ModuleDocumenten
Documenten bewaart je bestanden in Odoo zelf, met mappen, labels en rechten. Het bijzondere is niet de opslag maar de koppeling: elke app zet zijn eigen bestanden automatisch in zijn eigen map.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft het in een zin: bestanden binnen Odoo opslaan, bekijken en beheren. De linkerkolom heeft vaste secties: alles, het bedrijf, je eigen schijf, wat met je gedeeld is, recent, en de prullenbak. Daaronder maak je zelf mappen en submappen.
De echte waarde zit in wat automatisch gebeurt. Bij installatie van een app wordt centralisatie standaard aangezet: bestanden van die app landen in een eigen map. Bij de boekhouding maakt Odoo zelfs een submap per dagboeksoort en zet het de dagboeknaam als label. Bij personeelszaken een submap per medewerker, met labels per documentsoort.
Drie dingen die je vooraf moet weten. Die centralisatie kun je voor de boekhouding niet uitzetten. Wijzigingen aan de map of de labels werken alleen voor nieuwe bestanden, nooit met terugwerkende kracht. En wat de handleiding werkstromen noemt, zijn automatiseringsregels die de Studio-app installeren, en dat kan je abonnement raken.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Er ontstaat een bestandEen factuur, een contract, een foto van een levering.Boekhouding
- 2Het landt automatischIn de map van die app, met de juiste labels erbij.Documenten
- 3Of je zet het er zelf inUploaden, slepen, mailen naar de map, of vanuit de historie van een record.Documenten
- 4Er gebeurt iets meeSplitsen, samenvoegen, laten ondertekenen of laten uitlezen tot een factuur.Ondertekenen
- 5Het wordt gedeeldIntern per rol, of extern via een link met een vervaldatum.Documenten
- 6Het blijft terug te vindenBij het record waar het bij hoort, met alle versies eronder.Documenten
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Boekhouding
Facturen en bonnen landen automatisch, met een submap per dagboeksoort.
In de praktijk: Deze centralisatie kun je voor de boekhouding niet uitzetten.
Werknemers
Een submap per medewerker, met labels per documentsoort zoals contracten en loonstroken.
In de praktijk: Je kunt extra submappen per medewerker instellen met een lijst van namen.
Ondertekenen
Een ondertekenactie per map, en ondertekende documenten die in een map met labels landen.
In de praktijk: Beide apps zitten in het abonnement en werken het best samen.
Projecten
Projectbestanden centraal, met dezelfde rechten als het project.
In de praktijk: Handig bij klantprojecten met veel bijlagen.
Spreadsheet
Rekenbladen wonen in Documenten.
In de praktijk: Alles in de handleiding over rekenbladen gaat uit van deze app.
Kennis
Documenten en artikelen naast elkaar: bestanden hier, uitleg daar.
In de praktijk: Beide zitten in het abonnement.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je zoekt bestanden bij records
Bijlage en record bij elkaarDit is het hele punt. Een netwerkschijf weet niet bij welke factuur een bestand hoort; Documenten wel, want het komt er zelf vandaan.
Je verwerkt veel binnenkomende facturen
Van bestand naar boekingEen pdf in de financiele map kun je met een knop laten uitlezen tot een leveranciersfactuur. Dat scheelt overtypen.
Je deelt bestanden met klanten
Per link met een vervaldatumDelen kan per rol en met een houdbaarheidsdatum. Let op dat toegang via een link eerst aangezet moet worden voordat externe contacten er iets mee kunnen.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Bijlagen bij elk record, met historie
- Bestanden per e-mail laten binnenkomen bij een record
- Het klantportaal waar klanten hun facturen en orders zien
- Rekenbladen, al beschrijft de handleiding die vanuit Documenten
Alleen in Enterprise
- Documenten zelf, met mappen, labels, rechten en de prullenbak
- Automatische centralisatie per app
- Pdf's splitsen en samenvoegen
- Versiebeheer en snelkoppelingen
- Delen met externen via een link met vervaldatum
- Facturen laten uitlezen vanuit de financiele map
- De Studio-app, die meekomt zodra je automatiseringsregels wilt
Deze module zit in het abonnement, en er komt iets bij: wat de handleiding werkstromen noemt zijn automatiseringsregels die de Studio-app vereisen, en Odoo waarschuwt zelf dat dat je prijsplan kan raken.
Odoo naast de opslagpakketten die je kent
Bestanden bewaren kan overal, en de grote namen doen dat beter dan Odoo. De vraag is wat je bestand weet over de order, de factuur of de medewerker waar het bij hoort. Acht pakketten, en waar het verschil zit.
Microsoft SharePoint
Documenten in Microsoft 365- Van
- Microsoft, onderdeel van Microsoft 365
- Voor wie
- Organisaties die al met Microsoft werken
- Sterk in
- Teamsites voor informatie, bestanden en bronnen, een terabyte opslag per gebruiker, samenwerken in realtime, integratie met Teams, en zoeken dat begrijpt wat je bedoelt
- Rechten
- Op site-, lijst- en itemniveau, met aanvullend beperkte toegang en voorwaardelijke toegang
Tegenover Odoo: Als je organisatie al op Microsoft draait, staat dit er en kost het niets extra. Wat het niet doet is een bestand koppelen aan een order, een factuur of een medewerker.
Google Drive
Documenten in Google Workspace- Van
- Google, onderdeel van Google Workspace
- Voor wie
- Organisaties die met Google werken
- Sterk in
- Tot vijf terabyte per gebruiker, zoeken met kunstmatige intelligentie, en deelrechten voor bewerken, reageren of alleen lezen, met vervaldatums
Tegenover Odoo: Dezelfde afweging als bij SharePoint. Het is opslag; Odoo Documenten is opslag die weet bij welk record een bestand hoort.
Box
Documentbeheer met werkstromen- Van
- Box, Redwood City, Verenigde Staten
- Voor wie
- Organisaties die naast opslag ook werkstromen en toegangsbeheer willen
- Sterk in
- Een werkstroombouwer met slepen en neerzetten, automatische classificatie en fijnmazige toegangsrechten, en gestructureerde gegevens uit documenten halen
- Ondertekenen
- Een eigen ondertekenonderdeel zit erin
- Naleving
- Noemt de Europese privacywetgeving en sectorstandaarden expliciet
Tegenover Odoo: Doet net als Odoo opslag en ondertekenen in een. Het verschil is wat er aan de andere kant hangt: bij Box je documenten, bij Odoo je hele administratie.
Dropbox Business
Opslag met ondertekenen- Van
- Dropbox
- Voor wie
- In eigen woorden alles wat je bedrijf nodig heeft om efficient te werken, op een plek
- Sterk in
- Drie terabyte voor teams, grote bestanden versturen, gelaagde deelrechten met wachtwoord en watermerk, groepen en rollen, en een eigen ondertekenonderdeel
Tegenover Odoo: Sterk op delen met mensen buiten je organisatie. Odoo Documenten kan dat ook, maar dan via een portaal dat je eerst moet openzetten.
Deze pakketten doen opslag en samenwerking beter dan Odoo, en dat is geen verrassing: dat is hun hele product. Wat ze niet doen is een bestand automatisch koppelen aan de order, de factuur of de medewerker waar het bij hoort. Dat is precies wat Odoo Documenten wel doet, met per app een eigen map en labels.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Waar je bestanden staan. De handleiding zegt niets over opslaglocatie of bewaartermijnen. Je bestanden staan waar je database staat; dat is een gesprek met je hostingpartij, geen instelling in Odoo.
- Bewaartermijnen. Odoo Documenten kent geen bewaarbeleid en geen automatische vernietiging. De prullenbak leegt zichzelf standaard na dertig dagen, en dat is de enige termijn die de handleiding noemt.
- Bestandsgrootte. Bij Odoo Online is de limiet vierenzestig megabyte per geupload bestand. Voor tekeningen, video's of grote scans loop je daar tegenaan.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Werkruimte
- Een van de vaste secties: het bedrijf, je eigen schijf, gedeeld met mij, recent of de prullenbak.
- Centralisatie
- De instelling die bestanden van een app automatisch in een eigen map zet.
- Label
- Een etiket met naam, kleur en toelichting; apps zetten er zelf ook.
- Snelkoppeling
- Een verwijzing naar een bestand in een tweede map, zonder kopie.
- Versie
- Een eerdere upload van hetzelfde bestand; alle versies blijven bewaard.
- Vergrendelen
- Een bestand blokkeren tegen wijzigen tot iemand het weer vrijgeeft.
- Bestandsverzoek
- Een lege plek met een ontvanger en een termijn, met automatische herinneringen.
- Lezer
- De rol die alleen mag bekijken.
- Bewerker
- De rol die ook mag wijzigen en delen.
- Vindbaar
- De instelling die bepaalt of een gedeelde map ook via bladeren te vinden is.
- Automatiseringsregel
- Wat de handleiding werkstromen noemt; vereist de Studio-app.
- Prullenbak
- Waar verwijderde bestanden dertig dagen blijven staan.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Denken dat werkstromen ingebouwd zijn
Wat de handleiding werkstromen noemt zijn automatiseringsregels, en die vereisen de Studio-app. Odoo waarschuwt zelf dat dat het prijsplan kan raken.
Wat helpt: Bespreek dat met je partner voordat je erop rekent.
Mappen of labels wijzigen en bestaande bestanden verwachten te verplaatsen
Wijzigingen gelden alleen voor nieuwe bestanden; bestaande blijven staan waar ze staan.
Wat helpt: Richt je mappen goed in voordat je begint, niet erna.
Centralisatie voor de boekhouding willen uitzetten
Dat kan niet. De submap per dagboeksoort en het label met de dagboeknaam zijn vast.
Wat helpt: Accepteer die structuur en bouw je eigen mappen eromheen.
Pdf's samenvoegen zonder na te denken
De originele pdf's worden vervangen door de samengevoegde versie. Dat is onomkeerbaar.
Wat helpt: Maak eerst een kopie als je de originelen wilt houden.
Een link delen zonder toegang aan te zetten
Toegang via een link staat standaard uit; zonder dat aan te zetten kun je externen niets geven.
Wat helpt: Zet het per map bewust aan, met een rol en een vervaldatum.
Een record verwijderen en de bijlagen kwijtraken
Bij centralisatie verhuizen de bijlagen mee naar de prullenbak van Documenten.
Wat helpt: Weet dat de prullenbak zichzelf na dertig dagen leegt.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Welke bestanden horen echt in OdooBijlagen bij records wel, je hele netwerkschijf meestal niet.
- 2Hoe groot zijn onze bestandenBij Odoo Online is de limiet vierenzestig megabyte per bestand.
- 3Wie mag wat zienRechten per map en per bestand; bepaal dat voordat je gaat vullen.
- 4Delen we met klantenZet toegang via een link dan bewust aan, met een vervaldatum.
- 5Hebben we werkstromen nodigDie vragen de Studio-app; dat raakt je plan.
- 6Wie ruimt opDe prullenbak leegt na dertig dagen; verder is er geen bewaarbeleid.
- 7Gebruiken we het voor facturenDan is de map van de boekhouding vast ingericht; die structuur kun je niet wijzigen.
- 8Combineren we het met ondertekenenDan zet je de ondertekenactie per map aan en kies je waar getekende documenten landen.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een netwerkschijf of clouddrive
Wat je wint: Iedereen kent het, er is meer opslag en delen is eenvoudig.
Wat je inlevert: Het weet niet bij welke factuur, order of medewerker een bestand hoort. Dat verband bestaat alleen in de mappenstructuur, en die verandert.
Een echt documentbeheersysteem
Wat je wint: Veel sterker op classificatie, bewaartermijnen, naleving en archivering.
Wat je inlevert: Een tweede systeem met een tweede rechtenstructuur, en de koppeling met je administratie is een project op zich.
Bijlagen in de historie van elk record
Wat je wint: Zit in de gratis versie en werkt prima voor losse bestanden.
Wat je inlevert: Je hebt geen mappen, geen labels, geen versies en geen manier om iets buiten dat ene record terug te vinden.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over documenten in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Documenten in de gratis versie?
Nee, alleen in het abonnement. Bijlagen bij records zitten er wel in, maar zonder mappen, labels, versies of delen met externen.
Wat gebeurt er automatisch?
Bij installatie van een app wordt centralisatie standaard aangezet: bestanden van die app landen in een eigen map. Bij de boekhouding met een submap per dagboeksoort, bij personeelszaken met een submap per medewerker.
Kan ik dat uitzetten?
Voor de boekhouding niet. Voor andere apps wel, maar let op: wijzigingen aan de map of de labels gelden alleen voor nieuwe bestanden.
Hoe komen bestanden binnen?
Uploaden, slepen, per e-mail naar een adres dat je aan een map hangt, automatisch vanuit een app, of met een knop bij een bijlage in de historie van een record. Een scanfunctie beschrijft de handleiding niet.
Kan ik pdf's splitsen?
Ja, een meerpagina-pdf uit elkaar halen kan met een knop. Samenvoegen kan ook, maar let op: de originelen worden vervangen door de samengevoegde versie.
Hoe deel ik met een klant?
Via een link, met een rol en eventueel een vervaldatum. Toegang via een link staat standaard uit en moet je eerst aanzetten. Ontvangers komen op een apart portaal met de bestanden uit die map.
Zijn er werkstromen?
Wat de handleiding zo noemt zijn automatiseringsregels, en die vereisen de Studio-app. Odoo waarschuwt zelf dat dat je prijsplan kan raken.
Hoe groot mag een bestand zijn?
Bij Odoo Online maximaal vierenzestig megabyte per geupload bestand.
Blijven oude versies bewaard?
Ja. Alle versies staan in uploadvolgorde en je kunt er een downloaden of een nieuwe uploaden.
Wat gebeurt er als ik een record verwijder?
Bij centralisatie verhuizen de bijlagen mee naar de prullenbak van Documenten, en die leegt zichzelf standaard na dertig dagen.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
Kennis
BetaaldInterne artikelen en werkinstructies
Kennis bekijken
Ondertekenen
BetaaldContracten digitaal laten tekenen
Ondertekenen bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Spreadsheet
Deels gratisRekenbladen die rechtstreeks op je eigen cijfers rekenen
Spreadsheet bekijken
Werknemers
GratisPersoneelsdossiers, contracten en teams
Werknemers bekijken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.