ModuleKennis
Kennis is de interne wiki van Odoo: artikelen in een boomstructuur, met rechten per artikel. Wat het bijzonder maakt is dat je er levende gegevens uit andere apps in kunt zetten.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft het als een app waarmee interne gebruikers hun kennisbank verrijken met wat ze samen verzamelen. De pagina's heten artikelen: een titel en een tekstveld waarin tekst, afbeeldingen, links, records uit andere apps en sjablonen kunnen staan.
De zijbalk heeft vier categorieen: favorieten, werkruimte voor alle interne gebruikers, gedeeld met specifieke mensen, en prive. Artikelen kunnen elkaars kind zijn, en geneste artikelen erven de rechten van hun ouder. Met schuine-streepcommando's zet je een inhoudsopgave, een klembordblok, een inklapbare sectie of een weergave uit een andere app in je artikel.
Dat laatste is het sterkste en tegelijk het lastigste. Je kunt een lijst, kanban of kalender uit elke app in een artikel zetten. Maar wie geen rechten op die gegevens heeft, ziet dat blok gewoon niet, ook al mag hij het artikel wel lezen. En wie het artikel via een gedeeld adres opent, ziet die blokken helemaal niet.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Iemand legt iets uitEen werkinstructie, een procedure, een antwoord op een vraag.Kennis
- 2Het wordt een artikelIn de werkruimte voor iedereen, gedeeld met een groep, of prive.Kennis
- 3Er komen levende gegevens bijEen lijst met openstaande taken of een planning uit een andere app.Projecten
- 4Het wordt gevondenVia de boomstructuur of via het commandopalet.Kennis
- 5Het wordt gedeeldIntern per rol, of publiek met een link als de Website-app er is.Website
- 6Het wordt gebruikt bij supportEen klembordblok als antwoord op een ticket, of als omschrijving.Helpdesk
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Helpdesk
Artikelen als kennisbank bij een supportteam.
In de praktijk: Let op: geneste artikelen worden niet automatisch publiek; elk artikel publiceer je apart.
Website
Vereist om het adres van een artikel te kunnen delen.
In de praktijk: De handleiding is daar expliciet over: zonder die app kun je geen artikel-adres delen.
Werknemers
Werkinstructies en inwerkdocumentatie naast het personeelsdossier.
In de praktijk: Een taakreeks bij inwerken kan naar het juiste artikel verwijzen.
Projecten
Een projectplanning of takenlijst als levend blok in een artikel.
In de praktijk: Wie geen rechten op dat project heeft, ziet dat blok niet.
Documenten
Bestanden daar, uitleg hier.
In de praktijk: Beide apps zitten in het abonnement en worden vaak samen gebruikt.
Artificiele intelligentie
Een artikel laten genereren met kunstmatige intelligentie.
In de praktijk: Die functie zit in dezelfde prijsklasse en vraagt de AI-app.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je legt werkwijzen vast
Uitleg die vindbaar blijftEen procedure in een gedeelde map wordt niet gelezen en niet bijgewerkt. Een artikel met rechten en een boomstructuur wel, zeker als het naast het werk staat.
Je wilt levende gegevens in je uitleg
Documentatie die meebeweegtEen handleiding met daarin de actuele lijst openstaande zaken is iets wat geen losse wiki kan. Let wel op wie dat blok te zien krijgt.
Je hebt een helpdesk
Antwoorden hergebruikenKlembordblokken kun je vanuit een ticket als antwoord versturen of als omschrijving gebruiken. Die knoppen verschijnen alleen als je het artikel vanuit de helpdesk opent.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- De historie bij elk record, waarin je afspraken kunt vastleggen
- De Website-app, waarmee je een publieke uitlegpagina kunt maken
- Een blog voor uitleg die naar buiten mag
- Een forum waarin collega's elkaars vragen beantwoorden
Alleen in Enterprise
- Kennis zelf, met artikelen, nesten en sjablonen
- Rechten per artikel, met interne en portaalgebruikers
- Ingesloten weergaven uit andere apps
- Klembordblokken voor hergebruik in support
- Publiek delen van een artikel
- Artikelen genereren met kunstmatige intelligentie
Deze module zit in het abonnement, en om een artikel via een adres te delen heb je bovendien de Website-app nodig. Zonder Kennis kun je met een blog of een forum uitleg vastleggen, maar niet met rechten per artikel en niet met levende gegevens erin.
Odoo naast de kennisbanken die je kent
Interne kennis vastleggen kan in een werkruimte, een wiki of een kennisbank voor klanten. Zes platformen die je tegenkomt, en het ene ding dat Odoo Kennis als enige kan.
Notion
Werkruimte met kennisbank- Van
- Notion
- Voor wie
- In eigen woorden de werkruimte waar teams en agenten samen denken
- Sterk in
- Kennis centraal zetten, documenten, projecten, een vergadernotulant, en zoeken over je hele organisatie
- Kunstmatige intelligentie
- Diep ingebouwd, met agenten die taken uitvoeren
Tegenover Odoo: Het meest gebruikte alternatief, en veel flexibeler dan Odoo Kennis. Wat het niet heeft is jouw orders, klanten en projecten als levende inhoud in een artikel.
Confluence
Werkruimte voor teams- Van
- Confluence, van Atlassian
- Voor wie
- In eigen woorden de plek voor al je ideeen, documenten en kennis
- Sterk in
- Levende documenten, whiteboards, databases, pagina's, video en presentaties, met een eigen assistent
- Koppelingen
- Nauw verbonden met de projectsoftware van dezelfde leverancier
Tegenover Odoo: De standaard bij organisaties die al met Atlassian werken. Voor een bedrijf dat op Odoo draait, is dat een tweede systeem met een tweede rechtenstructuur.
Slite
Kennisbank die zichzelf bijhoudt- Van
- Slite
- Voor wie
- Teams die last hebben van verouderde documentatie
- Bijzonder
- Letterlijk: kennisbanken verouderen, die van Slite niet; een agent die opmerkt wanneer kennis uit de pas loopt met je andere systemen
- Gegevens
- Expliciet in Europa gehost, met Nederlandse taalondersteuning
Tegenover Odoo: Verouderde artikelen zijn het echte probleem van elke kennisbank, ook die van Odoo. Dit is de enige partij die daar een antwoord op formuleert.
Document360
Kennisbank voor klanten- Van
- Document360
- Voor wie
- In eigen woorden intelligente documentatie waar mensen en kunstmatige intelligentie samenwerken
- Sterk in
- Interne en externe kennisbank, softwaredocumentatie, handleidingen, werkinstructies, koppelingsdocumentatie en een chatbot
- Opzet
- Een gescheiden omgeving voor schrijvers en beoordelaars, en een site voor klanten en medewerkers
Tegenover Odoo: De scheiding tussen redactie en publicatie is iets wat Odoo niet kent: daar publiceer je elk artikel los met een schakelaar.
Deze werkruimtes zijn flexibeler, prettiger in gebruik en sterker op zoeken dan Odoo Kennis. Wat Odoo als enige kan is levende gegevens in een artikel zetten: een lijst met openstaande offertes of een projectplanning, die meebeweegt. Let wel: wie geen rechten op die gegevens heeft, ziet dat blok gewoon niet, ook niet als hij het artikel wel mag lezen.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Artikel
- Een pagina met een titel en een tekstveld; de bouwsteen van deze app.
- Genest artikel
- Een artikel onder een ander artikel; erft de rechten van zijn ouder.
- Werkruimte
- De categorie die voor alle interne gebruikers toegankelijk is.
- Prive
- De categorie voor artikelen die alleen jij ziet.
- Artikelonderdeel
- Een actief blok binnen een artikel, met eigen eigenschappen.
- Eigenschap
- Een eigen veld met een label en een type, toe te voegen aan geneste artikelen.
- Ingesloten weergave
- Een lijst, kanban of kalender uit een andere app, als levend blok.
- Klembordblok
- Een standaardtekst die je elders kunt hergebruiken.
- Verborgen artikel
- Een artikel dat door beperkte rechten alleen via zoeken te vinden is.
- Commandopalet
- De zoekbalk waarmee je artikelen en functies oproept.
- Publiek delen
- De schakelaar die een artikel via een adres bereikbaar maakt; vraagt de Website-app.
- Vergrendelen
- Een artikel blokkeren tegen wijzigen tot iemand het vrijgeeft.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Een artikel delen en denken dat alles zichtbaar is
Wie geen rechten op ingesloten gegevens heeft, ziet dat blok niet, ook al mag hij het artikel lezen. Bij een gedeeld adres zie je die blokken helemaal niet.
Wat helpt: Zet geen levende gegevens in artikelen die je extern deelt.
Op een echte pdf-export rekenen
De knop om als pdf te downloaden opent alleen de afdrukfunctie van je browser.
Wat helpt: Reken daarop bij documentatie die je moet archiveren of versturen.
Geneste artikelen publiek verwachten
Koppel je een artikel aan je helpdesk, dan worden de onderliggende artikelen niet automatisch gepubliceerd.
Wat helpt: Publiceer elk artikel voor klanten apart, anders staat je kennisbank half leeg.
Een eigenschap verwijderen
Dat is definitief; verwijder je ze allemaal, dan verdwijnt het hele zijpaneel.
Wat helpt: Denk na voordat je opruimt in eigenschappen.
Meerdere weergaven in een artikel zetten
Bij meerdere ingesloten weergaven kan de handgreep om te herordenen verdwijnen.
Wat helpt: Zet volle breedte uit als je niet meer kunt slepen.
Klembordblokken buiten support openen
De knoppen om een blok als antwoord te versturen of als omschrijving te gebruiken verschijnen alleen als je het artikel vanuit de helpdesk opent.
Wat helpt: Leg dat uit, anders zoekt je supportteam zich suf.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Wie schrijft en wie onderhoudtEen kennisbank veroudert; spreek af wie hem nakijkt.
- 2Is het intern of ook voor klantenKennis is voor interne gebruikers; klanten laat je er per uitnodiging bij.
- 3Willen we levende gegevens in artikelenDat kan, maar houd rekening met wie dat blok ziet.
- 4Delen we artikelen publiekDan heb je de Website-app nodig.
- 5Hebben we een helpdeskDan zijn klembordblokken het sterkste argument.
- 6Hoe richten we de boom inRechten worden geerfd, dus de structuur bepaalt wie wat ziet.
- 7Moeten artikelen te exporteren zijnDe pdf-knop is de afdrukfunctie van je browser, meer niet.
- 8Hebben we meertalige uitleg nodigDaar zegt de handleiding niets over; toets dat voordat je erop rekent.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een gedeelde map met documenten
Wat je wint: Kost niets en iedereen kan erbij.
Wat je inlevert: Niemand weet welke versie geldt, zoeken werkt slecht, en rechten per document zijn een rommeltje.
Een losse wiki of werkruimte
Wat je wint: Prettiger in gebruik, sterker op zoeken en samenwerken, en flexibeler van opzet.
Wat je inlevert: Een tweede systeem met een tweede rechtenstructuur, dat niets weet van je projecten, klanten of tickets.
Een blog of forum in Odoo
Wat je wint: Zit in de gratis versie en is prima voor uitleg die naar buiten mag.
Wat je inlevert: Je hebt geen rechten per artikel, geen boomstructuur en geen ingesloten gegevens.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over kennis in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Kennis in de gratis versie?
Nee, alleen in het abonnement. Een blog en een forum zitten er wel in, maar zonder rechten per artikel en zonder ingesloten gegevens.
Kan ik gegevens uit andere apps in een artikel zetten?
Ja. Je gaat naar de gewenste app, kiest een weergave en voegt die via het menu in een artikel in. Let op: wie geen rechten op die gegevens heeft, ziet dat blok niet, ook al mag hij het artikel lezen.
Kan ik een artikel publiek delen?
Ja, met een schakelaar en een link. Daarvoor is wel de Website-app nodig; de handleiding is daar expliciet over. Houders van die link zien ingesloten weergaven niet.
Hoe werken rechten?
Per artikel kies je tussen bewerken, lezen of alleen leden. Zichtbaarheid in de werkruimte stel je apart in. Geneste artikelen erven de rechten van hun ouder.
Kunnen klanten erbij?
Alleen per individuele uitnodiging. De app is uitgesproken bedoeld voor interne gebruikers.
Kan ik een artikel als pdf opslaan?
De knop opent alleen de afdrukfunctie van je browser. Een echte pdf-export is het niet.
Hoe werkt de koppeling met de helpdesk?
Je vinkt Kennis aan bij een helpdeskteam en kiest een artikel. Vanuit een ticket kun je artikelen doorzoeken en klembordblokken als antwoord versturen of als omschrijving gebruiken. Let op dat elk artikel voor klanten apart gepubliceerd moet worden.
Wat zijn artikelonderdelen?
Actieve blokken binnen een artikel, met eigenschappen die ze van het bovenliggende artikel delen. Je kunt ze omzetten naar een volwaardig artikel en terug.
Kan ik sjablonen maken?
Ja. Je laadt een sjabloon bij het aanmaken, of je zet elk bestaand artikel bij de sjablonen.
Hoelang blijven verwijderde artikelen staan?
Dertig dagen in de prullenbak, net als bij Documenten.
Modules die hier vaak bij horen
Artificiele intelligentie
BetaaldEen assistent door alle apps heen
Artificiele intelligentie bekijken
Documenten
BetaaldBestanden centraal, met goedkeuring en versies
Documenten bekijken
Helpdesk
BetaaldKlantvragen als tickets, met teams en doorlooptijden
Helpdesk bekijken
Project
GratisTaken, planning en rendement per project
Project bekijken
Websitebouwer
GratisPagina's bouwen met blokken, zonder code
Websitebouwer bekijken
Werknemers
GratisPersoneelsdossiers, contracten en teams
Werknemers bekijkenBranches die Kennis gebruiken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.