ModuleEvenementen
Evenementen regelt je eigen bijeenkomsten van inschrijving tot factuur: tickets in verschillende soorten, een inschrijfformulier met je eigen vragen, badges, een registratiebalie en automatische herinneringen.
Waar deze module over gaat
Odoo omschrijft de app als een manier om fysieke of online evenementen aan te maken en in te richten, met opties voor ticketverkoop, registratiebalie, standhouders, programmaonderdelen, sponsors en ruimtes. Hetzelfde formulier dient voor beide soorten; wat verschilt is welke onderdelen je aanzet.
Wat deze module onderscheidt van een los ticketsysteem is wat er voor en na de inschrijving gebeurt. Elk nieuw evenement krijgt standaard drie vragen op het formulier en drie communicatiemomenten: een bevestiging na inschrijving en twee herinneringen vooraf. Verkoop je tickets, dan ontstaan er verkooporders die in je boekhouding landen. En met een regel kun je van elke deelnemer of elke bestelling automatisch een lead laten maken.
Een ding om vooraf te weten: het meest voorkomende struikelblok is de productinstelling. Een ticket kun je alleen kiezen als het achterliggende product van het type dienst is en de juiste actie bij bestelling heeft staan. Staat dat niet goed, dan kun je in het tabblad met tickets niets selecteren.
Wat je ermee doet
Geen lijst met functies, maar de handelingen die je er werkelijk mee verricht.
Een dag in deze module
Zes stappen door een proces zoals het in de praktijk loopt. Elke stap gebeurt in een andere app, op dezelfde gegevens.
- 1Je plant een bijeenkomstDatum, locatie, maximum aantal deelnemers en tickettypes.Evenementen
- 2De pagina staat onlineOp je eigen site, met je eigen vragen op het inschrijfformulier.Website
- 3Iemand schrijft zich inVia de site, een offerte of de kassa; er ontstaat een verkooporder.Verkoop
- 4De bevestiging gaat uitAutomatisch, met daarna twee herinneringen voor het evenement begint.Evenementen
- 5De gast komt binnenBadge scannen of opzoeken bij de registratiebalie, en aanwezig melden.Evenementen
- 6Er ontstaat opvolgingMet een regel wordt elke deelnemer of elke bestelling automatisch een lead.CRM
Waar het aan vastzit
Dit is waarom Odoo een systeem is en geen verzameling losse tools: met welke modules deze gegevens deelt, en wat er precies heen en weer gaat.
Website
De evenementpagina, het inschrijfformulier en de agenda staan op je eigen site.
In de praktijk: Evenementen zijn een van de weinige contenttypes waar Odoo gestructureerde gegevens voor meegeeft.
Verkoop
Een betaald ticket is een verkooporder.
In de praktijk: Het ticketproduct moet van het type dienst zijn met de juiste actie bij bestelling, anders kun je het niet kiezen.
CRM
Een deelnemer of een bestelling kan automatisch een lead worden.
In de praktijk: Je kiest zelf wanneer: bij aanmaken, bij registreren, of pas nadat iemand aanwezig was.
Boekhouding
De omzet uit tickets landt via verkooporders in je boeken.
In de praktijk: Er is een eigen rapportage over opbrengsten per evenement.
Kassa
Tickets aan de deur verkopen via je eigen kassa.
In de praktijk: Zet daarvoor het vinkje op het productkaartje aan.
E-mailmarketing
Uitnodigen en opvolgen met dezelfde lijsten als je andere campagnes.
In de praktijk: Let op de dagelijkse verzendlimiet; die geldt over al je mail heen.
Zelf kijken werkt beter dan lezen
Odoo laat je gratis een eigen omgeving proberen. Zet deze module aan, voer drie van je eigen gevallen in en je weet binnen een middag of het past.
- Geen betaalgegevens nodig
- Je eigen database
- Elke app los aan te zetten
Voor wie dit het verschil maakt
Niet elk bedrijf heeft deze module nodig. Dit zijn de situaties waarin hij direct iets oplevert.
Je organiseert klantendagen of seminars
Van aanmelding naar verkoopkansDit is het sterkste argument. Wie zich inschrijft is al geinteresseerd; met een regel wordt hij automatisch een lead, met de juiste verkoper erop.
Je verkoopt tickets
Omzet zonder overtypenEen ticket is een verkooporder, dus de omzet staat in je boeken zonder dat iemand iets overneemt uit een ticketsysteem.
Je organiseert een beurs of congres
Standhouders en sprekersStandcategorieen, sponsorniveaus, programmaonderdelen en een agenda zitten er allemaal in, in de gratis versie.
Gratis of betaald
Het verschil tussen de open-sourceversie en het abonnement is per module anders. Dit is hoe het er bij deze module uitziet.
Zit in Community
- Evenementen met tickets, tijdsloten en een maximum aantal deelnemers
- Verkoop via website, offerte of kassa
- Een eigen inschrijfformulier met zes vraagtypen
- Programmaonderdelen, sprekers en een agenda
- Standhouders en sponsors met drie niveaus
- Badges in vier formaten en een registratiebalie met camerascan
- Automatische bevestigingen en herinneringen per mail of sms
- Automatisch leads laten ontstaan uit deelnemers
Alleen in Enterprise
- Berichten via social media als communicatievorm
- Berichten via WhatsApp als communicatievorm
- De Planning-app om personeel op het evenement in te delen
Bijna alles zit in de gratis versie, inclusief standhouders, sprekers, badges en leadgeneratie. Alleen twee communicatievormen vragen een betaalde app: berichten via social media en via WhatsApp. Voor die laatste geldt bovendien dat je berichtsjablonen apart goedgekeurd moeten worden bij de aanbieder.
Odoo naast de eventpakketten die je kent
Eventsoftware valt uiteen in drie werelden: zakelijke bijeenkomsten, podia, en publieksevenementen met tienduizenden bezoekers. Vijftien pakketten die je in Nederland en Belgie tegenkomt, en waar Odoo thuishoort.
Aanmelder
Zakelijke evenementen- Van
- Aanmelder, Delft
- Voor wie
- Uitgesproken zakelijk: eventmanagers en marketeers die bijeenkomsten, congressen en hybride evenementen organiseren
- Sterk in
- Aanmeldformulieren, ticketing met facturatie, scannen bij de ingang met een code, badges ter plekke printen, een inchecktoepassing en een toepassing om leads te scannen
- Sprekers
- Een eigen onderdeel voor het beheren van bijdragen en sprekers
- Extra
- Een platform en uitzendmogelijkheid voor online evenementen, plus statistieken en rapportages
Tegenover Odoo: De sterkste Nederlandse partij voor zakelijke bijeenkomsten, en op badges en inchecken duidelijk verder dan Odoo. Odoo levert wel vier badgeformaten en een registratiebalie met camerascan.
Stager
Podia en festivals- Van
- Stager
- Voor wie
- Poppodia, festivals, clubs, theaters, openluchttheaters en onderwijsinstellingen
- Sterk in
- Ticketing met scannen, gastenlijsten, lidmaatschappen en deurverkoop, plus een eigen klantsysteem, e-mailmarketing en automatisering
- Planning
- Agenda, productieplanning, personeelsroosters, draaiboeken en financieel beheer
Tegenover Odoo: Combineert ticketing, klantsysteem en planning in een, wat inhoudelijk het dichtst bij de gedachte van Odoo ligt. Alleen dan voor de podiawereld.
Yesplan
Planning voor de culturele sector- Van
- Yesplan, Gent, Belgie
- Voor wie
- Theaters, festivals, muziekpodia en lokale overheden
- Sterk in
- Centraal programma- en planningsbeheer, personeelsplanning en -toewijzing, budget- en uitgavenbeheer, en reservering van techniek, meubilair en catering
- Ticketing
- Wordt op de eigen site niet genoemd
Tegenover Odoo: Geen ticketsysteem maar een planningsysteem. Voor een podium dat beide nodig heeft, is dat een aanvulling op ticketing, niet een vervanging.
Weeztix
Ticketverkoop- Van
- Weeztix, onderdeel van de Weezevent-groep; ontstaan uit het Nederlandse Eventix
- Voor wie
- Eventorganisatoren, zalen en concertpromotors
- Sterk in
- Tickets online verkopen voor evenementen, zalen en concerten
Tegenover Odoo: Publieksevenementen in plaats van zakelijke bijeenkomsten. Wie kaarten verkoopt aan een breed publiek kiest dit soort partij, niet zijn bedrijfssysteem.
Weezevent
Ticketing en toegangscontrole- Van
- Weezevent; actief in Nederland, Belgie, Frankrijk, Duitsland, Spanje, Zwitserland en Canada
- Voor wie
- In eigen woorden vijfhonderdduizend organisatoren, van klein tot zeer groot
- Sterk in
- Online ticketverkoop met eigen minisites, toegangscontrole op papier, met een app of met professionele terminals, betalen met polsbandjes of kaarten, en beheer van personeel en vrijwilligers
Tegenover Odoo: Cashless betalen en toegangscontrole op festivalschaal. Een compleet andere wereld dan een inschrijfformulier voor een klantendag.
Paylogic
Ticketing op schaal- Van
- Paylogic, onderdeel van EVENTIM Benelux; kantoren in Amsterdam, Groningen, Berlijn en Antwerpen
- Voor wie
- Grote publieksevenementen; genoemde klanten zijn Dour, Awakenings en Amsterdam Dance Event
- Sterk in
- Stabiliteit bij grote drukte met wachtrijbeheer, aanpasbare winkels, rapportage en data-analyse, en betalingsverwerking
Tegenover Odoo: Gebouwd voor het moment dat tienduizend mensen tegelijk op koop drukken. Dat is niet het probleem dat Odoo Evenementen oplost.
Ticketkantoor
Eenvoudige ticketverkoop- Van
- Ticketkantoor, Nederland; gegevens lokaal opgeslagen
- Voor wie
- Theaters, concerten, sportevenementen, festivals en congressen
- Sterk in
- Elektronische tickets per e-mail, betalen via iDEAL en online bankieren, realtime inzicht in transacties, en een gratis scantoepassing waarbij elk ticket een keer geldig is
- Wat er niet in zit
- Eigen inschrijfformulieren, communicatiegereedschap of koppelingen worden niet genoemd
Tegenover Odoo: Bewust simpel, en dat is de waarde. Als je alleen kaarten wilt verkopen en verder niets, is een module in een bedrijfssysteem overbodig.
Ticketmaster
Publieksticketkanaal- Van
- Ticketmaster, onderdeel van Live Nation Entertainment
- Voor wie
- Organisatoren die bereik zoeken: eigen opgave meer dan anderhalf miljoen bezoekers per maand en zesduizend evenementen per jaar
- Sterk in
- Ticketverkoop via het eigen kanaal, marketing en analyse met bereik via de eigen nieuwsbrieflijst, mobiele ticketing en scannen
Tegenover Odoo: Je koopt hier vooral bereik: het publiek zit al op dat platform. Dat is een marketingkeuze, geen softwarekeuze.
De Nederlandse en Belgische markt splitst zich scherp. Aanmelder is de partij voor zakelijke bijeenkomsten, Stager en Yesplan voor podia, en Weeztix, Weezevent, Paylogic en Ticketmaster voor publieksevenementen. Odoo Evenementen hoort bij de eerste groep: inschrijvingen voor je eigen klantendagen, seminars en congressen.
Wat Nederland en Belgie hier van je vragen
De software is in beide landen dezelfde. De administratieve eisen niet.
Punten om na te vragen
- Taal per evenement. Je kunt per evenement een taal instellen die voor alle communicatie geldt, en de naam van het evenement apart vertalen. Bij een Nederlandstalig en een Franstalig evenement zet je die dus los van elkaar op.
- Tijdzone. De weergegeven tijdzone is een apart veld op het evenement. Bij een online evenement met deelnemers uit meerdere landen is dat het eerste wat je controleert.
- De verzendlimiet. Uitnodigen gaat per mail, en daarvoor geldt de dagelijkse limiet van je database. Odoo noemt bij evenementen zelf tweehonderd berichten per dag als standaard. Bij een grote genodigdenlijst loop je daar tegenaan.
- Btw op tickets. Een ticket is een gewoon product en volgt je gewone btw-instellingen. De handleiding beschrijft geen aparte fiscale regels voor evenementen.
De woorden die in elk gesprek vallen
Termen die je in offertes, demo's en gesprekken met je accountant tegenkomt, in gewone taal.
- Ticketsoort
- Een prijscategorie, met eigen verkoopperiode en maximum aantal.
- Tijdslot
- Een tijdvak binnen een evenement, met een eigen maximum per slot.
- Inschrijfformulier
- De vragen die een deelnemer beantwoordt; drie staan er standaard op.
- Een keer per bestelling
- De instelling die voorkomt dat dezelfde vraag bij elk ticket terugkomt.
- Programmaonderdeel
- Een sessie of lezing binnen je evenement, met spreker, locatie en duur.
- Agenda
- De kalenderweergave van je programma, met locaties in kolommen en tijden in rijen.
- Standcategorie
- Een soort stand met een prijs; die moet bestaan voordat je standen kunt maken.
- Sponsorniveau
- Een van de drie standaardniveaus waarmee je sponsors rangschikt.
- Badgeformaat
- Een van de vier formaten waarin Odoo badges afdrukt.
- Registratiebalie
- De schermweergave om badges te scannen of deelnemers aanwezig te melden.
- Communicatie
- Een automatisch bericht op een moment dat je zelf bepaalt, per mail of sms.
- Evenementsjabloon
- Een vaste opzet waarmee een nieuw evenement al goed staat ingericht.
Zes valkuilen bij het inrichten
Specifiek voor deze module, en allemaal vooraf te zien aankomen.
Het ticketproduct verkeerd instellen
Een ticket kun je alleen kiezen als het product van het type dienst is en de actie bij bestelling op registratie staat. Dit is het meest voorkomende struikelblok.
Wat helpt: Richt een ticketproduct een keer goed in en kopieer dat voor volgende evenementen.
Verwachten dat de programmapagina vanzelf verschijnt
Het submenu op je site verschijnt niet automatisch; dat zet je aan in de website-editor.
Wat helpt: Loop na het aanzetten van programmaonderdelen of standhouders altijd de menu-instellingen na.
De verkoopinstellingen vergeten
Verkopen via de website, via offertes of via de kassa staan alle drie standaard uit.
Wat helpt: Zet aan wat je gebruikt voordat je de pagina publiceert.
Sponsors aanmaken zonder ze te publiceren
Een sponsor verschijnt pas in de exposantenlijst als hij gepubliceerd is.
Wat helpt: Publiceer elke sponsor apart, net als de rest van je website-inhoud.
Op de registratiebalie rekenen zonder cameratoegang
Odoo moet toegang tot de camera krijgen, anders werkt het scannen niet.
Wat helpt: Test dat op het apparaat dat je bij de deur gebruikt, voor de dag zelf.
De registratiebalie ongefilterd openen
Die pagina toont alle deelnemers van alle evenementen in je database.
Wat helpt: Filter op het juiste evenement voordat je hem aan de balie geeft.
Vraag dit na voordat je begint
Acht punten die je met je partner of je accountant doorneemt. Ze kosten tien minuten nu en schelen weken later.
- 1Betaald of gratisBij betaald staat of valt alles met de juiste productinstelling.
- 2Waar verkopen weWebsite, offerte of kassa. Alle drie staan standaard uit.
- 3Wat vragen we bij inschrijvingDrie vragen staan er standaard; bedenk welke je echt nodig hebt.
- 4Hebben we badges nodigVier formaten zitten erin; test het printen voor de dag zelf.
- 5Hoe checken we inScannen vraagt cameratoegang op het apparaat dat je gebruikt.
- 6Willen we leads uit deelnemersDat kan automatisch, per deelnemer of per bestelling.
- 7Hoeveel uitnodigingen sturen weLet op de dagelijkse verzendlimiet van je database.
- 8Komen er standhoudersStandcategorieen moeten bestaan voordat je standen kunt aanmaken.
Als je nu iets anders gebruikt
Eerlijk vergelijken betekent ook benoemen waar een los pakket sterker is.
Een aanmeldformulier en een spreadsheet
Wat je wint: Kost niets en staat in een middag.
Wat je inlevert: Geen automatische bevestiging, geen herinnering, geen badges, geen betaling en geen enkele koppeling met je verkoop.
Een los eventplatform
Wat je wint: Sterker op de dag zelf: een eigen app, netwerkfuncties, een exposantenportaal en professioneel inchecken.
Wat je inlevert: De deelnemers staan in hun systeem. Wie er kwam, wat hij betaalde en wat je daarna met hem doet, moet je zelf overbrengen.
Een ticketkanaal met publiek
Wat je wint: Je bereikt meteen mensen die er al zijn.
Wat je inlevert: Je koopt bereik, geen software. Voor een besloten klantendag levert dat niets op en je gegevens blijven daar.
Een vergelijking per categorie, van boekhouding tot e-mailmarketing, staat op de pagina over Odoo vergelijken met wat je nu hebt.
Bekijk het in beeld
Odoo heeft van deze module eigen video's en documentatie. Dat is het snelste wat je kunt doen voordat je met iemand om tafel gaat.
Tien vragen over evenementen in Odoo
Kort antwoord op wat er meestal als eerste boven komt.
Zit Evenementen in de gratis versie?
Ja, vrijwel volledig, inclusief tickets, standhouders, sprekers, badges en leadgeneratie. Alleen berichten via social media en WhatsApp vragen een betaalde app.
Waarom kan ik mijn ticketproduct niet kiezen?
Omdat het product van het type dienst moet zijn en de actie bij bestelling op evenementregistratie moet staan. Dat is het meest voorkomende struikelblok.
Hoe verkoop ik tickets?
Op drie manieren: via een offerte in Verkoop, via je eigen kassa, of via je website. Alle drie moet je apart aanzetten in de instellingen.
Kan ik eigen vragen stellen bij inschrijving?
Ja. Elk nieuw evenement heeft er standaard drie, en je kunt er zes soorten bij maken. Met een instelling vraag je iets maar een keer per bestelling in plaats van per ticket.
Kan een deelnemer automatisch een lead worden?
Ja, met een regel. Je kiest per deelnemer of per bestelling, en je bepaalt het moment: bij aanmaken, bij registreren, of pas nadat iemand aanwezig was.
Hoe werkt het inchecken?
Via de registratiebalie: een badge scannen met de camera, of een deelnemer opzoeken en aanwezig melden. Odoo moet daarvoor toegang tot de camera krijgen. Let op dat die pagina alle deelnemers van alle evenementen toont.
In welke formaten drukt Odoo badges af?
Vier: een gevouwen A4, A6, vier per vel, en een formaat voor een badgeprinter.
Wat gaat er automatisch naar deelnemers?
Elk nieuw evenement heeft standaard drie communicaties: een bevestiging na inschrijving en twee herinneringen vooraf. Je kunt zelf momenten en kanalen toevoegen.
Kan ik meerdere tijdsloten aanbieden?
Ja, met een eigen maximum per slot. Een vol slot toont uitverkocht. Deelnemers zien geen sloten die al voorbij zijn, en een slot buiten de datums van het evenement geeft een foutmelding.
Kunnen standhouders zelf een stand boeken?
Ja, online. De stand valt daarna vanzelf uit de beschikbare lijst en de gegevens van de huurder worden ingevuld. De boekpagina verschijnt niet automatisch in je menu; die zet je aan.
Modules die hier vaak bij horen
Boekhouding
Deels gratisGrootboek, bank en btw, met facturatie erin
Boekhouding bekijken
CRM
GratisLeads en verkoopkansen in een pijplijn
CRM bekijken
E-mailmarketing
GratisNieuwsbrieven naar je eigen klantenbestand
E-mailmarketing bekijken
Kassasysteem winkel
GratisAfrekenen in de winkel, ook zonder internet
Kassasysteem winkel bekijken
Verkoop
GratisOffertes, orders en facturen in een lijn
Verkoop bekijken
Websitebouwer
GratisPagina's bouwen met blokken, zonder code
Websitebouwer bekijken
Zelf uitproberen
Een eigen Odoo-omgeving is binnen een paar minuten opgezet en gratis uit te proberen. Je kunt er je eigen artikelen, klanten en processen in zetten zonder dat je iets vastlegt.