ModuleAfspraken
Afspraken geeft klanten een pagina waarop ze zelf een moment kiezen. Je legt vast wat er te boeken valt, wanneer, hoe lang en door wie, en de boeking komt in je agenda te staan zonder dat er een mail over en weer gaat.
Waar deze module over gaat
Het draait om een afspraaktype. Daarin staat de duur, hoe ver vooruit geboekt mag worden, hoeveel tijd er minimaal tussen boeken en starten moet zitten, en tot wanneer een klant nog mag annuleren. De beschikbaarheid leg je vast als tijdvakken per dag; wil je de lunch blokkeren, dan maak je een vak ervoor en een vak erna.
Er zijn twee soorten beschikbaarheid. Bij personen boekt de klant iemand uit je team; bij middelen boekt hij een ruimte, een plek of iets anders met een capaciteit. Je kiest ook de volgorde: eerst de persoon of het middel en dan de tijd, eerst de tijd en dan de persoon, of eerst de tijd waarna Odoo zelf iemand toewijst.
Rond de boeking zit het nuttige werk. Je kunt vragen stellen die de klant moet beantwoorden, een introductietekst tonen, een extra bericht na bevestiging meegeven, herinneringen laten sturen en gasten toestaan. Staat CRM erbij, dan kan elke boeking een verkoopkans worden met de contactgegevens erin en de antwoorden in de interne notities.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Je legt vast wat er te boeken valtEen afspraaktype met duur, beschikbaarheid en regels.Afspraken
- 2Je publiceert de paginaZichtbaar op je website.Website
- 3De klant kiestEen persoon of een middel, en een moment.Afspraken
- 4Hij beantwoordt je vragenDe antwoorden gaan mee met de boeking.Afspraken
- 5De afspraak komt in je agendaMet locatie of een vergaderlink.Agenda
- 6Er ontstaat een verkoopkansOptioneel, met contactgegevens en de antwoorden erbij.CRM
- 7De klant krijgt een herinneringKort voor het moment zelf.Afspraken
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
CRM
Elke boeking kan een verkoopkans worden.
In de praktijk: Bij een middelafspraak wordt de maker van het afspraaktype de verkoper, bij een persoonsafspraak de betrokken gebruiker.
Website
Nodig om de boekingspagina te publiceren en te tonen.
In de praktijk: De introductietekst en de omschrijving bij een middel zijn zichtbaar voor bezoekers.
Werknemers
De personen die geboekt kunnen worden.
In de praktijk: Hun agenda bepaalt uiteindelijk wat er nog vrij is.
Verhuur
Ruimtes en plekken kun je ook als middel boekbaar maken.
In de praktijk: Voor betaalde verhuur met periodes en borg is Verhuur de betere plek.
Werving
Sollicitatiegesprekken laten inplannen door de kandidaat.
In de praktijk: Scheelt een mailwisseling per kandidaat.
Helpdesk
Een klant die een belafspraak wil inplannen na een ticket.
In de praktijk: De koppeling is niet automatisch; je deelt de link.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je plant veel gesprekken in
De directe tijdwinstDemonstraties, adviesgesprekken, kennismakingen. Een link versturen is sneller dan drie mails over wie wanneer kan.
Je verhuurt of leent ruimtes uit
Middelen in plaats van personenEen vergaderruimte, een werkplek of een zaal met een capaciteit. Let op dat de website standaard maximaal twaalf plaatsen toont.
Je wilt vooraf iets weten
Vragen bij het boekenDe antwoorden komen in de interne notities van de verkoopkans terecht. Dat scheelt een eerste gesprek waarin je alleen maar uitvraagt.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
Alleen in Enterprise
- Afspraaktypen met duur, beschikbaarheid en boekingsvenster
- Boeken op personen of op middelen met capaciteit
- Drie manieren van toewijzen, waaronder automatisch
- Vragen bij het boeken, met verplichte antwoorden
- Handmatige bevestiging met gereserveerd tijdslot
- Herinneringen en een extra bericht na bevestiging
- Automatisch een verkoopkans aanmaken
- Boeken vanuit Google Zoeken en Maps via een aparte module
De app zit in het abonnement. Zonder abonnement deel je je beschikbaarheid handmatig of via een los planningsdienstje.
Odoo naast de planningstools die je kent
Een boekingslink maken kan overal. Het verschil zit in wat er met de boeking gebeurt: blijft het een agenda-item, of wordt het een aanvraag in je eigen systeem. De tools die je in Nederland en Belgie tegenkomt.
OnlineAfspraken.nl
Boeken voor dienstverleners- Van
- OnlineAfspraken.nl, Utrecht
- Voor wie
- Medisch en gezondheid, zakelijk en overheid, onderwijs, schoonheid en wellness, sport en vrije tijd
- Sterk in
- Online reserveren, klantbeheer, digitaal betalen met een kassafunctie, marketing en managementinformatie, met een app voor klanten en een app voor medewerkers
- Bereik
- In eigen woorden meer dan vierduizend bedrijven in Nederland en Belgie, met informatiebeveiligingscertificering sinds 2019
- Koppelingen
- Google Agenda, Outlook, iCal en een Nederlandse betaaldienst
Tegenover Odoo: De Nederlandse standaard voor dienstverleners die de hele dag afspraken draaien. Odoo Afspraken is bedoeld voor kennismakingen en consulten, niet voor een agenda die vol staat.
Salonized
Boeken voor salons- Van
- Salonized, onderdeel van Treatwell; Nederland
- Voor wie
- Schoonheidssalons, barbershops, kapsalons, nagelstudio's, spa en massage, trimsalons en pedicures; in eigen woorden vijftienduizend salons
- Sterk in
- Online agenda en afspraken, vierentwintig uur per dag boeken via je site, Google en Facebook, kassa en productbeheer, klantenbestand, marketing en financiele rapportage
Tegenover Odoo: Branchesoftware met een kassa erin. Odoo heeft ook een kassa, maar de combinatie afspraak-behandeling-verkoop moet je zelf inrichten.
Treatwell
Boeken via een marktplaats- Van
- Treatwell
- Voor wie
- In eigen woorden het meest geliefde haar- en beautyplatform van Europa
- Sterk in
- Boekingsbeheer, nieuwe klanten werven op commissiebasis, contactloos betalen, agendabeheer en klantcommunicatie
- Model
- Kosten alleen bij de eerste boeking van een nieuwe klant
Tegenover Odoo: Je koopt hier vooral klanten, geen software. Dat is een marketingkeuze die geen bedrijfssysteem kan maken.
Microsoft Bookings
Afspraken in Microsoft 365- Van
- Microsoft, onderdeel van Microsoft 365
- Voor wie
- Organisaties die al met Microsoft werken
- Sterk in
- Aanpasbare afspraakdetails en boekingsvoorwaarden, meerdere agenda's met eigen instellingen, klanten die zelf verzetten of annuleren, en realtime beschikbaarheid tegen dubbele boekingen
- Koppelingen
- Werkt naadloos met de agenda, is beschikbaar binnen Teams en werkt met Outlook
Tegenover Odoo: Als je op Microsoft draait, staat dit er al. Odoo Afspraken zit in het abonnement en heeft als voordeel dat een afspraak een verkoopkans kan worden.
Bij afspraken is de eerste vraag voor wie je plant. Voor een salon of een praktijk waar de agenda de hele dag vol staat, is branchesoftware met een kassa erin een ander product dan een afsprakenmodule. Odoo Afspraken is gemaakt voor kennismakingen, consulten en demonstraties, en zit alleen in het abonnement.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Capaciteit. Bij boeken op middelen toont de website maximaal twaalf plaatsen, ook als het middel er meer aankan. Dat is op te heffen met een systeeminstelling in de ontwikkelaarsmodus.
- Locatie. Bij persoonsafspraken staat de locatie standaard op een online vergadering met een automatisch gegenereerde link. Wil je een fysieke plek, dan moet je dat actief wijzigen.
- Betalingen. De handleiding bij deze app beschrijft geen betaalfunctie bij het boeken van een afspraak.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Afspraaktype
- Het sjabloon met duur, beschikbaarheid, opties en vragen.
- Middel
- Een boekbaar object of plek, zoals een vergaderruimte of een zitplaats.
- Capaciteit
- Het maximale aantal personen dat een middel aankan.
- Gekoppeld middel
- Meerdere middelen die samen een grotere vraag opvangen; werkt alleen bij automatisch toewijzen.
- Voorbereidingstijd
- De minimale tijd tussen het boekmoment en de start van de afspraak.
- Boekingsvenster
- Hoe ver vooruit geboekt mag worden, of tussen welke twee data.
- Annuleringstermijn
- De periode voor de afspraak waarbinnen de klant niet meer zelf kan afzeggen.
- Toewijzing
- De volgorde waarin de klant kiest: eerst persoon, eerst tijd, of tijd met automatische toewijzing.
- Rooster
- De tijdvakken per dag die bepalen welke momenten zichtbaar zijn.
- Handmatige bevestiging
- Goedkeuring door jou; het tijdslot blijft ondertussen gereserveerd.
- Vragenlijst
- De vragen die de klant bij het boeken beantwoordt.
- Verkoopkans
- Het record in CRM dat automatisch uit een boeking kan ontstaan.
Acht valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Vergeten te publiceren
Een afspraaktype staat standaard niet op je website.
Wat helpt: Zet de schakelaar op gepubliceerd via de knop naar de website.
Voorbereidingstijd onderschatten
Staat die op een uur en is het twee uur, dan is het eerste vrije moment vier uur, niet kwart voor drie.
Wat helpt: Reken een keer door wat een klant daadwerkelijk ziet.
Handmatige bevestiging aanzetten en vergeten
Het tijdslot blijft gereserveerd tot je bevestigt of afwijst.
Wat helpt: Spreek af wie daar dagelijks naar kijkt.
De annuleringstermijn te ruim nemen
Binnen die termijn krijgt de klant een foutmelding met contactgegevens in plaats van een annuleerknop.
Wat helpt: Kies een termijn die je zelf kunt waarmaken.
Denken dat de locatie fysiek is
Bij persoonsafspraken staat er standaard een online vergadering met een link.
Wat helpt: Wijzig dat als de klant naar je toe komt.
De maximale capaciteit niet zien
De website toont er maximaal twaalf, ongeacht wat het middel aankan.
Wat helpt: Laat je partner de systeeminstelling aanpassen als je meer nodig hebt.
Het veld voor verkoopkansen zoeken
Dat verschijnt alleen als CRM geinstalleerd is.
Wat helpt: Installeer CRM eerst als je dit wilt gebruiken.
Een adres dat niet klopt bij Google
Voor boeken via Google moet het bedrijfsadres exact overeenkomen met de vermelding op Maps, en de eerste synchronisatie kan tot vierentwintig uur duren.
Wat helpt: Controleer het adres letterlijk, inclusief toevoegingen.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Boeken we personen of ruimtesDat bepaalt de hele inrichting.
- 2Hoe ver vooruit mag iemand boekenEn hoe kort van tevoren nog.
- 3Tot wanneer mag iemand annulerenDaarna krijgt hij een foutmelding met contactgegevens.
- 4Fysiek of onlineBij personen staat er standaard een online vergadering.
- 5Wat willen we vooraf wetenVragen kunnen verplicht gemaakt worden.
- 6Willen we elke boeking goedkeurenDan blijft het tijdslot ondertussen gereserveerd.
- 7Gebruiken we CRMAlleen dan kan een boeking een verkoopkans worden.
- 8Willen we vanuit Google boekbaar zijnDat vraagt een aparte module en een kloppend adres.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een los planningsdienstje
Wat je wint: Vaak soepeler in gebruik, met meer koppelingen naar externe agenda's en betaalmogelijkheden.
Wat je inlevert: De boeking blijft daar hangen. De koppeling naar een klant, een verkoopkans of een ticket in je eigen systeem moet je met de hand maken.
Je agenda delen
Wat je wint: Kost niets en werkt meteen.
Wat je inlevert: De klant ziet alles, of niets. Je hebt geen grip op duur, voorbereidingstijd, annuleringstermijn of de vragen die je vooraf wilt stellen.
Een formulier op je website
Wat je wint: Simpel op te zetten en volledig naar eigen hand te zetten.
Wat je inlevert: Er komt een aanvraag binnen, geen afspraak. Iemand moet daarna alsnog gaan puzzelen met de agenda.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over afspraken in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Kan ik zowel mensen als ruimtes boekbaar maken?
Ja. Je kiest per afspraaktype of de beschikbaarheid op personen of op middelen is gebaseerd.
Kan iemand op het laatste moment nog boeken?
Dat bepaal je met de voorbereidingstijd. Staat die op een uur, dan schuift het eerste vrije moment op naar de eerstvolgende volledige gelegenheid daarna.
Kan ik voorkomen dat mensen maanden vooruit boeken?
Ja, met een maximum aantal dagen vooruit, of met een vaste periode tussen twee data.
Kan ik last-minute annuleringen tegenhouden?
Ja. Binnen de ingestelde termijn krijgt de klant geen annuleerknop maar een melding met contactgegevens.
Moet ik elke boeking zelf goedkeuren?
Alleen als je dat aanzet. Het tijdslot blijft dan gereserveerd tot je bevestigt of afwijst. Zonder die instelling worden boekingen automatisch geaccepteerd.
Kan ik vooraf informatie opvragen?
Ja, met vragen die je verplicht kunt maken. De antwoorden komen in de interne notities van de verkoopkans.
Worden boekingen automatisch verkoopkansen?
Ja, als je dat aanvinkt en CRM geinstalleerd is. De kans krijgt de contactgegevens, de antwoorden en de afspraak in de historie.
Wie wordt de verkoper op zo'n kans?
Bij een afspraak op een middel de gebruiker die het afspraaktype heeft aangemaakt; bij een afspraak op een persoon die persoon zelf.
Hoe komt de pagina online?
Via de knop naar de website op het afspraaktype, en dan de schakelaar van niet gepubliceerd naar gepubliceerd.
Waarom zie ik maximaal twaalf plaatsen?
Dat is de standaardgrens bij boeken op middelen. Die kan met een systeeminstelling in de ontwikkelaarsmodus worden verhoogd.
Modules die hier vaak bij horen
CRM
GratisLeads en verkoopkansen in een pijplijn
CRM bekijken
Helpdesk
BetaaldKlantvragen als tickets, met teams en doorlooptijden
Helpdesk bekijken
Verhuur
BetaaldArtikelen verhuren met periodes, borg en retour
Verhuur bekijken
Websitebouwer
GratisPagina's bouwen met blokken, zonder code
Websitebouwer bekijken
Werknemers
GratisPersoneelsdossiers, contracten en teams
Werknemers bekijken
Werving en selectie
GratisVacatures en sollicitanten door de stappen heen
Werving en selectie bekijken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.