functies om een lijst of draaitabel op te halen, en boekhoudkundige functies voor saldo, debet, credit, openstaand bedrag, wisselkoers en het begin en einde van je boekjaar. Die functies werken niet in een gewoon rekenbladbestand.
Groeit een ingevoegde lijst mee?
Nee. De handleiding geeft zelf het voorbeeld: bij tien rijen en een nieuw record wordt dat record op de juiste plek ingevoegd en verdwijnt er een. Voeg dus extra rijen toe bij het invoegen.
Zien alle collega's dezelfde cijfers?
Nee. Elke gebruiker ziet alleen de gegevens waarvoor hij rechten heeft. Twee mensen kunnen hetzelfde blad openen en andere totalen zien.
Kan ik er een dashboard van maken?
Ja. Let op: na die omzetting verdwijnt het rekenblad uit Documenten en kun je het alleen nog via Dashboards beheren en aanpassen.
Is er een limiet aan de grootte?
Formules ondersteunen kolomverwijzingen van maximaal drie letters, wat neerkomt op ruim achttienduizend kolommen. Voor rijen noemt de handleiding geen limiet, wel een waarschuwing dat formules over grote bereiken de prestaties flink kunnen raken.
Kan ik een bestaand rekenblad importeren?
Ja, de handleiding noemt twee formaten. Let op dat het originele bestand standaard naar de prullenbak gaat als je het in Odoo opent; dat kun je uitzetten.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
Documenten
BetaaldBestanden centraal, met goedkeuring en versies
Documenten bekijken
Enquetes
GratisVragenlijsten voor tevredenheid of tests
Enquetes bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijkenBranches die Spreadsheet gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.