ModuleOndertekenen
Ondertekenen laat je een pdf online laten tekenen: velden slepen, ondertekenaars toevoegen, eventueel in volgorde, en versturen. Na afloop krijgt iedereen het getekende document en een bewijsstuk.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft de app als documenten online ondertekenen, versturen en goedkeuren, en stelt dat de handtekeningen geldig zijn in de Europese Unie en de Verenigde Staten. Je uploadt een pdf, sleept velden op de juiste plek, voegt ondertekenaars toe en verstuurt. Elke ondertekenaar krijgt een eigen kleur, en zijn velden krijgen die kleur als achtergrond.
Er zijn negen veldtypen, van handtekening en parafen tot tekst, aankruisvakjes, keuzelijsten en een stempel. Sjablonen maak je van documenten die vaak terugkomen, met een map en labels waarin het getekende document belandt, en een geldigheidstermijn in dagen.
Het belangrijkste feit staat in de handleiding zelf. De Europese verordening kent drie niveaus handtekening: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Odoo schrijft letterlijk dat het het eerste type genereert: eenvoudige elektronische handtekeningen. Voor een offerte of een akkoord is dat genoeg; voor een akte of een zwaar contract meestal niet.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Er is een documentEen offerte, een contract, een verwerkersovereenkomst.Verkoop
- 2De velden worden gezetHandtekening, datum, naam, aankruisvakjes; verplicht of optioneel.Ondertekenen
- 3Het gaat de deur uitNaar een of meer ondertekenaars, eventueel in volgorde.Ondertekenen
- 4Er wordt getekendDe ondertekenaar vult de velden in en bevestigt zijn handtekening.Ondertekenen
- 5Iedereen krijgt het terugHet getekende document plus een bewijsstuk, per mail en in de historie.Documenten
- 6Het verwerkt zichBij een offerte gaat de order door; bij een sollicitant schuift hij naar contract getekend.Werving
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Verkoop
Een offerte laten tekenen vanaf de order zelf.
In de praktijk: Het getekende document en het bewijsstuk komen in de historie van die order.
Documenten
Per sjabloon kies je in welke map en met welke labels het getekende document landt.
In de praktijk: Je kunt ook per map een ondertekenactie aanzetten zodat je vanuit Documenten kunt tekenen.
Werving en selectie
Een arbeidscontract digitaal laten tekenen door de kandidaat.
In de praktijk: Zodra alle partijen getekend hebben, schuift de sollicitant automatisch naar de fase contract getekend.
Verhuur
Een huurovereenkomst laten tekenen bij het ophalen.
In de praktijk: Beide apps zitten in het abonnement.
Abonnementen
Een contract bij het afsluiten laten tekenen.
In de praktijk: Handig als je met vaste voorwaarden werkt die elke klant moet accepteren.
Boekhouding
Een getekende offerte is het bewijs onder je factuur.
In de praktijk: Het bewijsstuk hangt aan hetzelfde record, dus je vindt het terug bij een controle.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je laat offertes tekenen
Van post naar klikDit is het meest voorkomende gebruik en tegelijk het gemakkelijkste. De eenvoudige handtekening is voor een akkoord op een offerte ruim voldoende.
Je neemt mensen aan
Contract en dossier bij elkaarEen getekend arbeidscontract dat automatisch de sollicitant doorschuift en in het personeelsdossier landt, is precies wat je in twee losse systemen niet krijgt.
Je hebt zware contracten
Kijk naar het niveauDe handleiding zegt zelf dat Odoo de eenvoudige handtekening genereert. Voor een akte, een volmacht of een contract met hoge bewijslast heb je een gespecialiseerde partij nodig.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Bijlagen bij records en de historie waarin een getekend document landt
- Het klantportaal waar klanten documenten kunnen bekijken
- Offertes met online akkoord, waarbij de klant digitaal bevestigt
Alleen in Enterprise
- Ondertekenen zelf, met sjablonen en negen veldtypen
- Meerdere ondertekenaars met een afdwingbare volgorde
- Identiteitscontrole met een sms-code of een Europese identiteitsdienst
- Het bewijsstuk na volledige ondertekening
- Een eigen digitaal certificaat
- De Documenten-app om getekende stukken te ordenen
Deze module zit in het abonnement. Let op: de identiteitscontroles werken op credits, en raken die op, dan slaat Odoo de controle stilzwijgend over. De aanvraag faalt niet; de controle verdwijnt gewoon.
Odoo naast de ondertekendiensten die je kent
Bij digitaal ondertekenen draait alles om een ding: welk niveau handtekening krijg je. De Europese verordening kent er drie, en niet elke aanbieder levert ze alle drie. Tien diensten die je in Nederland en Belgie tegenkomt.
Signhost
Ondertekenen op drie niveaus- Van
- Signhost, voorheen Evidos; Nederlands, sinds 2022 onderdeel van Entrust
- Voor wie
- Organisaties die willen kunnen kiezen hoe zwaar een handtekening moet zijn
- Niveaus
- Noemt alle drie de Europese niveaus zelf: eenvoudig met e-mailverificatie, geavanceerd met sterkere identificatie, en gekwalificeerd met identiteitscontrole volgens de Europese verordening
- Identificatie
- Identiteitsbewijs of paspoort controleren, overheids- of bank-identiteiten in sommige landen, en itsme voor het hoogste niveau
Tegenover Odoo: Dit is het scherpste verschil. De handleiding van Odoo zegt zelf dat Odoo het eerste niveau genereert: eenvoudige elektronische handtekeningen. Voor een akte of een arbeidscontract met hoge eisen is dat niet genoeg.
itsme
Identiteit en ondertekenen- Van
- Belgian Mobile ID, Brussel; een initiatief van Belgische banken en telecombedrijven
- Voor wie
- In eigen woorden bijna acht miljoen Belgische gebruikers
- Wat het is
- Geen ondertekensoftware maar een identiteitsapp: inloggen, transacties bevestigen en documenten tekenen zonder wachtwoorden of kaartlezers
- Juridisch
- Volgens de eigen site heeft een handtekening met itsme dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening
Tegenover Odoo: In Belgie is dit de laag die het verschil maakt tussen een eenvoudige en een gekwalificeerde handtekening. Odoo ondersteunt itsme in de Europese Unie, maar rekent daarvoor wel credits af.
Nitro Sign
Ondertekenen met itsme- Van
- Nitro; het Belgische Connective is hierin opgegaan
- Voor wie
- Organisaties met strengere eisen aan naleving
- Niveaus
- Ondersteunt naast de eenvoudige handtekening ook de geavanceerde en de gekwalificeerde, met identiteitscontrole en certificaatgebaseerd ondertekenen
- itsme
- Noemt itsme expliciet als gekwalificeerde methode volgens de Europese verordening
Tegenover Odoo: De Belgische route naar een gekwalificeerde handtekening. Dat is het niveau dat Odoo volgens zijn eigen handleiding niet levert.
Youtrust
Ondertekenen en identiteit- Van
- Youtrust, voorheen Yousign; Frankrijk
- Voor wie
- In eigen woorden een compleet digitaal vertrouwensplatform met ondertekenen, identiteitscontrole en klantidentificatie
- Niveaus
- Alle drie: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd
Tegenover Odoo: Europees en compleet op de drie niveaus. Voor een bedrijf dat alleen offertes laat tekenen, is dat zwaarder dan nodig.
Scrive
Ondertekenen met eigen vertrouwensdienst- Van
- Scrive, Zweden
- Voor wie
- Organisaties die de hoogste bewijskracht nodig hebben
- Bijzonder
- Noemt zichzelf een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener onder de Europese verordening, en levert een eigen gekwalificeerde handtekening
Tegenover Odoo: Een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener zijn is een formele status met toezicht. Dat is een andere wereld dan een ondertekenmodule in een bedrijfssysteem.
ZealiD
Gekwalificeerde identiteit- Van
- ZealiD, Stockholm, met een kantoor in Vilnius; onder toezicht van de Zweedse toezichthouder
- Wat het is
- Een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener die op de Europese vertrouwenslijst staat
- Rol
- Levert de identiteitscontrole die andere ondertekenplatformen gebruiken
Tegenover Odoo: Net als itsme is dit geen concurrent maar een laag eronder. Odoo werkt met e-mailverificatie, een sms-code en itsme, en verder niets.
Hier draait alles om een ding: welk niveau handtekening je krijgt. De Europese verordening kent er drie, en de handleiding van Odoo is er zelf duidelijk over: Odoo genereert het eerste, de eenvoudige elektronische handtekening. Signhost, Nitro en itsme leveren ook het hoogste niveau. Voor een offerte of een akkoord is eenvoudig genoeg; voor een akte of een zwaar contract niet.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Het niveau van de handtekening. De Europese verordening kent drie niveaus. De handleiding van Odoo schrijft dat Odoo het eerste type genereert: de eenvoudige elektronische handtekening. Voor een akkoord op een offerte is dat prima; voor een akte of een contract met hoge bewijslast is een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening nodig, en die levert Odoo niet.
- De Belgische identiteitsdienst. Odoo ondersteunt de bekende Belgische identiteitsapp als aanvullende controle, beschikbaar in de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en IJsland. Die staat standaard uit en je zet hem zelf aan. Hij werkt op credits.
- Nederlandse identiteitsdiensten. De handleiding noemt geen Nederlandse overheids- of bankidentiteit als controlemethode. Wat er is: e-mailverificatie, een sms-code en de Belgische identiteitsapp.
- Juridisch advies. Odoo plaatst zelf een uitdrukkelijke disclaimer: de informatie over geldigheid heeft geen juridische waarde en is algemeen. Wie zekerheid nodig heeft, legt het voor aan een jurist.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Veld
- Een plek op het document die ingevuld moet worden; er zijn er negen soorten.
- Ondertekenaar
- Wie moet tekenen; elk krijgt een eigen kleur.
- Ondertekenvolgorde
- De instelling die afdwingt dat de tweede pas na de eerste aan de beurt is.
- Sjabloon
- Een document dat terugkomt, met velden, een map en een geldigheidstermijn.
- Geldigheidstermijn
- Het aantal dagen dat een aanvraag bruikbaar blijft; nul betekent onbeperkt.
- Doorgeven
- Het recht van een ondertekenaar om zichzelf te laten vervangen.
- Bewijsstuk
- Het document dat na volledige ondertekening naar alle partijen gaat.
- Ondertekenaarsafdruk
- Een unieke code die de identiteit aan de exacte inhoud op dat moment koppelt.
- Cryptografische ondertekening
- Een extra laag met je eigen digitaal certificaat.
- Eenvoudige handtekening
- Het eerste van drie Europese niveaus; dit is wat Odoo genereert.
- Identiteitscontrole
- E-mail als standaard, aanvullend een sms-code of de Belgische identiteitsapp.
- Credits
- Het tegoed waarop de aanvullende identiteitscontroles draaien.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Denken dat de identiteitscontrole altijd werkt
Raken je credits op, dan slaat Odoo de controle over. De aanvraag faalt niet; de controle verdwijnt stilzwijgend.
Wat helpt: Bewaak je saldo, zeker als je de sms-controle als bewijs gebruikt.
Een sjabloon willen wijzigen na gebruik
Zodra een sjabloon voor een aanvraag is gebruikt, kun je het niet meer bewerken. Bewerken maakt een kopie.
Wat helpt: Test je sjabloon een keer op een testdocument voordat je hem echt gebruikt.
Een link delen bij meerdere ondertekenaars
De deelbare link werkt alleen bij precies een ondertekenaar.
Wat helpt: Bij twee of meer verstuur je per e-mail.
Verwachten dat weigeren altijd kan
Weigeren kan alleen via de link in de e-mail, niet als je het document rechtstreeks in Odoo opent. En een enkel document weigeren binnen een bundel annuleert de hele aanvraag.
Wat helpt: Leg dat uit aan wie namens jou opent.
Een ondertekenaar willen vervangen
Dat kan alleen als je vooraf hebt toegestaan dat hij mag doorgeven.
Wat helpt: Zet dat aan bij contracten waar de tekenbevoegde kan wisselen.
Een veld aanpassen en denken dat het overal geldt
Een wijziging na plaatsing geldt alleen voor dat document. Permanent wijzigen doe je in de veldinstellingen.
Wat helpt: Richt je veldtypen een keer goed in.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Wat laten we tekenenOffertes en akkoorden passen bij de eenvoudige handtekening; aktes niet.
- 2Hebben we identiteitscontrole nodigZo ja, reken op credits en bewaak je saldo.
- 3Tekenen er meerdere partijenBepaal of de volgorde uitmaakt; dat is een instelling per aanvraag.
- 4Welke documenten komen terugDaar maak je sjablonen van, met een map en labels voor het resultaat.
- 5Waar moeten getekende stukken landenDat stel je per sjabloon in; dat vraagt wel de Documenten-app.
- 6Kan de tekenbevoegde wisselenZet doorgeven dan vooraf aan, anders kan het niet.
- 7Hoelang blijft een aanvraag geldigNa de vervaldatum werkt de link in de mail niet meer.
- 8Werken we met meerdere bedrijvenEen eigen certificaat geldt per bedrijf.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Printen, tekenen, scannen
Wat je wint: Iedereen kan het en niemand hoeft iets te leren.
Wat je inlevert: Het duurt dagen, de scan is onleesbaar, en je hebt geen enkel bewijs van wie wanneer tekende.
Een gespecialiseerde ondertekendienst
Wat je wint: Levert ook de geavanceerde en gekwalificeerde handtekening, met echte identiteitscontrole.
Wat je inlevert: Je tekent dan buiten je administratie, dus het getekende stuk moet daarna alsnog bij de juiste order of medewerker terechtkomen.
Online akkoord op een offerte
Wat je wint: Zit in de gratis versie: de klant bevestigt zijn offerte met een klik.
Wat je inlevert: Dat werkt alleen voor offertes. Voor een arbeidscontract, een verwerkersovereenkomst of een huurovereenkomst heb je meer nodig.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over ondertekenen in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Ondertekenen in de gratis versie?
Nee, alleen in het abonnement. Online akkoord op een offerte zit er wel in: de klant bevestigt zijn offerte dan met een klik.
Welk niveau handtekening levert Odoo?
De handleiding is er duidelijk over: het eerste van de drie Europese niveaus, de eenvoudige elektronische handtekening. Geavanceerd en gekwalificeerd levert Odoo niet.
Hoe wordt de identiteit gecontroleerd?
Standaard per e-mail: elke ondertekenaar krijgt een unieke link. Aanvullend kun je per ondertekenaar een sms-code instellen, of de bekende Belgische identiteitsapp, beschikbaar in de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en IJsland.
Wat gebeurt er als mijn credits op zijn?
Dan wordt de identiteitscontrole overgeslagen. De aanvraag gaat gewoon door, alleen zonder controle. Dat staat letterlijk in de handleiding.
Kan ik een volgorde afdwingen?
Ja. Zet ondertekenvolgorde aan en geef elke ondertekenaar een nummer. De volgende krijgt het verzoek pas nadat de vorige getekend heeft.
Welke velden kan ik gebruiken?
Negen typen: handtekening, paraaf, tekst, meerregelige tekst, aankruisvakje, keuzerondje, keuzelijst, doorhaling en stempel.
Kan ik een sjabloon aanpassen?
Alleen zolang het nog niet is gebruikt. Daarna opent het in kijkstand en maakt bewerken een kopie.
Kan iemand weigeren te tekenen?
Ja, maar alleen via de link in de e-mail. En weiger je een enkel document binnen een bundel, dan wordt de hele aanvraag geannuleerd.
Welke bestanden kan ik laten tekenen?
De handleiding noemt alleen pdf.
Wat krijgt iedereen achteraf?
Het getekende document plus een bewijsstuk, per mail naar de aanvrager, de ondertekenaars en eventuele meelezers. Kwam de aanvraag vanuit een record, dan staat het ook in de historie daarvan.
Modules die hier vaak bij horen
Abonnementen
BetaaldTerugkerende facturen, verlengingen en opzeggingen
Abonnementen bekijken
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
Documenten
BetaaldBestanden centraal, met goedkeuring en versies
Documenten bekijken
Verhuur
BetaaldArtikelen verhuren met periodes, borg en retour
Verhuur bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Werving en selectie
GratisVacatures en sollicitanten door de stappen heen
Werving en selectie bekijkenBranches die Ondertekenen gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.