ModuleVerhuur
Verhuur maakt van een verkooporder een huurorder: met een periode, een ophaalmoment, een retourmoment en kosten bij te laat terugbrengen. Het werkt voor spullen die de deur uit gaan en voor ruimtes die dat nooit doen.
Waar deze module over gaat
Een verhuurofferte werkt zoals een verkoopofferte. Je kiest een klant, zet de huurperiode en de artikelen erop en stuurt hem weg. Bevestigt de klant, dan wordt het een huurorder en verschijnt een markering dat hij geboekt is. Pas daarna kunnen de artikelen worden opgehaald.
Prijzen komen uit een tabel op het product: een periode, een prijs en eventueel een prijslijst. Er is geen limiet op het aantal regels, maar er is wel een harde rekenregel. Odoo gebruikt er altijd maar een, en kiest de goedkoopste. De handleiding rekent zelf een voorbeeld voor: bij een dagprijs van honderd, driedaagse prijs van tweehonderdvijftig en weekprijs van vijfhonderd betaalt iemand die acht dagen huurt drie keer de driedaagse prijs, dus zevenhonderdvijftig.
Verhuur kent twee soorten artikelen. Goederen verlaten je voorraad en komen terug. Diensten doen dat niet: een hotelkamer, een vergaderruimte of een opslagunit is in Odoo een dienst, net als arbeid en net als een borg. Dat onderscheid bepaalt vrijwel de hele inrichting.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1De klant vraagt iets aanVoor een periode die jij in de offerte vastlegt.Verhuur
- 2De prijs wordt berekendUit een van de prijsregels; altijd de goedkoopste.Verhuur
- 3De order wordt bevestigdPas daarna kan er iets opgehaald worden.Verhuur
- 4Er wordt getekendOptioneel, met een huurovereenkomst via het klantenportaal.Ondertekenen
- 5Het artikel gaat meeOphalen valideren, met aantallen en serienummers.Voorraad
- 6Het komt terugRetour valideren; bij te laat gelden de vertragingskosten.Verhuur
- 7Er wordt gefactureerdInclusief eventuele extra kosten en de terugbetaling van de borg.Boekhouding
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Verkoop
Een huurorder is technisch een verkooporder.
In de praktijk: Voor het instellen van offertes moet Verkoop geinstalleerd zijn.
Voorraad
Nodig voor leveringsbonnen, retourbonnen, serienummers en meerdere locaties.
In de praktijk: Zet je verhuurtransfers aan, dan maakt Odoo een eigen locatie aan die je niet moet wijzigen.
Planning
Bij dienstartikelen ontstaan shifts op basis van beschikbaarheid.
In de praktijk: Rollen en materialen maak je daar aan, voordat je het artikel in Verhuur aanmaakt.
Ondertekenen
Nodig om een huurovereenkomst te laten tekenen.
In de praktijk: Het verzoek komt in de historie van de order en bereikt de klant via portaal of mail.
Projecten
Bij bevestiging kunnen automatisch een project en taken ontstaan.
In de praktijk: Handig bij verhuur met opbouw, transport of bediening.
Urenstaten
Voor diensten die per uur gefactureerd worden.
In de praktijk: Let op: tijd schrijven op een taak zet de order automatisch op opgehaald.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je verhuurt materieel dat terug moet komen
Ophalen en retour op de orderDe order weet wat er uit is, wat er terug is en welk exemplaar het betrof. Dat is precies wat een agenda of rekenblad niet kan.
Je verhuurt ruimtes of plekken
Diensten, niet goederenEen kamer of een werkplek verlaat je voorraad niet. Die richt je in als dienst, met een rol en materialen in Planning, en met een periode per nacht.
Je hebt complexe staffels en kortingen
Reken de uitkomst naOdoo gebruikt een prijsregel en kiest de goedkoopste, die hij zo nodig herhaalt. Bij een periode die niet precies past kan dat duurder uitvallen dan de langere regel.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
Alleen in Enterprise
- Huurorders met een periode en automatische prijsberekening
- Verhuurperiodes van uren tot jaren, plus een variant per nacht
- Vertragingskosten per uur en per dag
- Reserveertijd tussen twee verhuringen
- Ophalen en retourneren met serienummers en een printbare bon
- Borg via een dienstartikel als optie
- Koppeling met Planning, Projecten en Urenstaten
Verhuur zit volledig in het abonnement. Je kunt in de gratis versie wel iets met verkooporders improviseren, maar dan zonder periode, zonder ophaal- en retourregistratie en zonder vertragingskosten.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Borg. Er is geen borgveld. Je maakt per verhuurartikel dat een borg vereist een apart dienstartikel aan en hangt dat als optioneel artikel aan het verhuurartikel. Terugbetalen gaat met een creditnota en door het geleverde aantal op de order op nul te zetten.
- Een periode per order. Er kan maar een huurperiode per order bestaan. Artikelen met verschillende periodes vragen dus aparte orders.
- Een dag is geen etmaal. De handleiding waarschuwt er zelf voor: een dag huren is meestal beperkt tot je openingstijden, niet tot vierentwintig uur. Leg dat in je voorwaarden vast.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Huurorder
- Een bevestigde verhuurofferte; werkt als een verkooporder.
- Verhuurperiode
- De tijdseenheid waarmee het tarief wordt berekend.
- Periode per nacht
- Een periode met een in- en uitchecktijd in plaats van een duur.
- Goederen
- Fysieke artikelen die je voorraad verlaten en terugkomen.
- Diensten
- Arbeid, een borg, of een fysiek iets dat je voorraad nooit verlaat.
- Borgartikel
- Een dienstartikel met het borgbedrag, gekoppeld als optie.
- Vertragingskosten
- De boete per uur en per dag bij te laat terugbrengen.
- Speling
- De tijd dat een artikel geblokkeerd is voor nieuwe reserveringen.
- Verhuurtransfers
- De instelling die leverings- en retourbonnen laat ontstaan.
- Verhuurlocatie
- De interne locatie waar artikelen tijdens de huurperiode staan.
- Rol
- Het Planning-begrip dat materialen of medewerkers aan een dienst koppelt.
- Handtekeningverzoek
- Het verzoek aan de klant om de huurovereenkomst te tekenen.
Acht valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Denken dat de prijsregels optellen
Odoo gebruikt er een en kiest de goedkoopste, die hij herhaalt om de periode te dekken.
Wat helpt: Reken een paar realistische periodes na voordat je live gaat.
Artikelen toevoegen voor de periode klaarstaat
De prijs blijft dan op de oude berekening staan.
Wat helpt: Gebruik de knop om de huurprijzen bij te werken en bevestig de melding.
Meerdere periodes op een order willen
Dat kan niet; er is een periode per order.
Wat helpt: Maak per periode een aparte order.
Partijen gebruiken in plaats van serienummers
Voor verhuurartikelen kan alleen per uniek serienummer worden gevolgd; partijen geven een foutmelding.
Wat helpt: Kies bij het inrichten meteen de juiste trackingmethode.
De automatisch aangemaakte verhuurlocatie wijzigen
De handleiding waarschuwt twee keer dat dit je voorraadregistratie corrupt maakt.
Wat helpt: Laat die locatie staan zoals hij is.
Tijd schrijven voor het ophalen
Uren schrijven op een gekoppelde taak zet de order automatisch op opgehaald, terwijl de ophaalknop gewoon zichtbaar blijft.
Wat helpt: Registreer eerst het ophalen en schrijf daarna pas tijd.
De borg vergeten toe te voegen
Het venster met opties verschijnt alleen als het dienstartikel als optioneel artikel is ingesteld, en je moet het daarna nog expliciet toevoegen.
Wat helpt: Controleer bij de eerste orders of de borgregel er echt op staat.
Een dienst niet terugmelden
Ook een verhuurdienst moet op de order geretourneerd worden, ook als er geen fysiek artikel bij zat.
Wat helpt: Neem het retourneren op in je afsluitroutine.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Verhuren we spullen of ruimtesDat bepaalt of je met goederen of met diensten werkt.
- 2Welke periodes hanteren weEn wat betekent een dag bij ons precies.
- 3Hoe zit onze staffel in elkaarReken na wat een periode kost die niet precies past.
- 4Werken we met een borgDan is dat een apart dienstartikel per verhuurartikel.
- 5Volgen we exemplarenAlleen serienummers kunnen; partijen niet.
- 6Wat is onze schoonmaak- of onderhoudstijdDie zet je als reserveertijd tussen twee verhuringen.
- 7Wat rekenen we bij te laatPer uur, per dag, en vanaf hoeveel uur.
- 8Laten we tekenenDan is de app Ondertekenen nodig, voor het ophalen.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een gedeelde agenda
Wat je wint: Iedereen kan hem lezen en hij is zo opgezet.
Wat je inlevert: Een agenda weet niet welk exemplaar uit is, wat de borg was of wat er nog gefactureerd moet worden.
Los verhuurpakket
Wat je wint: Vaak sterker op beschikbaarheidsplanning, transport en schade-afhandeling.
Wat je inlevert: Facturen, voorraad en klantgegevens staan dan in twee systemen. Voor bedrijven die alleen verhuren kan dat toch de betere keuze zijn.
Verkooporders met een notitie erbij
Wat je wint: Kost geen extra app en je kent het al.
Wat je inlevert: Geen periode, geen ophaal- en retourregistratie, geen vertragingskosten en geen zicht op wat er nog buiten staat.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over verhuur in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Wat betaalt een klant als de huurduur niet op een regel past?
Odoo gebruikt een prijsregel en kiest de goedkoopste. Bij dagprijs honderd, driedaagse prijs tweehonderdvijftig en weekprijs vijfhonderd betaalt iemand die acht dagen huurt drie keer de driedaagse prijs.
Kan ik artikelen met verschillende huurperiodes op een order zetten?
Nee. Er kan maar een huurperiode per order bestaan; elke afwijkende periode vraagt een eigen order.
Hoe regel ik een waarborgsom?
Als apart dienstartikel met het borgbedrag, gekoppeld als optioneel artikel aan het verhuurartikel. Bij het maken van de order voeg je het toe in het venster dat dan verschijnt.
Hoe krijgt de klant zijn borg terug?
Met een creditnota vanuit de factuur, en door het geleverde aantal op de gekoppelde order op nul te zetten.
Hoe reken ik kosten voor te laat terugbrengen?
Met een bedrag per uur en per dag, plus het aantal uren waarna de boete ingaat. Per artikel kun je dat overschrijven.
Hoe voorkom ik dat een artikel meteen weer geboekt wordt?
Met reserveertijd: de periode dat het artikel na een verhuring geblokkeerd is, bijvoorbeeld voor schoonmaak of onderhoud.
Kan ik exemplaren afzonderlijk volgen?
Ja, met serienummers. Partijen kunnen niet; die geven een foutmelding voor verhuurartikelen.
Wat gebeurt er met mijn voorraad?
Goederen gaan bij verhuur naar een aparte interne locatie en komen bij retour terug. Die locatie moet je ongemoeid laten. Ruimtes en plekken zijn diensten en veroorzaken geen voorraadbeweging.
Kan ik de klant een contract laten tekenen?
Ja, met de app Ondertekenen. Het verzoek kan in elk stadium van de order, en de klant tekent via het portaal of via mail.
Werkt dit voor hotelkamers of vergaderruimtes?
Ja, als dienst. Je maakt eerst in Planning een rol en de bijbehorende materialen aan, en gebruikt de periode per nacht met een in- en uitchecktijd.
Modules die hier vaak bij horen
Ondertekenen
BetaaldContracten digitaal laten tekenen
Ondertekenen bekijken
Planning
BetaaldDiensten en shifts inplannen per medewerker
Planning bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Urenstaten
GratisUren schrijven en doorbelasten
Urenstaten bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Voorraad
GratisMagazijnen, locaties, routes en waardering
Voorraad bekijkenBranches die Verhuur gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.